淺談公路檔案管理的信息化建設(shè)

　　摘 要 檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜長(zhǎng)期的工作，檔案管理工作需要，隨著社會(huì)的發(fā)展而不斷進(jìn)步。近幾年國(guó)家相繼出臺(tái)了許多檔案管理的法律法規(guī)，公路檔案管理信息化建設(shè)不斷深入。在當(dāng)今這個(gè)信息化技術(shù)快速發(fā)展和國(guó)家大力支持的環(huán)境下，公路檔案管理信息化建設(shè)面對(duì)新的發(fā)展機(jī)遇，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料有效的組織起來(lái)，做好公路檔案管理信息化的銜接工作。本文從介紹公路檔案管理特點(diǎn)出發(fā)，分析公路檔案管理信息化的必要性及公路檔案管理信息化的發(fā)展措施。
　　關(guān)鍵詞 公路檔案 管理 信息化建設(shè)
　　一、引言
　　公路檔案管理工作是公路管理部門(mén)的基礎(chǔ)性工作，是公路建設(shè)及后期養(yǎng)護(hù)的依據(jù)，是公路管理的指導(dǎo)性文件。隨著互聯(lián)網(wǎng)及信息化網(wǎng)絡(luò)的普及，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的弊端逐步顯現(xiàn)，已經(jīng)不再適合當(dāng)今公路檔案管理工作的要求。公路檔案種類(lèi)多樣、記載繁雜、存儲(chǔ)長(zhǎng)久，需要公路檔案管理人員花費(fèi)巨大的人力物力去整理歸檔。由于人工的局限性，公路檔案管理工作出錯(cuò)率較高，并且日后檢索檔案時(shí)工作量較大，故而公路檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。
　　二、公路檔案管理特點(diǎn)
　�。ㄒ唬┕�路檔案編制周期長(zhǎng)
　　從幾十年前的人工施工到如今的現(xiàn)代化機(jī)械施工，公路建設(shè)始終需要公路施工現(xiàn)場(chǎng)檔案資料，公路建設(shè)的每一步都需要記錄在檔案上，檔案管理具有高度的連續(xù)性。從公路的立項(xiàng)到前期的勘察再到施工以及最后的竣工，在如此漫長(zhǎng)的公路建設(shè)期間，公路建設(shè)的各項(xiàng)情況都需要形成檔案記錄在冊(cè)，一環(huán)緊扣一環(huán)，前一階段的建設(shè)工作的檔案為后一階段的施工建設(shè)提供了根本性的依據(jù)。由于公路建設(shè)的時(shí)間較長(zhǎng)，以及記錄信息較為復(fù)雜，故而公路檔案編制周期較長(zhǎng)，加工處理較為煩瑣。
　�。ǘ�）公路檔案具有相對(duì)獨(dú)立性
　　從公路的建設(shè)初期到公路的竣工，都有連貫的公路檔案進(jìn)行記錄，這些公路檔案具有連續(xù)性和整體性。在公路竣工之后的驗(yàn)收階段，質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)會(huì)根據(jù)公路答案記錄信息對(duì)公路建設(shè)進(jìn)行驗(yàn)收，公路檔案是公路驗(yàn)收階段的重要依據(jù)。
　�。ㄈ�）公路檔案涉及范圍廣
　　一條公路從前期考察到最后的竣工，再到后期的驗(yàn)收及養(yǎng)護(hù)階段，其中涉及地勢(shì)地形、橋梁、隧道、互通互交、路基路面等工程�？梢�(jiàn)公路建設(shè)不是一般的工程建設(shè)，公路檔案記錄還會(huì)包含一些林業(yè)，水利，土地，文物，科研等有關(guān)文件資料，可見(jiàn)公路答案涉及面很廣。
　　三、公路檔案管理信息化的必要性
　　（一）傳統(tǒng)公路檔案管理信息化效率較低
　　從公路檔案的特點(diǎn)來(lái)看，公路檔案編制時(shí)間長(zhǎng)且內(nèi)容復(fù)雜，傳統(tǒng)的公路檔案管理面對(duì)巨大的檔案管理任務(wù)，只是單純地依靠人力去分類(lèi)歸檔，花費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)并且出錯(cuò)率較大。在這傳統(tǒng)的公路答案使用紙質(zhì)資料較多，不但不利于長(zhǎng)期保存，還增加了檢索的負(fù)擔(dān)。
　�。ǘ�）社會(huì)信息化發(fā)展的要求
　　隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息化的普及，公路檔案管理工作必須要與現(xiàn)在的社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)。國(guó)家檔案局出臺(tái)了《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展十三五規(guī)劃綱要》，明確規(guī)定了，到2020年要實(shí)現(xiàn)信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，與全面建成小康社會(huì)相適應(yīng)。檔案管理信息化進(jìn)程是社會(huì)推動(dòng)與國(guó)家支持的共同結(jié)果，我們需要將信息技術(shù)與檔案管理工作加以融合。再者，公路檔案信息化可以提高公路檔案管理的效率，降低公路檔案管理的成本，有利于檔案管理工作的開(kāi)展。
