以信息化建設推動醫(yī)院人事檔案精細化管理

　　摘 要：醫(yī)院人事檔案管理屬于醫(yī)院管理中的一項基礎性工作，對于醫(yī)院人才儲備和人力資源調(diào)配都有重要意義。文章首先對醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題進行分析，探討醫(yī)院人事檔案管理實施精細化管理的必要性，在此基礎上，研究醫(yī)院人事檔案管理精細化開展的具體路徑，以期為醫(yī)院人事檔案管理改革提供參考。
　　關鍵詞：信息化建設;醫(yī)院人事檔案;精細化管理
　　精細化管理的核心理念是精細化、規(guī)范化、個性化管理，通過將管理工作細化分解，落實管理責任，明確管理流程，確保管理工作的質(zhì)量和效率。對于醫(yī)院人事檔案管理工作而言，實施精細化管理是十分必要的。信息化建設則為精細化管理的實施提供了技術支持，應結(jié)合醫(yī)院信息化建設的發(fā)展，深化人事檔案精細化管理改革。
　　一、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
　　1.醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀
　　醫(yī)院人事檔案管理工作的主要內(nèi)容是對各種形式的醫(yī)院人事檔案資料進行收集、整理、入庫和調(diào)用。在醫(yī)院人事檔案中，記錄著所有工作人員的個人狀況、工作表現(xiàn)、學歷結(jié)構(gòu)、政治面貌、獎懲情況、工資任免情況等，是醫(yī)院考察員工的重要依據(jù)。在醫(yī)院信息化建設發(fā)展下，人事檔案管理基本告別了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理階段，已經(jīng)實現(xiàn)檔案電子化，并采用專用的信息系統(tǒng)，開展各項人事檔案管理工作。在此情況下，能夠解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易丟失和損壞的問題，節(jié)省檔案存儲的空間占用和維護成本。在檔案資料更新和利用的過程中，也可以采用信息系統(tǒng)高效完成相關操作，并對檔案調(diào)用過程進行自動記錄。從醫(yī)院內(nèi)外環(huán)境的變化趨勢來看，在當前的市場供求機制下，醫(yī)院人員的流動性較大，檔案調(diào)動較為頻繁。而且出于醫(yī)院內(nèi)部管理的需求，也需要掌握人事檔案動態(tài)，及時匯報相關數(shù)據(jù)的變化，為醫(yī)院人力資源決策提供依據(jù)。雖然醫(yī)院已經(jīng)實現(xiàn)了檔案電子化改革，但是在檔案分析和利用的過程中，由于信息技術落后、檔案管理人員知識水平等問題，還未完全發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢。
　　2.醫(yī)院人事檔案管理存在的主要問題
　　目前醫(yī)院人事檔案管理工作主要存在以下幾方面問題：（1）檔案歸檔問題，醫(yī)院人事檔案歸檔工作主要以《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等為依據(jù)，將檔案分為十類，按照分類豐富歸檔內(nèi)容，全面反映人力資源信息。醫(yī)院屬于知識密集型單位，需要對醫(yī)院員工的學歷層次、業(yè)務水平和進修經(jīng)歷等進行詳細記錄。但是目前醫(yī)院檔案歸檔內(nèi)容不夠細致，信息未夠完善。（2）檔案利用效率偏低，在以信息化建設為基礎的檔案管理工作改革過程中，存在重建設、輕管理的現(xiàn)象，在建立電子化人事檔案后，對其利用率較低。相關調(diào)查結(jié)果顯示，超過90%的醫(yī)務人員不了解人事檔案的運行，還有將近20%的醫(yī)務人員認為人事檔案可有可無，能夠在一定程度上反映出目前醫(yī)院人事檔案利用效率較低。（3）檔案管理人員的信息素養(yǎng)偏低，在信息化建設和發(fā)展過程中，信息操作技能已經(jīng)成為醫(yī)院人事檔案管理人員的必備技能。但是許多人事檔案管理人員對信息素質(zhì)的提升不夠重視，缺乏信息化管理意識，實際操作技能水平也較低。
　　二、醫(yī)院人事檔案管理實施精細化管理改革的必要性
