淺析檔案信息化建設(shè)發(fā)展趨勢

　　摘 要：隨著計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，人們進入了信息時代。從政治、經(jīng)濟、文化到人類生活的各個角落，信息技術(shù)不斷展現(xiàn)出其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可或缺的工具。電子文件在同一時間，管理文件信息數(shù)字化也面臨一些不可避免的問題，它是檔案工作的一個新的生物在初步實踐，盡管仍存在一些有待解決的問題，但我們不得不承認(rèn)，電子檔案的管理檔案管理的現(xiàn)代化，不僅降低了勞動強度，大大提高工作效率。
　　關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；發(fā)展趨勢
　　1 檔案信息化建設(shè)的重要性
　　一是可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案作息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
　　二是可用翔實的檔案信息支持決策和管理。決策及時正確，管理措施得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對此，檔案信息有著獨特的優(yōu)勢，可以發(fā)揮重要作用。
　　三是可為科學(xué)研究和知識普及提供智能化服務(wù)。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享；可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性；可提供豐富的具有地方特色的知識，進行愛國主義教育等。
　　四是可避免出現(xiàn)“時空黑洞”。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，電子政務(wù)、電子商務(wù)等將日趨普及。檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。
　　2 檔案信息化的意義
　　（1）檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然趨勢。隨著人類社會不斷向信息社會邁進，信息資源的戰(zhàn)略地位進一步提升，處于改革開放關(guān)鍵時期的中國，社會與國民經(jīng)濟信息化進程明顯加快，急需人們真正把信息資源化，把信息作為經(jīng)濟社會發(fā)展的重要資源來進行管理。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)當(dāng)今世界計算機網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案管理信息化成為新形勢下檔案管理的發(fā)展趨勢。
　　檔案管理信息化建設(shè)是時代賦予檔案管理部門新的任務(wù)和使命，是檔案資料管理向檔案信息的一種轉(zhuǎn)化，是由單一的管理工作向社會服務(wù)性工作轉(zhuǎn)化的一個具體過程。檔案管理信息化，有利于檔案調(diào)取、檔案共享、人才隊伍建設(shè)等方面的工作開展，更符合我國現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，也是檔案管理工作的最終發(fā)展方向。
　�。�2）檔案信息化建設(shè)也是我國現(xiàn)階段工作的重要內(nèi)容�！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中一項重要任務(wù)就是：“貫徹落實國家有關(guān)電子文件管理、數(shù)字檔案館建設(shè)的文件精神，加強以計算機網(wǎng)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)；加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件接收、重要數(shù)字信息采集等數(shù)字檔案資源建設(shè)；實施公共檔案信息資源共享服務(wù)工程項目，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務(wù)平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務(wù)。
　　檔案數(shù)字化工作的迅速發(fā)展，使檔案數(shù)字化的規(guī)模不斷擴大，檔案數(shù)字化對象也不斷豐富，不僅僅局限在紙質(zhì)檔案方面，已經(jīng)擴展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、微縮膠片等各種不同種類載體檔案的數(shù)字化。檔案數(shù)字化作為一項檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的地位得到了確立。
　�。�3）社會的發(fā)展促進和推動了檔案管理業(yè)務(wù)的變革。隨著檔案信息化的逐步推進和發(fā)展，以手工操作為主的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)新的信息環(huán)境，在歸檔、館藏建設(shè)、目錄編制、統(tǒng)計、編研、檔案信息開發(fā)利用等諸多管理環(huán)節(jié)都需要隨之而變。傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過度，檔案管理的主要環(huán)境開始逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移。檔案領(lǐng)域通過運用計算機技術(shù)開展檔案管理的各項業(yè)務(wù)工作，如利用計算機進行輔助立卷、全文的存貯與檢索、自動標(biāo)引、編目、統(tǒng)計、借閱、庫房管理等，并能使傳統(tǒng)檔案管理的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實現(xiàn)無縫銜接，大幅度提高檔案工作的效率和質(zhì)量。
