檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

　　摘 要：計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是新時代的重要標(biāo)志，檔案管理工作也應(yīng)該從傳統(tǒng)的文書立卷方法朝著現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展。完成檔案管理從傳統(tǒng)模式向保存數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理智能化為基本特征的新型檔案管理模式轉(zhuǎn)變是時代發(fā)展的必然要求。本文從信息化管理的優(yōu)勢說起，分析了當(dāng)前檔案信息化建設(shè)所存在的問題及對策建議，供大家參考評閱。
　　關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；檔案管理；計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)
　　當(dāng)今社會已步入網(wǎng)絡(luò)信息化時代，計算機(jī)技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析的廣泛應(yīng)用讓我們的生活和工作變得更加豐富和便捷。不管什么事物都是向前發(fā)展的，推陳出新是必然趨勢。我們從事檔案管理工作的人員也應(yīng)該順應(yīng)大形勢作出改變與創(chuàng)新。加快檔案信息化建設(shè)的步伐，實現(xiàn)檔案電子信息化管理的要求，推動檔案管理工作不斷向前發(fā)展是擺在我們面前的緊迫任務(wù)。
　　1 檔案電子信息化管理的優(yōu)勢
　　1.1 檔案信息化有利于檔案的歸檔和查詢
　　檔案文件轉(zhuǎn)換成電子檔案后，由于計算機(jī)可以按需求將電子檔案從任何角度分類，組合成各種案卷。應(yīng)用信息化系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行分類、組織，對檔案信息目錄進(jìn)行數(shù)字化管理顯示，計算機(jī)的自動檢索功能代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工翻找，可以快速獲得所需的檔案信息。它極大程度地減少了檔案管理工作人員的工作量，提高了工作效率。，不管是管理檔案的人還是查閱檔案的人，都因為有了計算機(jī)技術(shù)和電子檔案的存在而少費(fèi)很多時間和精力。這樣也就便于檔案的查詢和開發(fā)應(yīng)用，計算機(jī)技術(shù)的的應(yīng)用可以說是新時期檔案管理工作最顯著的一個特點(diǎn)。
　　1.2 檔案信息化有利于文檔資料的存儲和查缺補(bǔ)漏
　　傳統(tǒng)的文書立卷方法出錯的幾率很大，在歸檔時遇到文件收集不齊或漏交時，如果補(bǔ)漏增缺，就不得不拆卷重新做。這不僅增大了檔案管理人員的工作量，而且容易讓原始的檔案文件受到損害，造成不可追回的損失。使用電子技術(shù)管理，文檔按件整理歸檔就不會形成積存，可隨時增缺補(bǔ)漏，只需要修改一下檔案目錄就可以了。
　　1.3 檔案信息化有利于檔案信息的共享
　　檔案信息化不受時間、空間的限制，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸就可以實現(xiàn)檔案信息的資源共享，實現(xiàn)從前傳統(tǒng)檔案管理模式不可能實現(xiàn)的即時遠(yuǎn)程服務(wù)，方便進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和及時應(yīng)用檔案信息。檔案電子信息化的優(yōu)勢決定了檔案在今后的使用中更加的方便、快捷、實用。從而提高了檔案的利用率，更好的發(fā)揮其為現(xiàn)實服務(wù)的作用，單位的其他業(yè)務(wù)發(fā)展更離不開我們檔案工作方面的輔助。
　　2 檔案信息化建設(shè)存在的問題
　　2.1 檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)
　　2002年11月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)發(fā)展綱要》。16年過去了，我國檔案信息化建設(shè)仍處于一個較低的水平，各級部門間的基礎(chǔ)條件和資金投入?yún)⒉畈积R，造成檔案信息化建設(shè)的嚴(yán)重滯后。檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)和通用的硬件設(shè)施，帶來了檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的不同，缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和評價標(biāo)準(zhǔn)。這樣的結(jié)果是檔案信息共享性差，檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)跟不上發(fā)展的需要。雖然很多檔案工作者已經(jīng)意識到了檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)相同的重要性，但由于受眾多因素的制約，目前遲遲不能解決。其中最大的因素就是國家大環(huán)境發(fā)展的不平衡，諸如傳統(tǒng)體制因素的制約，檔案管理工作隸屬單位部門的不同，且國家沒有一個檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不同省市、部門各自發(fā)展。作為基層檔案管理工作者，我們迫切要求上級部門盡快制定檔案信息化建設(shè)工作統(tǒng)一所需的文檔、數(shù)據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和建設(shè)評價的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)問題。
