高校檔案工作信息化建設(shè)思考

　　[摘           要]  高校檔案工作是一項(xiàng)非常繁瑣且勞動(dòng)強(qiáng)度較大的管理工作，現(xiàn)如今多數(shù)高校檔案仍以紙質(zhì)材質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案不論是存檔、查找還是利用都十分麻煩。將信息技術(shù)運(yùn)用到高校檔案工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，能夠有效提高檔案利用效率和效果，因此，檔案工作信息化建設(shè)成為高校檔案管理的發(fā)展主流。
　　[關(guān)    鍵   詞]  高校;檔案工作;信息化建設(shè);思考
　　[中圖分類號(hào)]  G271             [文獻(xiàn)標(biāo)志碼]  A                      [文章編號(hào)]  2096-0603（2019）04-0184-02
　　 高校檔案是高校進(jìn)行教育教學(xué)、黨政管理、學(xué)生管理、科學(xué)研究、基礎(chǔ)建設(shè)等一系列工作以及進(jìn)行其他社會(huì)活動(dòng)時(shí)形成的，具有保存價(jià)值的文檔、圖表、聲音、影像等文件材料的總稱，是高校發(fā)展過(guò)程的真實(shí)歷史記錄。檔案工作是高校管理活動(dòng)的重要內(nèi)容之一，是學(xué)校工作的有機(jī)組成部分，檔案管理工作的好壞關(guān)系到學(xué)校的正常運(yùn)作和發(fā)展。目前，高校各項(xiàng)工作正朝著信息化的方向邁進(jìn)，探討高校檔案工作信息化建設(shè)，保障檔案工作全面、有序、高效開展已經(jīng)成為高校檔案管理人員急需解決的問(wèn)題。
　　 一、檔案信息化建設(shè)工作的研究背景和必要性
　　 信息化是當(dāng)今世界社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。社會(huì)信息化程度、科學(xué)技術(shù)水平的高低、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用及發(fā)展?fàn)顩r逐漸成為衡量國(guó)家現(xiàn)代化水平的標(biāo)志之一，我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域都在爭(zhēng)先恐后地進(jìn)行改革，品嘗改革的成果。當(dāng)前，我國(guó)高校檔案管理工作普遍較為傳統(tǒng)，對(duì)檔案的開發(fā)和利用嚴(yán)重不足，效率低下，創(chuàng)新不夠，跟不上時(shí)代步伐，逐漸積累了諸如制度不完善、體制不健全、人員不思進(jìn)取、工作效率低下等問(wèn)題。因此，當(dāng)前高校檔案工作要抓住信息化發(fā)展機(jī)遇改革創(chuàng)新，充分利用科學(xué)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮高校人才集中的特長(zhǎng)，處理好檔案工作中存在的問(wèn)題，加快信息化建設(shè)步伐，確保高校檔案工作隨著社會(huì)的發(fā)展共同進(jìn)步。
　　 檔案工作信息化建設(shè)，是指創(chuàng)新原有的檔案管理技術(shù)，利用信息技術(shù)和信息化手段對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行改革。通過(guò)檔案管理人員及其相關(guān)領(lǐng)域研究人員有針對(duì)性地開展研究，找出原有檔案工作中存在問(wèn)題的實(shí)質(zhì)，盡可能利用新技術(shù)手段思考問(wèn)題，提出改革和創(chuàng)新的方法策略，真正幫助高校檔案工作走出傳統(tǒng)管理模式的困境，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，進(jìn)而提高檔案管理綜合水平。這是研究檔案工作信息化建設(shè)的意義所在，也是對(duì)高校檔案管理創(chuàng)新工作進(jìn)行研究的價(jià)值所在，這項(xiàng)研究不僅在服務(wù)高校，也在造福社會(huì)。鑒于這樣的使命，我們將高校檔案工作信息化建設(shè)的研究工作提上重要日程。
　　 二、當(dāng)前高校檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題
　　 （一）高校檔案管理工作人員缺乏先進(jìn)的管理理念
