新《會計檔案管理辦法》背景下的高校會計檔案信息化建設(shè)

　　摘 要：本文結(jié)合新的《會計檔案管理辦法》（財政部第79號令）和高校會計檔案管理實際進(jìn)行考量，分析高校會計檔案信息化建設(shè)在制度、標(biāo)準(zhǔn)、人才、軟硬件配套等方面存在的問題，并結(jié)合有關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)和工作實踐，研究信息化條件下高校會計檔案發(fā)展的影響因素，提出切實可行的解決對策，以推進(jìn)高校財務(wù)科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化管理目標(biāo)的實現(xiàn)。
　　關(guān)鍵詞：高校；會計檔案；信息化
　　近年來，隨著信息化水平不斷提高和會計實踐深入發(fā)展，舊的《會計檔案管理辦法》不再適應(yīng)會計檔案工作的需要。2015年，《會計檔案管理辦法》（財政部第79號令，以下簡稱《辦法》）修訂出臺，會計檔案的內(nèi)容、范圍、形式以及管理方式發(fā)生深刻變化，首次對會計檔案信息化提出規(guī)范性要求。隨著數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字校園建設(shè)逐步推進(jìn)，校園政務(wù)工作信息化逐步成熟完善，電子發(fā)票迅速普及，以及高校會計電算化和會計管理信息化不斷成熟完善，會計檔案信息化建設(shè)成為提高高校財務(wù)管理效率和檔案服務(wù)質(zhì)量的必然途徑。
　　一、從《辦法》出臺的背景看高校會計檔案信息化的必要性
　　《辦法》的出臺包括六個方面的原因：一是為了與《會計法》《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)相協(xié)調(diào)；二是為了與財務(wù)工作科學(xué)化、精細(xì)化、規(guī)范化管理相適應(yīng)；三是為了與當(dāng)前不斷發(fā)展的檔案工作實踐相適應(yīng)；四是為了滿足信息化條件下會計電算化發(fā)展的需要；五是為了滿足會計檔案更加科學(xué)規(guī)范管理和便于利用的需要；六是為了提升會計檔案的社會意義，例如更好地提供經(jīng)濟(jì)責(zé)任明確和追查的需要。
　　高校會計檔案工作是高校檔案信息資源的重要組成部分，從高校會計工作流程和特點來看，其區(qū)別于政府機(jī)關(guān)、企業(yè)會計檔案主要表現(xiàn)在三個方面：一是會計檔案數(shù)量更為龐大。高校預(yù)算分支全面、精細(xì)，設(shè)備、資產(chǎn)多，會計資料涉及數(shù)萬師生的財務(wù)行為，會計材料與一般機(jī)關(guān)、企業(yè)相比，數(shù)量更為龐大。根據(jù)某中部省份統(tǒng)計，同一年度一所省屬高校的會計檔案大約為1600-2300卷，是一般省直機(jī)關(guān)的約15-20倍；二是檔案體系分支更為豐富。高校財務(wù)設(shè)置類別全面，科研、教學(xué)、工會、工資等不同體系劃分更加豐富；三是會計檔案利用需求更加復(fù)雜。高校內(nèi)財務(wù)憑證大多按年度月份憑證號排列，而教師科研項目涉及周期長，往往某位教師的一個項目跨度幾年而財務(wù)報銷分散，造成原始憑證分散，不易統(tǒng)一調(diào)閱，查詢某位學(xué)生獲得獎學(xué)金的發(fā)放、某類設(shè)備采購的財務(wù)流程等材料同樣如此。
　　因此，在《辦法》出臺的背景下，從高校會計檔案的特殊性來看，推進(jìn)高校會計檔案信息化建設(shè)有以下幾個必要性：
　�。�1）有利于緩解紙質(zhì)檔案漲館的壓力。會計檔案信息化后雖然仍要實行歸檔“雙套制”，但是對于附件數(shù)量較多的高校會計檔案來說，可以將次要的附件材料或者背景性材料通過數(shù)字化掛接的方式進(jìn)行歸檔或保存?zhèn)洳�，從而減少紙質(zhì)材料造成的壓力。
