科技檔案管理信息化建設(shè)策略探討

　　摘 要：現(xiàn)如今，隨著信息技術(shù)領(lǐng)域的迅猛發(fā)展，科技檔案的管理也逐漸趨于信息化，大量的科技資源以信息化的方式存儲(chǔ)展示，極大地提升了科研工作的高效性。本文便是通過闡述科技檔案信息化建設(shè)具有的重要性，結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)科技檔案管理的信息化建設(shè)提供具有建設(shè)性的策略，以供現(xiàn)實(shí)參考。
　　關(guān)鍵詞：科技檔案；管理；信息化；策略
　　1 研究背景
　　如今是以信息技術(shù)為主要引領(lǐng)動(dòng)力的飛速發(fā)展時(shí)代，信息技術(shù)極大地提升了人們?cè)诟鱾�(gè)領(lǐng)域的工作效率。而科技檔案作為在科研過程之中以文字、數(shù)據(jù)或是圖像的形式出現(xiàn)并值得留存下來的材料，其高效保管對(duì)于整個(gè)科研領(lǐng)域以及相關(guān)企業(yè)而言都有著不容小覷的意義。在過去，一般這類科技檔案都是通過紙質(zhì)形式進(jìn)行存留，可是這種傳統(tǒng)的方式不僅造成空間時(shí)間的極大浪費(fèi)，而且不利于信息的管理與查找，這些資源難以發(fā)揮其固有價(jià)值。
　　因此，科技檔案的信息化管理能夠較大地提升資料保管效率以及其固有價(jià)值的發(fā)揮程度，是現(xiàn)代檔案管理工作的主要趨勢(shì)。然而，在實(shí)際信息化建設(shè)過程之中，存在著不少實(shí)際的阻力與問題，制定出具有針對(duì)性的信息化建設(shè)策略便是至關(guān)重要的。
　　2 科技檔案管理信息化建設(shè)中的主要問題
　　2.1 電子檔案管理保密性缺失，引起較大的隱患
　　由于互聯(lián)網(wǎng)本身具備一定的開放性，因此在通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理的過程中，尤其要注意檔案管理的保密性。保密性的缺失，會(huì)給外界人員偷竊或是篡改檔案館的資料帶來可乘之機(jī)，因此嚴(yán)重威脅檔案管理的信息化建設(shè)，嚴(yán)重威脅對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，為正常的工作帶來極大的隱患。
　　2.2 科技檔案管理的基礎(chǔ)較差，影響信息化建設(shè)
　　在我國(guó)，科技檔案管理的基礎(chǔ)是極其薄弱的，無論是科技檔案案卷的全面性，還是不同歸類細(xì)則的兼容性，乃至系統(tǒng)軟件的彼此相合性，都成為遺留下來急需改進(jìn)的現(xiàn)實(shí)問題。許多基礎(chǔ)設(shè)施并不完善，諸多標(biāo)準(zhǔn)都不統(tǒng)一，同時(shí)至今為止我國(guó)仍舊缺失一個(gè)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化與交換的電子系統(tǒng)，因此各處科技檔案的貯存仍舊無法再統(tǒng)一的框架之下進(jìn)行，彼此按照自己的方式運(yùn)行，無法統(tǒng)一，難以兼容。
　　2.3 科技檔案管理的制度缺失，阻礙信息化進(jìn)程
　　嚴(yán)密完整的制度是工作能夠順利進(jìn)行的必要保障，而現(xiàn)如今，我國(guó)對(duì)于科技檔案管理的制度還不健全，這較大地阻礙了其信息化建設(shè)的過程，使得信息化建設(shè)工作難以高效推進(jìn)。尤其是考慮到科技檔案的特殊性，專業(yè)性較強(qiáng)，復(fù)雜性較高，且經(jīng)常發(fā)生較為迅速的變化，需要不斷更新與完善，因此科技類檔案管理制度的缺失會(huì)造成很大的不利因素。
　　2.4 電子文檔保存穩(wěn)定性較差，難以保證永久性
　　在實(shí)際對(duì)科技檔案進(jìn)行保管的過程中，對(duì)于檔案的收藏還只是第一步，更重要的是能夠?qū)⑦@類檔案進(jìn)行保管，以便于未來的查找和使用，發(fā)揮其具備的歷史價(jià)值。而由于電子文檔的特殊性，會(huì)因?yàn)椴糠植豢煽鼗蚴且馔庠�因造成丟失，并且由于技術(shù)原因難以恢復(fù)，很難確保其能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)久的保存。
　　3 科技檔案管理信息化建設(shè)的策略
　　3.1 加強(qiáng)保密措施，有效保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)
　　在推動(dòng)科技檔案資源的公開化同時(shí)，也要明確，所謂的資源共享并不是無條件地任意調(diào)用現(xiàn)有的科技檔案。因此，必須加強(qiáng)對(duì)于檔案的保密措施，加強(qiáng)安全保護(hù)力度，同時(shí)重視對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的保護(hù)。在初步的檔案收集、整理分類，后續(xù)的移交歸檔、分類保管，以及最終的資料調(diào)用、鑒定銷毀等過程中，都要完善安全保護(hù)的系統(tǒng)，不能有閃失。
