高校檔案信息化建設(shè)中的問題與對策思考

　　摘 要：隨著科技的快速發(fā)展，信息化技術(shù)日趨成熟并廣泛的運(yùn)用在人們生活的方方面面。對高校來說，檔案信息儲(chǔ)備量之大是需要注意的一個(gè)大問題，檔案信息化是高校檔案存儲(chǔ)中的一個(gè)大跨越，改變了舊的儲(chǔ)存檔案的方式，提高了檔案存取的安全和效率，降低了高校檔案存儲(chǔ)的成本，可以更加規(guī)范、方便對檔案進(jìn)行管理。不過，新技術(shù)的投入使用，總會(huì)帶來一些新的問題，發(fā)現(xiàn)并且找出這些問題，想到對策，才能夠完善高校檔案信息化的建設(shè)，給高校師生帶來更高的便利，使得信息交互更加便利安全。
　　關(guān)鍵詞：高校檔案;信息化;建設(shè)
　　一、引言
　　高校中需要存檔的信息量十分多，像高校的建校和發(fā)展史、學(xué)校中任職的員工的信息檔案、學(xué)生的個(gè)人信息檔案、學(xué)生的學(xué)習(xí)和其他的檔案等都是需要記錄并保存下來的。如果這些檔案只用紙質(zhì)方法來保存，就需要較大的空間，較多的人力，也會(huì)對檔案的存取帶來極大的不方便，對檔案的安全沒有保障。高校檔案信息化則極大地解決了紙質(zhì)高校檔案需要的空間大、存取時(shí)間長、人力消耗和經(jīng)費(fèi)消耗大的問題。高校檔案信息化是指利用科技和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，將高校檔案采用數(shù)字化的方式建立電子檔案的過程，其包括檔案資料的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理的信息化和信息資源的共享三個(gè)方面。高校檔案信息化的項(xiàng)目建設(shè)不僅能方便檔案信息的管理、存儲(chǔ)問題，還方便不是本校師生的人員了解高校，高校中的師生對高校內(nèi)部信息的讀取也更加便捷，但是許多高校在檔案信息化項(xiàng)目的建設(shè)中存在著不少的問題。
　　二、高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題
　　1.基礎(chǔ)設(shè)施不完善。高校檔案信息化的建設(shè)是需要較高性能的現(xiàn)代化、快速的硬件和軟件設(shè)施的基礎(chǔ)支持的。一般來說，硬件設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描機(jī)、服務(wù)器等設(shè)備和一些相關(guān)的儀器，軟件設(shè)施則包括網(wǎng)絡(luò)圖書館、網(wǎng)上選課等師生具體的操作所依托的軟件系統(tǒng)。建設(shè)高校檔案信息化的目的就是方便信息的傳輸、儲(chǔ)存和共享，由于硬件設(shè)施的缺少或者質(zhì)量不高，軟件設(shè)施的低配置，不能夠滿足信息量大的情況下的信息傳輸和交互所需速度和儲(chǔ)存的容量;另一方面，高校檔案信息化的建設(shè)不僅僅用于信息的儲(chǔ)存交互，更需要保證信息的安全，硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的不完善極其容易導(dǎo)致信息的被盜取、竊用和丟失，阻礙高校檔案信息化建設(shè)。
　　2.管理體制不健全。（1）高校檔案信息化建設(shè)中管理要求不高。因?yàn)楦咝�檔案信息化的管理與之前舊的檔案管理方式差距大，所以各大高校需要對高校檔案信息化重新制定管理體制。在制定新的管理體制過程中，具有相關(guān)技術(shù)和專業(yè)的人員必須參與其中，管理人員也需要掌握一定的使用技巧和技術(shù)操作，因?yàn)闄n案信息化所需要的軟件設(shè)備具有一定使用的難度，而且他們在必要時(shí)還需要對受到損害的硬件設(shè)施進(jìn)行一定的修復(fù)工作。管理人員的專業(yè)性要求決定了舊管理體制必須改變的現(xiàn)實(shí)，但是目前很多高校檔案信息化建設(shè)仍然使用舊的管理模式和制度，不能與時(shí)俱進(jìn)。（2）資金投入不足。許多檔案信息化不健全的高校都是因?yàn)橥度胄畔⒒�建設(shè)的資金不足，導(dǎo)致檔案信息化項(xiàng)目沒有什么大的進(jìn)展。目前，許多高校都以建立好幾個(gè)校區(qū)為目標(biāo)，擴(kuò)大學(xué)校規(guī)模，擴(kuò)大招生，搶占生源，因此，學(xué)校的大部分資金都被用于學(xué)校擴(kuò)展，信息化建設(shè)的項(xiàng)目資金問題就成為了一個(gè)十分嚴(yán)峻的現(xiàn)實(shí)問題。