　　信息化建設是是醫(yī)院人事檔案精細化管理實施的重要前提。在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式下，由于信息反饋不及時、檔案資料自身不完整，不具備開展精細化管理的條件。在大數(shù)據(jù)、云計算、數(shù)據(jù)挖掘和可視化技術等的快速發(fā)展下，新一輪的醫(yī)院信息化建設正在進行。在這些前沿信息技術的應用下，能夠有效提升醫(yī)院人事檔案管理水平。在信息化建設過程中，實施人事檔案精細化管理的必要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
　�。�1）出于檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需求，在醫(yī)療衛(wèi)生體系不斷完善下，人事檔案的類型、數(shù)量也不斷增加，一個醫(yī)療機構(gòu)中的人事檔案信息數(shù)據(jù)規(guī)模龐大，而且在人員流動過程中，新的檔案數(shù)據(jù)不斷出現(xiàn)，采用傳統(tǒng)管理方法已經(jīng)無法滿足實際需求。同時在對規(guī)模龐大、更新快速的人事檔案信息數(shù)據(jù)進行處理時，也必須采用精細化管理方法，否則容易出現(xiàn)混亂。
　�。�2）出于醫(yī)院檔案管理模式變革的需求，以往醫(yī)院人事檔案管理的粗放式程度較高，在現(xiàn)階段的人事檔案管理中，需要將管理要求細化到檔案鑒別、整理、收集、歸檔各個環(huán)節(jié)，并做好各個環(huán)節(jié)之間的銜接，避免出現(xiàn)管理漏洞。
　�。�3）出于提高人事檔案管理工作效率的需求，信息化技術應用的最大優(yōu)勢是能夠提升醫(yī)院人事檔案管理工作效率。因此信息化技術也是精細化管理的實施基礎，精細化管理由于任務劃分詳細、還有落實相關責任監(jiān)督措施，在客觀上會增加人事檔案管理工作量。因此，在有限的人力下，只有提高日常管理工作效率，才能確保精細化管理的順利實施。通過采取信息化、網(wǎng)絡化技術，在精細化管理理念指導下，全面開展檔案管理工作，能夠有效提升檔案利用率。
　　三、基于信息化技術推動醫(yī)院人事檔案管理精細化開展的具體路徑
　　1.依托于人事檔案數(shù)據(jù)庫優(yōu)化檔案歸檔工作
　　基于上述醫(yī)院人事檔案管理存在的問題和實施精細化管理的必要性，在現(xiàn)階段的人事檔案管理工作中，應積極利用各種先進的信息化技術，從根本上改變?nèi)耸聶n案管理模式。針對上述醫(yī)院人事檔案歸檔內(nèi)容不夠豐富，缺乏關鍵信息數(shù)據(jù)的問題，從技術角度來看主要是由于傳統(tǒng)技術無法完成人事檔案中大量異構(gòu)數(shù)據(jù)的處理工作。在大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展和應用下，可通過構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對不同類型人事檔案信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一處理。
　　在新的醫(yī)院人事檔案管理環(huán)境下，信息數(shù)據(jù)量大、有效數(shù)據(jù)提取難度高、信息變化速度快，是人事檔案管理面臨的實際問題。大數(shù)據(jù)技術為其提供了有效的解決方案，能夠通過建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，對大量人事檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一存儲和管理。而且大數(shù)據(jù)技術能夠從各種已經(jīng)生成的電子檔案資料中，獲取人事檔案信息，不需要檔案管理人員重復進行檔案錄入工作，可以有效提升檔案管理效率。在檔案信息歸檔過程中，也可以由數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)自動判斷檔案信息是否完整，并通過對多種不同來源的檔案資料進行橫向?qū)Ρ�，判斷檔案信息質(zhì)量，篩選出其中記錄模糊或不真實的信息數(shù)據(jù)。在發(fā)現(xiàn)人事檔案信息發(fā)現(xiàn)變動時，系統(tǒng)也可以第一時間更新數(shù)據(jù)庫中的對應內(nèi)容，從而保證人事檔案數(shù)據(jù)的有效性。

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