　　3.2 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)性建設(shè)
　　1）統(tǒng)一科技檔案管理的信息化標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于各類科技檔案，應(yīng)當(dāng)制定出完整全面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，無論是資料的歸檔方式，還是案卷的記載方面，或者是資源查找與使用的注意事項(xiàng)，都應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍內(nèi)的統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于管理、業(yè)務(wù)以及技術(shù)方面進(jìn)行全面的規(guī)定，以確保各處的兼容性。
　　2）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施及應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，提升科技檔案管理的效率。對(duì)于計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備、掃描儀等一系列必備的基礎(chǔ)設(shè)備，都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行完整配備及定時(shí)升級(jí)，以確保信息化建設(shè)過程的順利推進(jìn)。同時(shí)，要加緊建設(shè)處完善、合理、科學(xué)的應(yīng)用系統(tǒng)，具備查詢、檢索等多種功能
　　3）加強(qiáng)對(duì)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。對(duì)于已有的歷史存儲(chǔ)的紙質(zhì)性資料，要加強(qiáng)其數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，使得原先的檔案資源與現(xiàn)有的電子數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，這是信息化建設(shè)過程中的重要部分，需要投入較多的時(shí)間和精力進(jìn)行轉(zhuǎn)化。
　　3.3 制定全面科學(xué)的科技檔案管理制度
　　制度是一切工作能夠正常開展的重要前提，要在現(xiàn)有情況的基礎(chǔ)之上，具體情況具體分析，針對(duì)未來信息化建設(shè)中可能出現(xiàn)的問題，加以明確的引導(dǎo)和規(guī)范，通過人員管理制度、數(shù)據(jù)保密制度、信息借閱制度以及檔案銷毀制度等，對(duì)整個(gè)信息化建設(shè)過程加以制度保障，確保一切在明晰的制度規(guī)范與框架之下開展與完成。
　　3.4 改變電子文件的管理模式
　　考慮到電子文件與紙質(zhì)文件的區(qū)別，一定要重視文件保存的永久性，尤其是在文件拷貝及其他轉(zhuǎn)移過程中，要做好資料備份，防止在系統(tǒng)出現(xiàn)不可避免的意外之時(shí)，信息難以恢復(fù)地丟失，造成難以估量的損失。同時(shí)，對(duì)于已經(jīng)準(zhǔn)確歸檔的資料，要注意將文件類型轉(zhuǎn)化為“只讀”，或者改變成難以修改的文檔類型，以確保文檔不被篡改，保障其可靠性、可讀性與安全性。
　　3.5 加強(qiáng)人才輸送力度，完善檔案管理的人員隊(duì)伍
　　可以說，科技檔案管理工作的優(yōu)劣與整個(gè)團(tuán)隊(duì)的表現(xiàn)是密不可分的。尤其是在如今科技檔案管理的信息化建設(shè)過程之中，許多嶄新的方式需要專業(yè)性較強(qiáng)的人才才能夠準(zhǔn)確把握。因此，人才建設(shè)的過程主要分為兩個(gè)維度，對(duì)于已有的檔案工作者，要加強(qiáng)對(duì)其日常的培訓(xùn)，保證其能夠熟練掌握信息化管理的步驟及方法；而對(duì)于新人才的招攬方面，要做到與部分高校對(duì)接，確保其進(jìn)行課程的相應(yīng)改動(dòng)，以輸送高質(zhì)量人才，使得最優(yōu)秀的專業(yè)型人才能夠到達(dá)崗位，推動(dòng)科技檔案管理的信息化建設(shè)。
　　4 結(jié)論
　　綜上所述，在科技發(fā)展迅猛的當(dāng)代社會(huì)，進(jìn)行科技檔案管理的信息化建設(shè)是至關(guān)重要的，是該領(lǐng)域未來發(fā)展的必然趨勢(shì)。但是考慮到現(xiàn)實(shí)的建設(shè)情況之中暴露出的諸多問題，也應(yīng)當(dāng)通過多角度多維度的策略，確保該建設(shè)工作能夠順利高效地推進(jìn)。
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