許多學(xué)校依舊在用比較舊的設(shè)備或者紙質(zhì)儲(chǔ)備方式記載和管理學(xué)校的各種信息，這種落后的處理方式不僅僅耗費(fèi)人力，而且降低了信息的分享、使用的效率，信息數(shù)字化的緩慢發(fā)展并不是學(xué)校在建設(shè)檔案信息化的過程中所希望看到的。（3）檔案信息化的建設(shè)跟不上信息的增加速度。面對學(xué)校的擴(kuò)建，學(xué)生的大量增加，高校的信息資源量不斷增大，但是許多高校檔案的信息化建設(shè)速度卻跟不上信息量的爆發(fā)。高校信息量的增加導(dǎo)致了學(xué)校需要投入更多的人力對信息進(jìn)行管理，然而檔案信息化的建設(shè)也需要相同的資源，這就導(dǎo)致了資源之間的斗爭情況發(fā)生，所以許多學(xué)校的信息化的設(shè)備比較落后，落后的設(shè)備對錄入大量的信息的效率也很低，面對這樣的困境，許多學(xué)校暫時(shí)停止了信息化建設(shè)，仍采用手工錄入的方式，效率低投入資源也多。
　　3.信息的安全存在較大的隱患。檔案信息化是指信息數(shù)字化的過程，但是數(shù)字化的信息在其安全性上并不容易掌控。軟硬件設(shè)施都必須及時(shí)更新，使用質(zhì)量較好的軟硬件設(shè)施。（1）高校對檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施的不重視。硬件設(shè)施對信息的重要性不言而喻。硬件設(shè)施對信息的承載是與其自身的存在相關(guān)聯(lián)的，硬件設(shè)施也是軟件設(shè)施的載體，組成硬件設(shè)施的零件都十分精細(xì)，如果保管和使用不妥當(dāng)，會(huì)特別容易遭到損壞。然而一旦硬件設(shè)施遭到破壞，那么信息的安全性將受到很大的打擊。即使將硬件設(shè)備修復(fù)完成后，已經(jīng)損壞的信息很難被修復(fù)。（2）網(wǎng)絡(luò)安全問題。高校檔案信息涉及面廣泛，有不少信息如果被盜取，則涉及到違法問題，這就要求學(xué)校對信息的處理和保管做到開放和保密相結(jié)合。信息數(shù)字化的輸入必須依靠特定的軟件，由于檔案信息化后信息的交互都是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，目前對網(wǎng)絡(luò)的威脅因素有很多，比如黑客的惡意破壞、其他人員或地區(qū)的非法訪問，其中具有多變性和不可預(yù)測性的網(wǎng)絡(luò)病毒是最大的威脅。如果高校的軟件設(shè)施比較落后，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)問題比較嚴(yán)重，那么信息的安全性就是一個(gè)勢必被放在首位的問題。
　　三、對高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題的建議
　　1.學(xué)校應(yīng)該重視高校檔案信息化的建設(shè)�；�礎(chǔ)設(shè)施的不完善、管理制度的不健全都是高校對于檔案信息化工程建設(shè)的不重視造成的。正是由于資金、技術(shù)和管理的不到位，高校檔案信息化建設(shè)才會(huì)面臨著諸多的難題。不論是技術(shù)人員的參與、管理人員的培訓(xùn)，還是制度上的改革和創(chuàng)新，學(xué)校對于檔案信息化項(xiàng)目工程的建設(shè)都必須給予足夠的重視，才能夠保障信息化檔案的建立和生存空間。
　　高校檔案信息化建設(shè)需要能夠清楚認(rèn)識(shí)到建設(shè)電子檔案的重要性，管理人員和建設(shè)人員不能只簡單的停留在對檔案的收集、整理和閱讀的使用，更要將眼光放置在檔案的傳播方面，只有信息傳播起來才更能夠體現(xiàn)出它的價(jià)值。所以，對檔案的管理必須摒棄舊的管理方式，放棄手工記錄的方式，加快建設(shè)檔案信息化的步伐，實(shí)現(xiàn)更高效的信息管理。學(xué)校的管理人員必須樹立起通過檔案信息化的管理過程以實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理的美好期望，檔案信息化能夠使檔案更加方便的傳播，更好地實(shí)現(xiàn)它的價(jià)值。

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