　　（2）有利于高校實現(xiàn)多體系財務(wù)信息資源的共建共享。通過信息化建設(shè)實現(xiàn)電子發(fā)票的憑證性，與電算化發(fā)展成果相對接，推進(jìn)會計檔案整理、歸檔、利用的信息化，使不同體系財務(wù)工作的歷史記錄可以跨體系實現(xiàn)共享。
　�。�3）有利于優(yōu)化檔案利用，推進(jìn)高校財務(wù)工作轉(zhuǎn)型。查詢更加直觀、全面、系統(tǒng)，尤其是科研項目、學(xué)生在校行為產(chǎn)生的財務(wù)記錄，以及資產(chǎn)統(tǒng)計、審計、檢察等專項利用的集中查詢，使財務(wù)工作打破信息孤島，從傳統(tǒng)的算賬、記賬功能解放到分析、預(yù)測等財務(wù)管理功能的層面上來。
　　二、從《辦法》的變化看高校會計檔案信息化的重點
　　與舊的《會計檔案管理辦法》相比，79號令從會計檔案的定義、電子會計檔案以及規(guī)范、會計檔案的保管期限等方面作了修改、補(bǔ)充和調(diào)整，其中最重要的兩個變化與會計檔案的信息化息息相關(guān)，對高校會計檔案信息化有特別的指向性。
　　1.會計檔案的定義和范圍的調(diào)整
　　《辦法》第三條指出：“會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案�！薄掇k法》不再以會計檔案的類別概括定義，而是突出“會計核算”這一財務(wù)主體行為，明確了會計資料的多種形式，更重要的是增加了電子會計檔案形式。這就要求高校會計檔案整理要整理中，一方面使多體系、多類別的會計檔案更加遵循會計核算的本體規(guī)律，另一方面要做好充分準(zhǔn)備，將電子化的會計檔案資料納入管理范圍。
　　2.明確規(guī)范電子會計檔案管理的要求
　　《辦法》首次接納了通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。第三條完善了會計檔案的定義和范圍，第七條明確了電子會計檔案管理要求。第八、九條增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。《辦法》對電子會計檔案管理要求的提出，使高校在會計檔案信息化建設(shè)初期就要把握不同系統(tǒng)向電子會計檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理靠近，將會計核算系統(tǒng)、學(xué)費管理系統(tǒng)、教職工工資管理系統(tǒng)、財務(wù)信息查詢繳費系統(tǒng)等進(jìn)行元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和數(shù)據(jù)交換的優(yōu)化，并做好歸檔的技術(shù)對接和安全防范，確保符合《辦法》中的電子歸檔要求。
　　3.會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的變化
　　《辦法》第十一條對會計檔案移交時間做了更為靈活的規(guī)定，第十二條明確了電子會計檔案的移交要求，第十三條完善了會計檔案利用的有關(guān)要求，第十四條調(diào)整了會計檔案的保管期限，定期保管的年限更加具體多樣，十六到十九條進(jìn)一步完善了會計檔案的鑒定銷毀程序等要求。這些變化在接收、保管、利用、銷毀等各環(huán)節(jié)明確了包括電子形式在內(nèi)的會計檔案管理要求，并充分明確了各方責(zé)任。
　　三、信息化條件下高校會計檔案工作存在的問題
　　對比高校財務(wù)工作實際與《辦法》要求，信息化條件下高校會計檔案工作存在一系列問題，財務(wù)管理規(guī)范化和會計信息化建設(shè)不能同步發(fā)展，財務(wù)信息系統(tǒng)本身軟硬件建設(shè)、財務(wù)管理流程和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、人才建設(shè)等內(nèi)、外部因素，共同制約高校會計檔案在信息化條件下其發(fā)揮應(yīng)有的效率。

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