高校人事信息管理方式探討

　　摘要：高等學校人事管理工作是高校管理工作中的重要組成部分，良好的人事管理能夠提升高校人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務的質量，人事信息是高校人事管理工作的基礎與依據，一方面是教職員工辦理各項事務的前提，一方面為高校決策層提供準確科學的依據，管理人事信息的合適與否關系著高校能否快速、高效、和諧發(fā)展。本文介紹了四種高校人事信息管理方式，分析了四種方式的特點，結合高校人事工作實際，提出應根據工作事務性質不同采取多種方式交叉結合的人事信息管理模式。
　　關鍵詞：人事信息；管理方式；交叉
　　中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）23-0006-03
　　高校人事信息管理工作是高校人事管理的基礎性工作，也是促進人事管理科學化、提高管理水平的關鍵。高校人事信息包括教職員工的基本信息、工資福利、考核考評、職務評聘、人才支持計劃、培訓進修等，涉及面廣、類型多樣、信息量大。高校人事信息需在高校部門間、教職員工與工作人員間共享，且具有數據時效性、準確性以及保密性要求。高校人事信息管理指人事管理工作中信息的維護與應用，例如，教職員工個人信息查詢、變更，數據統(tǒng)計支持等。目前，人事信息管理根據人事信息應用方式以及信息管理工具可主要分為文本記錄管理方式、EXCEL數據管理方式、數據庫管理方式以及人事管理信息化方式四種。
　　近年來，我國高等教育深化改革、快速發(fā)展，著力推進人事制度改革與創(chuàng)新，高等學校人員組成、人事關系等呈現多樣化、復雜化的特點，人事信息類型逐步增加，信息量快速增長。全球化高等教育的競爭不僅是教學能力、科學研究、硬件設施等方面的競爭，更是管理水平、服務質量等方面的競爭，高校管理者需為學校制訂科學合理的發(fā)展規(guī)劃，教職員工需要便捷人性的服務，人事信息是高校管理者進行決策的依據，也是教職員工辦理各項事務的必要因素。人事信息自身動態(tài)變化的特點以及在高校發(fā)展中的重要作用，對高校的人事管理工作，尤其是高校的人事信息管理工作提出了更新、更高的要求。探討分析不同人事信息管理方式，可以提升人事工作效率以及信息使用效益。
　　一、人事信息管理方式
　　1.文本記錄管理。文本記錄管理方式指的是以紙張作為信息存儲介質，人工記錄（添加、刪除、編輯各項信息）。此種方式是傳統(tǒng)的人事信息管理方式，簡單直接，人事工作人員不需培訓即可進行操作；隨著信息量增長以及信息類型增加，檢索信息越來越不方便，目前很少高校使用此種方式進行人事信息管理。
　　2.EXCEL數據管理。EXCEL數據管理方式指的是以計算機為信息存儲介質，使用辦公軟件Microsoft EXCEL對信息進行存儲、編輯、檢索以及統(tǒng)計分析。此種方式曾經應用最廣泛，簡單直觀，只需對人事工作人員進行相對簡單的培訓即可；EXCEL數據管理方式安全性、信息規(guī)范性較差，但由于EXCEL軟件使用的易用性、普遍性，目前部分高校仍使用此種方式進行人事信息管理。
　　3.數據庫管理。數據庫管理方式指的是以計算機為信息存儲介質，使用數據庫對信息進行存儲、編輯、檢索以及統(tǒng)計分析。此種方式應用較為廣泛，簡單直觀，需對人事工作人員進行數據庫操作培訓，才能夠進行數據的統(tǒng)計分析；相對EXCEL數據管理方式，此種方式設定了信息項的存儲類型，操作人員不能隨意修改數據存儲類型，規(guī)范性較強；目前部分高校采用數據庫管理方式，由于人事數據量相對較小，統(tǒng)計分析較為簡單，應用便捷、操作簡單且界面直觀的DBF格式數據庫應用較廣泛。