　　 由于長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)檔案管理理念、方式、方法的影響，高校檔案工作幾十年如一日，存在設(shè)施、設(shè)備老化，工作機(jī)械、被動(dòng)，人員學(xué)習(xí)氛圍不濃，管理方式傳統(tǒng)、陳舊等問(wèn)題。而且，檔案工作在許多高校通常無(wú)法受到校領(lǐng)導(dǎo)及其他部門的重視，容易成為高校日常管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)而影響到全校整體的可持續(xù)發(fā)展。此外，很多高校檔案管理工作人員缺乏檔案知識(shí)的素養(yǎng)，不具備檔案工作創(chuàng)新意識(shí)，大多數(shù)人沒(méi)有把自身工作重視起來(lái)，把檔案工作看作是對(duì)檔案資源簡(jiǎn)單的“收、管、存、用”，至于如何收全、如何保存、如何提高工作效率，如何將檔案的效用發(fā)揮好，沒(méi)有去多想，更沒(méi)能主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，沒(méi)能真正實(shí)現(xiàn)與信息時(shí)代接軌，由此使高校檔案工作信息化建設(shè)嚴(yán)重遲滯。
　　 （二）高校檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不高
　　 當(dāng)前高校檔案館管理人員人數(shù)不足，文化偏低、專業(yè)性不強(qiáng)等問(wèn)題很突出。很多工作人員所學(xué)的專業(yè)知識(shí)與檔案管理基本不相關(guān)，只是由于工作的安排和調(diào)整才進(jìn)入檔案系統(tǒng)。此外，很多人對(duì)檔案館存在偏見，認(rèn)為檔案館是“養(yǎng)閑人”的地方，尤其是高校檔案館，他們“自覺”認(rèn)為，高校檔案館辦公環(huán)境好，工作清閑，待遇穩(wěn)定，而且壓力還不大，這些認(rèn)識(shí)使高校檔案館成為人員層次和性質(zhì)最為雜亂的地方，除了為數(shù)不多的正式在編人員外，還有數(shù)量不少的教工家屬、臨時(shí)工等人員，這類人員不具備基本的檔案專業(yè)知識(shí)，來(lái)館里工作后才開始慢慢接觸、學(xué)習(xí)，因此，能讓其完成檔案管理基本工作已屬不易，更不能要求做出創(chuàng)造性、創(chuàng)新性工作了。其實(shí)，檔案工作信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要同時(shí)具備檔案學(xué)相關(guān)知識(shí)和一定的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的人來(lái)實(shí)施，由此看來(lái)，人的因素非常重要，人事管理制度的改革以及檔案管理人員自身素質(zhì)的提高成為需要迫切解決的問(wèn)題。
　　 （三）高校檔案利用效率低，檔案功能單一
　　 高校一般保存著教學(xué)、科研、黨政、人事、財(cái)務(wù)、基建、學(xué)生等11類檔案，名目繁多，數(shù)量龐大。如今，高校依靠傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行管理，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作不見成效。對(duì)館藏檔案的利用還屬于簡(jiǎn)單利用，當(dāng)用戶前來(lái)查檔，工作人員需要找出實(shí)體檔案進(jìn)行復(fù)制，再提供給用戶使用。從程序上看，傳統(tǒng)檔案工作利用方式單一、繁瑣、被動(dòng)，從效果上看就是效率低下，不能滿足用戶需求，不能發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。此外，由于用戶對(duì)檔案的需求是有限的，高校檔案中使用率高的是教學(xué)和人事檔案中的部分檔案，這導(dǎo)致多數(shù)檔案在存檔后便被束之高閣，成了“死檔”，沒(méi)能得到有效利用，失去了檔案存在的價(jià)值。
　　 三、對(duì)高校檔案工作信息化建設(shè)的思考
　　 （一）轉(zhuǎn)變觀念，樹立信息化管理的先進(jìn)理念
　　 近幾年，檔案越來(lái)越受到重視，高校領(lǐng)導(dǎo)也在慢慢轉(zhuǎn)變觀念，增加對(duì)檔案工作的關(guān)注和基礎(chǔ)設(shè)施的投入，切實(shí)要將檔案工作的開展和全校整體的發(fā)展協(xié)調(diào)起來(lái)。但我們也看到，檔案工作本身并沒(méi)有發(fā)生多少改變，依舊沿用較原始的方式進(jìn)行管理，檔案的重要作用沒(méi)有得到充分體現(xiàn)。

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