人事檔案管理信息化建設(shè)研究

　　【摘要】隨著社會經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化的建設(shè)面也越來越廣泛，而人事檔案管理作為我國所有單位當(dāng)中重要的管理內(nèi)容之一，信息化是必然的發(fā)展趨勢。有效地建立人事檔案管理信息化，可以使得人事檔案管理的效果得到進(jìn)一步提高，使人事檔案管理工作的職能更充分地發(fā)揮出來，因此，本文詳細(xì)地分析了人事檔案管理信息化建設(shè)工作。
　　【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;信息化建設(shè);必要性;策略
　　人事檔案管理工作主要就是管理人才的信息資源，隨著社會經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理內(nèi)容也在不斷地增多，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能滿足社會和單位的發(fā)展需求，因此要不斷地改進(jìn)人事檔案管理方式，加強信息化的建設(shè)，從而使得單位發(fā)展更好地滿足社會的發(fā)展需求。
　　一、人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性
　　當(dāng)前隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們在社會活動中越來越離不開信息資源，而人事檔案記錄著一個人的全部信息資料，所以在人力資源管理中越來越重要，并且信息化技術(shù)的大力發(fā)展、人事檔案管理的社會化、開放化等，給人事檔案管理信息化建設(shè)提供了良好的條件，所以，這是社會發(fā)展的必然，也是我國社會信息化管理的急切需求。信息化主要就是對計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用，人事檔案信息化改變了傳統(tǒng)的使用紙質(zhì)記錄的方式，通過電子文檔將人事信息記錄在計算機當(dāng)中，這樣不僅使得人事管理信息更加全面，還有效地避免出現(xiàn)信息丟失的問題。由此可見，人事檔案管理信息化建設(shè)可以有效地提高對信息資源的利用率，同時還有效地確保信息的安全。
　　人事檔案管理涉及的信息越來越多，在對信息更新的時候通過網(wǎng)絡(luò)可以加快速度，并且對管理信息還可以完成實時更新，對相關(guān)資源實現(xiàn)共享。傳統(tǒng)的人事檔案信息更新全部都是工作人員完成對紙質(zhì)信息的更新，而建設(shè)信息化以后可以有效地減少工作人員的工作量，提高工作效率，同時上級部門或者領(lǐng)導(dǎo)在對員工進(jìn)行考核的時候可以隨時查詢相關(guān)資料，十分便捷。因此，人事檔案管理信息化建設(shè)可以減少對人力的使用，并且在對相關(guān)信息資源更新的時候速度更快，更具有時效性，有效地提高人事檔案管理的工作質(zhì)量、工作效率以及工作水平。
　　二、人事檔案管理存在的問題
　�。ㄒ唬┯布�設(shè)施不健全。有些比較偏遠(yuǎn)的地區(qū)沒有建立人事檔案管理信息化系統(tǒng)，沒有實現(xiàn)信息資源的實時更新和共享，這樣就使得我國人事檔案管理信息化建設(shè)沒有較高的普及度。在社會經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，有的部門還在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息管理方式，對信息化建設(shè)和管理沒有較高的重視，同時也沒有較全的配套設(shè)施，如計算機、掃描儀等，從而制約了人事檔案管理信息化建設(shè)的普及與發(fā)展。
　�。ǘ�）信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一，信息化系統(tǒng)不完善。人事檔案管理信息化的建設(shè)基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，因此想要完成對人事檔案管理信息化的建設(shè)必須要建立完善的規(guī)范機制。當(dāng)前很多部門在進(jìn)行人事檔案管理信息工作的時候都是根據(jù)自身的利益進(jìn)行，各自采取適合自己的管理方式，沒有統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，這樣就導(dǎo)致人事檔案信息化不通暢，同時也不能有效地實現(xiàn)對信息資源的共享。還有一部分單位在人事檔案信息化管理中使用適合自身發(fā)展需求的管理系統(tǒng)，但是在人才信息流通迅速的今天，這種管理方式已經(jīng)不能有效地滿足信息社會化的發(fā)展需求。
　�。ㄈ�）人事管理者的職業(yè)素養(yǎng)比較低。在人事檔案管理工作中，管理人員職業(yè)素養(yǎng)的高度直接影響管理的效果。目前我國人事檔案管理人員基本上沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，因此，人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)都比較低，在管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)人為因素的錯誤，這樣嚴(yán)重地影響了人事檔案管理工作。
　　三、人事檔案管理信息化建設(shè)策略