　　3 檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢
　　3.1 制定行之有效的規(guī)章制度
　　制度的保障是檔案信息化建設(shè)順利開展的前提，制度管理是法治理念的體現(xiàn)。在檔案信息化建設(shè)的過程中，每一個環(huán)節(jié)都要做到制度先行，利用嚴(yán)格的規(guī)則把管理約束住，把信息化建設(shè)的各個方面有機結(jié)合起來，保證檔案管理行為在任何時候都有序開展。同時要建立檔案工作人員責(zé)任追究制度，對于違反文件收集、歸檔和檔案管理相關(guān)條例制度，造成檔案泄露、檔案損毀的工作人員，要嚴(yán)格按照相關(guān)管理規(guī)定進行處罰和責(zé)任追究。
　　3.2 檔案信息化建設(shè)人才培養(yǎng)
　　高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案信息化管理人員，能夠在加快檔案信息化建設(shè)的進程中起到?jīng)Q定性作用�，F(xiàn)代化信息技術(shù)日新月異，先進的技術(shù)必須依托于優(yōu)秀的人才，在職檔案工作人員也應(yīng)該與時俱進，積極主動學(xué)習(xí)檔案學(xué)、管理學(xué)和計算機方面的知識，讓自己成為綜合型人才，在推動檔案信息化建設(shè)中起到更好的作用。
　　3.3 做好檔案安全保障工作
　　做好檔案信息資源的安全體系保障，企業(yè)根據(jù)自身檔案建設(shè)情況，從實際出發(fā)制定合理的檔案信息資源保護機制和檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對于突發(fā)情況和自然災(zāi)害，檔案管理人員能夠在第一時間進行組織搶救和轉(zhuǎn)移資源，最大限度的防止突發(fā)情況對檔案資料造成的損壞，提高應(yīng)對各種危險情況的快速反應(yīng)能力，切實保證檔案資源的安全。
　　3.4 處理好傳統(tǒng)管理和信息化管理的關(guān)系
　　只有處理好傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代化檔案管理的關(guān)系，才能更好的實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。這要求我們在保證傳統(tǒng)檔案管理的特殊性同時，也要考慮到全面普及檔案信息化建設(shè)之后與其的矛盾。作為檔案的根本屬性，原始記錄性是其重要保存形式，檔案信息化建設(shè)必須要兼顧信息化管理和其原始憑證作用兩方面，才能達到檔案信息化建設(shè)的科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)�？傊�，隨著科技不斷進步，檔案信息化建設(shè)的全面實行將不再遙遠(yuǎn)，利用電子計算機等先進設(shè)備并發(fā)揮其作用，可以使檔案信息管理效率得到有效提高；同時建立檔案管理應(yīng)急預(yù)案，加強檔案信息安全工作，可為檔案信息化建設(shè)提供安全保障；對檔案管理人員進行信息技術(shù)的培訓(xùn)有助于加快檔案信息化現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的建設(shè)步伐。當(dāng)前我國已經(jīng)把社會信息化擺在重要位置，這也為檔案信息化建設(shè)提供了廣闊的發(fā)展前景。
　　3.5 檔案信息管理的自動化
　　現(xiàn)代化的檔案管理主要包括辦公自動化硬件和軟件系統(tǒng)，檔案館室應(yīng)配備計算機、打印機、復(fù)印件、照相機、攝像機、編輯機、刻錄機、服務(wù)器等；辦公自動化軟件程序、檔案存儲軟件程序、檔案編排軟件程序、檔案檢索軟件程序等。
　　檔案工作有著其基本的規(guī)律，同時對硬件設(shè)施也有著一定的規(guī)范和要求，只有在符合這些基本規(guī)律和規(guī)范要求的基礎(chǔ)上，才能實現(xiàn)檔案管理的自動化。市場上的各種硬件設(shè)施多種多樣，因而不可能做到所有的檔案硬件設(shè)施完全一致，但是這種差異必須在檔案工作的基本規(guī)律和規(guī)范要求允許的范圍之內(nèi)。國家相關(guān)部門對于檔案館相關(guān)設(shè)備的選擇和配置制定有一系列的標(biāo)準(zhǔn)和制度，各檔案館在選擇設(shè)備時必須按照相關(guān)的制度執(zhí)行，才能保證所有的硬件設(shè)施符合統(tǒng)一規(guī)范，更好地實現(xiàn)檔案信息的自動化。
　　4 結(jié)束語
　　檔案信息化建設(shè)不是一天的工作，需要各部門的長期努力。此外，檔案信息網(wǎng)絡(luò)還與網(wǎng)絡(luò)、硬件設(shè)置、資金投入等因素有關(guān)。在檔案信息化發(fā)展的過程中，各檔案管理單位都有充足的時間根據(jù)檔案信息化的發(fā)展調(diào)整發(fā)展方向，以更好地適應(yīng)社會的發(fā)展，更好地為社會服務(wù)。要不斷完善檔案信息技術(shù)，抓住機遇，探索創(chuàng)新，與時俱進，以積極的態(tài)度和有效的措施，有效開發(fā)利用檔案信息資源，為國家檔案事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展做出貢獻。
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