淺談企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐與思考

　　摘 要 信息化時代的到來，對事業(yè)單位各項工作開展產(chǎn)生了較大的影響。實踐中為了提升事業(yè)單位人事檔案管理水平，豐富其管理方式，則需要給予其信息化管理必要的關(guān)注，且將人事檔案信息化管理工作落到實處�；�于此，本文簡單分析了信息技術(shù)在檔案管理的作用，針對企業(yè)檔案信息化管理發(fā)展展開了深入的研究分析，結(jié)合本次研究，發(fā)表了一些自己的建議看法，希望可以對企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的開展起到一定的參考和幫助，強(qiáng)化檔案建設(shè)的法規(guī)建設(shè)，更好地滿足企業(yè)在檔案管理方面需要，促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)步。
　　關(guān)鍵詞 企業(yè);檔案;信息化建設(shè)
　　當(dāng)今世界不論經(jīng)濟(jì)還是科學(xué)技術(shù)，都在快速發(fā)展。面對信息化時代，想要不被時代淘汰，就需要緊跟時代發(fā)展的步伐。計算機(jī)在科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域，非常突出的優(yōu)勢就是信息化管理水平高。因此，檔案信息化建設(shè)對于企業(yè)管理質(zhì)量的提高有著非常重要的意義和作用，本文就此展開了研究分析。
　　1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題
　　1.1 重視程度不夠，專業(yè)人才數(shù)量有待增加
　　企業(yè)檔案管理過程中，為了實現(xiàn)其信息化管理，保持其良好的管理狀況，則需要給予這類管理方式足夠的重視，并發(fā)揮出專業(yè)人才的實際作用。但是，實踐中因某些企業(yè)未能重視檔案信息化管理，在其管理工作中提供的支持少，加上實踐經(jīng)驗豐富、責(zé)任意識良好、專業(yè)能力突出的管理人才數(shù)量少，使得檔案信息化管理水平下降[1]。
　　1.2 設(shè)備更新速度慢，缺乏技術(shù)創(chuàng)新
　　信息化背景下信息技術(shù)與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實踐應(yīng)用范圍的擴(kuò)大，逐漸提高了我國的社會生產(chǎn)力，促進(jìn)了各行業(yè)發(fā)展。但是，由于一些企業(yè)檔案管理中由于信息技術(shù)運(yùn)用中所涉及的設(shè)備老化問題較為突出，未能及時更新設(shè)備，加強(qiáng)自身的技術(shù)創(chuàng)新不足，使得檔案信息化管理水平難以提升，間接地加大了其管理問題發(fā)生率。
　　1.3 管理制度不完善，管理系統(tǒng)構(gòu)建不及時
　　在實現(xiàn)檔案信息化管理的過程中，為了確保其管理工作的順利開展，并提高其管理中的問題發(fā)生，則需要完善相應(yīng)的信息化管理制度，構(gòu)建出功能強(qiáng)大的信息化管理系統(tǒng)予以使用。但是，實踐中由于某些企業(yè)檔案信息化管理中未能優(yōu)化既有的管理制度，加上信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建不及時，導(dǎo)致檔案信息化管理工作開展中缺乏科學(xué)指導(dǎo)，且管理中的存在問題處理不及時，制約了企業(yè)檔案管理水平的提升。
　　2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的方法
　　2.1 提高信息化技術(shù)水平，構(gòu)建信息化建設(shè)模式
　　檔案管理人員需要對各個技術(shù)文件的內(nèi)容和內(nèi)在聯(lián)系有詳細(xì)了解和把握，以此為企業(yè)工作人員資料歸檔提供相應(yīng)的指導(dǎo)，保證所歸檔的文件資料可以準(zhǔn)確反映企業(yè)工作人員的意圖和思路，實現(xiàn)對企業(yè)工作項目進(jìn)行過程的客觀反映。為了使歸檔技術(shù)文件的完整性和系統(tǒng)性得到保證，檔案人員還可以應(yīng)用過程控制以及前端介入等方式，與項目實際相結(jié)合，和項目負(fù)責(zé)人共同完成項目歸檔文件清單，實現(xiàn)對每一個階段文件內(nèi)容的清楚反映，邊形成邊歸檔，從根本上使科技檔案技術(shù)文件的完整性和系統(tǒng)性得到保證。