　�。ㄒ唬┮�進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備。在人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要想使建設(shè)水平得到進(jìn)一步提高，必須要將大量的資金投入進(jìn)去，將先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備引過來，從而形成一個十分完整的人事檔案信息化管理平臺。在人事檔案信息化管理中，硬件設(shè)施十分重要，它保證信息資料的保存、傳輸以及共享，通過對人事檔案信息系統(tǒng)化的管理，可以有效地促進(jìn)人事檔案信息管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。
　�。ǘ�）建設(shè)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施，完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。在對人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要不斷地加大對基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)代化的建設(shè)，不斷地提高各個相關(guān)部門對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機的應(yīng)用技術(shù)，從而使得檔案信息化水平得到進(jìn)一步提高。在檔案信息化管理建設(shè)的過程中，對計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)要進(jìn)行充分的使用，使得檔案信息相關(guān)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的步伐不斷加快，并且要積極建設(shè)多媒體數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫，使得檔案信息化管理更加完善。此外，還要建立信息化的檔案管理系統(tǒng)，在全國范圍中推廣統(tǒng)一且符合規(guī)范的檔案信息管理軟件，更好地實現(xiàn)對檔案信息的交換與共享。
　�。ㄈ�）健全各種相應(yīng)的規(guī)章制度，加大安全保密力度。在建設(shè)人事檔案管理信息化的過程中，要對各種相關(guān)制度給予一定的重視，還可以將比較成熟的立法建議提出來，從而促進(jìn)相關(guān)規(guī)章制度的建立與完善，對人事檔案信息化管理的建設(shè)提供有效的約束和激勵機制，使得檔案信息化的法制建設(shè)得到進(jìn)一步推動。人事檔案管理工作具有較強的機密性、專業(yè)性以及政治性，因此相關(guān)的檔案信息不僅需要專人進(jìn)行管理，還需要單獨進(jìn)行存放。但是當(dāng)前人事檔案管理人員沒有較強的計算機信息保密意識和知識，因此在建設(shè)的時候還要重點關(guān)注安全保障系統(tǒng)的建設(shè)，使得人事檔案信息安全體制逐步健全。在信息化建設(shè)的過程中，還要安排專人對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，使得檔案信息數(shù)據(jù)庫更加安全，同時還要加大對電子文檔的監(jiān)督力度，確保電子文檔信息的真實性和有效性。
　�。ㄋ模┨岣邫n案管理人員的素質(zhì)能力。不管是傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案管理還是當(dāng)前信息化的人事檔案管理，管理人員都具有十分重要的作用。因此在信息化建設(shè)的過程中，要加大對人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度，不斷提高其職業(yè)素養(yǎng)、工作能力以及服務(wù)水平。在人事檔案信息化管理的過程中，需要通過計算機對相關(guān)圖像、文字以及聲音等進(jìn)行處理，進(jìn)而完成人事檔案信息電子文檔的儲存，并且還要通過人事檔案管理平臺完成對相關(guān)信息的查詢、傳輸以及共享。因此人事檔案管理人員要具有一定的計算機基礎(chǔ)，掌握人事檔案信息化管理的相關(guān)知識，在進(jìn)行檔案管理工作的時候投入較多的責(zé)任感，從而進(jìn)一步提高人事檔案信息化管理水平。
　　四、結(jié)束語
　　在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，離不開對人事檔案信息資源的使用，并且也是人力資源開發(fā)和利用的重要依據(jù)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會對人才使用的標(biāo)準(zhǔn)也不斷提高，人事檔案管理工作的重要性也越來越明顯，因此，人事檔案管理信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然趨勢，并且信息化管理可以使人事檔案管理更具有安全性，對相關(guān)信息的更新也更加便捷且具有時效性，對檔案信息資源的利用率也更高，同時會大力夯實檔案日常管理工作基礎(chǔ)，提高工作效率，從源頭上有效防止人事檔案的涂改造假，確保檔案信息準(zhǔn)確可靠。因此，人事檔案管理信息化建設(shè)可以更好地給社會發(fā)展提供服務(wù)，進(jìn)而推動社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展。
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