　　四、公路檔案管理信息化的措施
　　（一）嚴(yán)格遵循信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
　　在公路檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程中，需要在一開(kāi)始貫徹執(zhí)行公路檔案管理信息化相關(guān)的法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則，嚴(yán)格根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)公路檔案管理信息化的有序進(jìn)行。公路檔案不僅有公路建設(shè)過(guò)程的一系列細(xì)節(jié)記錄，還有各個(gè)主管部門(mén)下發(fā)的文件，以及相關(guān)單位的往來(lái)文書(shū)及會(huì)議紀(jì)要，這么多繁雜交叉的檔案記錄，如果沒(méi)有一個(gè)嚴(yán)格規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，那么檔案管理信息化建設(shè)將無(wú)法快速實(shí)現(xiàn)。
　�。ǘ�）利用信息庫(kù)技術(shù)
　　公路檔案管理信息化要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息庫(kù)技術(shù)，拓寬信息的利用渠道，讓公路檔案形成一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，把繁多的公路檔案匯集在一起。在建立和完善各項(xiàng)行業(yè)的信息庫(kù)之后，更加便利于公路檔案的檢索和使用，促進(jìn)公路檔案信息化工作的快速發(fā)展。
　�。ㄈ�）加強(qiáng)信息技術(shù)運(yùn)用
　　由傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)渡到信息化檔案管理，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息化的答案，可以利用掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案處理成數(shù)字化檔案，既保證了檔案的真實(shí)性，又節(jié)省了大量的人力物力，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。在實(shí)現(xiàn)公路檔案管理信息化的過(guò)程中要善于使用新興技術(shù)，保證檔案的真實(shí)性以及檔案資源的使用效率。
　�。ㄋ模┳⒅貦n案管理人才的培養(yǎng)
　　如今要實(shí)現(xiàn)公路檔案管理信息化，對(duì)公路檔案管理人員的要求也不斷提高，公路檔案管理人員不僅要具備檔案管理專(zhuān)業(yè)的相關(guān)知識(shí)，還要具備專(zhuān)業(yè)的信息化技術(shù)知識(shí)。公路檔案管理部門(mén)要健全用人制度和人才開(kāi)發(fā)激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)公路檔案管理人員不斷地提高自身素質(zhì)。
　　五、結(jié)語(yǔ)
　　公路檔案管理信息化建設(shè)是符合當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的一項(xiàng)重要工作，既有利于提高公路檔案管理的效率，又有利于提高公路檔案管理的現(xiàn)代化水平。就目前的情況來(lái)看，由傳統(tǒng)的檔案管理方式過(guò)渡到信息化的檔案管理方式很需要做出許多努力，做好傳統(tǒng)檔案管理到信息化檔案管理的過(guò)渡工作，保證公路檔案的真實(shí)性和安全性，做好網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)防范措施，讓公路檔案管理信息化工作有序進(jìn)行。
　�。ㄗ髡邌挝粸槠揭乜h公路管理局）
　　[作者簡(jiǎn)介：諸葛祥督（1982—），男，山東臨沂人，本科，工程師，統(tǒng)計(jì)師，信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師，研究方向：信息系統(tǒng)。]
　　參考文獻(xiàn)
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　　[3]王明霞.淺談公路檔案管理的信息化建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界，2018
　　（S2）.

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