　　2.2 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)
　　符合企業(yè)發(fā)展的檔案信息化的流程，才是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，所以要制定相關(guān)的總體規(guī)劃。協(xié)調(diào)檔案信息化管理任務(wù)，確保檔案信息化流程持續(xù)發(fā)展，合理地進(jìn)行信息化管理，認(rèn)真深入了解人員對檔案信息的需求，這是有關(guān)人員關(guān)注的焦點[2]。
　　2.3 加強(qiáng)信息化安全體系建設(shè)
　　要加快檔案管理的硬件建設(shè)，就是將有關(guān)檔案管理的老舊機(jī)器設(shè)備進(jìn)行換新。設(shè)備是工作的基礎(chǔ)，設(shè)備先進(jìn)了，人員的工作效率自然就提升了。還要做好對機(jī)器的保養(yǎng)，做好定期的檢查工作。傳統(tǒng)的檔案信息采集需要到制定的部門登記，儲存的檔案占用空間巨大，而且尋找起來極其費(fèi)時費(fèi)力。然而網(wǎng)絡(luò)時代讓我們深切體會到檔案信息化管理的魅力，信息的儲存和采集，既方便又快捷，大大地加快企業(yè)發(fā)展的步伐。
　　2.4 注重人員素質(zhì)建設(shè)
　　為了確保檔案信息化管理有效性，并發(fā)揮出專業(yè)人才的實際作用，企業(yè)應(yīng)給予檔案的這種管理方式使用更多的重視，且在有效的措施支持下，逐步實現(xiàn)專業(yè)人才的有效培養(yǎng)。具體表現(xiàn)為：①在檔案信息化管理過程中，企業(yè)及相關(guān)部門應(yīng)大力支持其管理工作開展，并從思想上給予信息化管理方式更多的重視，使得自身的檔案管理水平能夠逐漸提升;②企業(yè)應(yīng)建立科學(xué)的人才招聘機(jī)制，且在針對性強(qiáng)的專業(yè)培訓(xùn)活動、激勵機(jī)制等要素的支持下，實現(xiàn)檔案所需的專業(yè)人才有效培養(yǎng)，使得這類檔案管理人員的專業(yè)能力得以提高，保持檔案信息化管理的良好作用效果。
　　3 信息化建設(shè)對企業(yè)檔案管理的意義
　　時代發(fā)展的水平日益加快，信息化時代也將要來臨。因此，需要借助信息技術(shù)與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用優(yōu)勢，逐步實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理，使得其管理工作效率及質(zhì)量能夠在長期的實踐過程中不斷提高，從而實現(xiàn)對檔案的科學(xué)管理及充分利用[3]。
　　4 結(jié)束語
　　檔案資源屬于企業(yè)一項獨特的信息資源，具有非常高的資源開發(fā)利用價值�，F(xiàn)代化企業(yè)工作檔案管理需要從檔案信息化建設(shè)角度出發(fā)，完善檔案管理分類方法，優(yōu)化檔案著錄規(guī)則，為檔案信息的有序管理打下良好基礎(chǔ)，使單位企業(yè)工作生產(chǎn)能力和技術(shù)水平等得到充分全面反映。
　　參考文獻(xiàn)
　　[1] 湯男楠.企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在問題與對策研究[D].合肥：安徽大學(xué)，2017.
　　[2] 丁洪瓊.企業(yè)檔案信息化建設(shè)實踐與思考——以中航工業(yè)成都所為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（11）：149-150.
　　[3] 張淯.知識管理背景下民營企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究[D].南昌：南昌大學(xué)，2014.
　　作者簡介
　　楊義（1971-），男，遼寧省丹東市人;畢業(yè)院校：中央黨校函授學(xué)院吉林市分院，專業(yè)：經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)，學(xué)歷：本科，現(xiàn)就職單位：吉林敦化抽水蓄能有限公司，研究方向：企業(yè)檔案智能化管理。

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