　　2.2 經(jīng)費(fèi)的投入問題
　　單位的辦公經(jīng)費(fèi)對檔案管理工作投入嚴(yán)重不足，有限的辦公經(jīng)費(fèi)往往都被用到了其他項目上去，需要使用檔案時卻抱怨檔案信息的用處不夠足、價值不大，以后更加忽視檔案工作中。沒有了經(jīng)費(fèi)的投入，自然無法統(tǒng)一購置設(shè)備，無法統(tǒng)一培訓(xùn)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。也就可以看出各級單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的不夠重視。我認(rèn)為經(jīng)費(fèi)的嚴(yán)重缺乏問題是檔案信息化建設(shè)最大的制約因素。
　　2.3 檔案工作人員缺乏高水平的專業(yè)培訓(xùn)
　　檔案管理是一個專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案信息化建設(shè)更要求工作人員不僅僅掌握檔案管理方面的知識，還要求掌握計算機(jī)等電子技術(shù)方面的能力。目前，我單位乃至更大范圍內(nèi)的檔案管理工作人員基本沒有接受過正規(guī)的計算機(jī)培訓(xùn)，缺乏相應(yīng)的計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全意識。而且，很多檔案管理工作者是兼職，其大量的精力還要做好其他工作，還有單位返聘退休職工管理檔案，這些人專業(yè)水平不高又習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作，勢必嚴(yán)重制約檔案信息化建設(shè)需要進(jìn)程。
　　3 檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的對策
　　1）我們從事檔案管理的工作人員應(yīng)該建議檔案局組織本市的各單位、部門之間的工作交流，增強(qiáng)與其他系統(tǒng)的協(xié)調(diào)，盡力改變當(dāng)前信息化管理分散的現(xiàn)狀。并根據(jù)交流經(jīng)驗出臺檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。起碼在本市采購統(tǒng)一的檔案管理軟件系統(tǒng)，確立一個檔案信息化管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。再結(jié)合本單位的實際情況，明確工作思路，注重成本效益，讓檔案信息化工作有章可循，有序發(fā)展，并在實踐中不斷完善。
　　2）檔案工作者不僅需要自己任勞苦干，還要利用一切可以利用的條件加大宣傳檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容、重要性和優(yōu)越性，讓領(lǐng)導(dǎo)和社會公眾都能通過宣傳來了解我們所從事的檔案工作和檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程及重要意義，只有人們認(rèn)識到了檔案在工作生活中的重要意義，才能讓領(lǐng)導(dǎo)和群眾從心理上重視檔案管理工作并支持檔案信息化建設(shè)，從而增加檔案辦公的經(jīng)費(fèi)，解決檔案信息化建設(shè)的最大障礙。
　　3）從自身加強(qiáng)檔案工作的專業(yè)學(xué)習(xí)、努力提高信息化建設(shè)所需的專業(yè)素養(yǎng)。無論是上級部門、檔案局或本單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作有多大的支持力度，要想把自身的檔案管理工作做好，最離不開的是自己對本行業(yè)的熱愛與進(jìn)拼搏取。從事檔案管理的人員素質(zhì)高低，直接影響著檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的發(fā)展。工作、生活中多學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，調(diào)整心態(tài)、更新觀念，埋頭苦干、甘做無名英雄，積極參加開展的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷掌握新技術(shù)、新方法。任何技術(shù)、軟件的核心因素是人，根據(jù)實際情況把現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)用到檔案管理中來，以適應(yīng)新的時代環(huán)境。充分管理和利用好檔案信息，提高工作效率，服務(wù)于社會。
　　4 總結(jié)
　　當(dāng)今社會，科技技術(shù)以驚人的發(fā)展速度改變著我們的生活，向著各個領(lǐng)域滲透，其高效、便捷的優(yōu)勢已經(jīng)無需多言。檔案信息化建設(shè)在今后將是我們檔案管理工作中長期研究的一個重要課題。檔案管理走向信息化是新時期這個行業(yè)的必然趨勢。在檔案管理走入一個新起點(diǎn)的同時，我們檔案管理工作人員也要處理好由它所引起的各項問題，促進(jìn)檔案信息建設(shè)的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。堅持實事求是，做好基礎(chǔ)性、程序性和經(jīng)常性的工作，為了檔案管理工作越來越好而努力奮斗。為國家隊現(xiàn)代化建設(shè)出上自己的一份力！

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