　　4.人事管理信息化。人事管理信息化方式指的是以現代化信息技術為依托，以計算機和網絡為平臺，對高校各種人事信息進行收集、維護以及統(tǒng)計分析，利用人事管理信息系統(tǒng)實現與高校教職員工的交互。人事管理信息化能夠促進人事管理從傳統(tǒng)事務型管理到數字化管理、主動型管理的轉變，能夠提高人事管理的效率和決策水平。面對人事信息量的迅猛增長、人事信息類型的多樣化以及教職員工參與人事管理的迫切需求，各個高校都在推進人事管理信息化，正在建立或者已經建立人事管理信息系統(tǒng)。
　　二、人事信息管理方式間對比
　　1.高校人事信息特點。高校人事管理工作包含教職員工的各項人事事務辦理、高校生存和發(fā)展方向的分析與規(guī)劃、人事工作人員提供的各項服務，這些工作始終離不開準確有效的人事信息。對教職工員工是否能夠提供準確、便捷的服務，對高校領導層是否能夠提供正確的數據統(tǒng)計，關系到高校的健康生存與快速發(fā)展，全面、準確、及時的信息是人事工作的前提和依據。高校人事信息一般具有以下特點：（1）信息量大，信息類型多。人事信息涉及與教職員工相關的方方面面，需分類型小粒度式存儲；大多數高校教職員工數量一直處于增長趨勢，由于數量以及信息類型的增大，信息量逐步增長。（2）需可追溯。人事工作中需使用教職員工當前的個人信息，同時教職員工的發(fā)展過程（即教職員工的歷史信息）同樣重要：一方面是學校決策的需要，高校決策層、人事工作人員在做分析、決策時需要多個時間點的高校人事結構；一方面是上級部門報表的需要，上級部門在做決策時，同樣是需要歷史時間點的數據，而不是最新狀態(tài)。（3）規(guī)范標準。由于人事工作人員具有一定的流動性，需保持人事信息規(guī)范標準，才能夠較為方便快捷地進行工作交接。（4）信息敏感。因人事工作涉及的都是教職員工的個人信息，屬于敏感信息，需在進行人事信息管理工作中對信息注重保密。
　　2.人事信息管理方式優(yōu)劣勢。（1）文本記錄管理。優(yōu)勢：簡單直接，工作人員不需培訓；無較大花費，便宜；不易涂改，信息不易被竄改。劣勢：傳送信息復雜，紙質存儲，不易傳送；檢索費時費力，效率較低；信息量增大時，存儲、檢索將會變得越來越困難；紙質存儲不易保存。文本記錄管理方式適用于存儲非常重要的需單獨保存的信息，對于平常的人事業(yè)務、數據統(tǒng)計分析，效率較低。（2）EXCEL數據管理。優(yōu)勢：簡單直觀，只需對工作人員進行簡單培訓；無較大花費，易用；能夠進行一定的統(tǒng)計分析工作。劣勢：數據安全性較差；信息類型容易被修改，規(guī)范性較差。EXCEL數據管理方式適用于一般的人事信息管理工作，不能夠實現與教職員工間的交互。（3）數據庫管理。優(yōu)勢：簡單直觀；有一定花費，易用；數據格式規(guī)范；能夠進行數據統(tǒng)計分析工作，尤其是能夠迅速完成上級部門要求的報表工作。劣勢：需對人事工作人員進行操作培訓。數據庫管理方式適用于一般的人事信息管理工作，能夠較為及時準確地提供可靠的統(tǒng)計報表和相關分析數據供管理層決策，但與EXCEL數據管理相同，不能夠實現與教職員工間的交互。（4）人事管理信息化。優(yōu)勢：實現與教職員工間的交互，提高人事工作效率，規(guī)范、統(tǒng)一人事事務流程；操作簡單，只需對工作人員進行簡單培訓。劣勢：數據不可追溯；因上級報表動態(tài)變化，不易進行及時反應，靈活性較差；由于不能直接面對數據，人事工作人員在進行數據統(tǒng)計分析時的效率較低；實現信息化需經費支持，有一定的開發(fā)周期。

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