淺談崗位說明書在高校人事管理中的作用

　　【中圖分類號】G649.21 【文獻標識碼】A 【文章編號】1673-8209(2009)6-0046-02
　　【摘要】崗位說明書具有明確工作職責與權限、工作目標、工作特點、任職人員資格等作用,并能為工作評價、人員招聘、績效管理、培訓與開發(fā)等提供依據(jù)。普通高等院校應用崗位說明書進行人事管理,必將發(fā)揮應有的作用。
　　【關鍵詞】崗位說明書;高校人事管理;核心作用
　　
　　“崗位說明書”是組織對其所設崗位的各種要求進行說明的文件。它包括崗位名稱,其上、下級關系,任職條件,設置目的,本崗位與學校內外部的溝通關系,本崗位的主要職責范圍、責任范圍、權利范圍,以及考核標準等內容,是人事管理的基礎性文件。
　　
　　1 崗位說明書在高校人事管理中發(fā)揮核心作用
　　
　　1.1 基礎管理:崗位是組織里最小的單元,通過崗位說明書的結構化管理,對學校的最基礎層面按照崗位說明書的構成進行疏通、理順,形成學校管理的基礎網絡,成為構建整個管理體系的平臺,使管理體系從無序到有序,并通過崗位說明書的動態(tài)管理,不斷地進行創(chuàng)新與提升。它是學校有序、穩(wěn)定、規(guī)范的管理基礎,能夠有效地增強學校的應變能力、變革能力和抗風險能力。
　　1.2 公平管理:公平管理是有效管理的特征之一。教職工對公平的期望一方面通過學校對自身的評價與分配,另一方面從學校對他人的評價與分配,并通過與他人的比較來判斷學校的分配制度、程序、方法等是否公平。公平管理實現(xiàn)分配公平與程序公平,使教職工有公平感。崗位說明書通過建立結構化的內容,從不同的維度全面、客觀的進行崗位評估與教職工職務、職稱的評定,建立崗位等級與教職工等級,按照崗位價值與教職工價值公平分配,為制定公平的績效考評、薪酬分配、招聘選拔等制度提供依據(jù)。
　　1.3 規(guī)范管理:崗位說明書中通過明確崗位的職責、權限、任職資格等對崗位與教職工的要求,形成崗位的基本工作規(guī)范,使教職工按規(guī)則辦事、按規(guī)則受益,培養(yǎng)自己的職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)技能。
　　1.4 量化管理:崗位分析到崗位說明書的結果運用,都有不同的量化管理的方法,使人事的模糊管理從定性向定量發(fā)展。通過崗位價值量化評估,可以與薪酬掛鉤分配;通過建立能力素質評級標準、任職資格等級,可以進行人員評級、人員選拔。崗位分析與統(tǒng)計學等方法的結合,可以提高分析的準確性與精確性。另外,通過建立教職工能力素質模型,應用問卷的方式,采用統(tǒng)計學和心理學相結合的方法,開發(fā)成素質測評軟件,可以很大的提高人員選拔的效率與準確性。
　　
　　2 編制崗位說明書
　　
　　從崗位說明書的作用可以看出,崗位說明書對學校管理,特別是學校的人事管理是十分重要的,它編制成功與否,將對學校人力資源的眾多工作產生較大的影響。
　　2.1 崗位說明書的編制原則
　　2.1.1 目標明確的原則:編制崗位說明書前,首先應明確崗位的工作目標是什么,而且是為實現(xiàn)學校最高目標與戰(zhàn)略服務的。然后圍繞崗位目標來設計崗位職責。缺少目標引導的崗位職責,履行的結果是對學�？偰繕说倪_成沒有幫助,崗位的設置就沒有意義。
　　2.1.2 源于現(xiàn)實又高于現(xiàn)實的原則:崗位說明書的信息大多數(shù)是來源于現(xiàn)實崗位,或是一個新成立組織的前期策劃,由此基礎上編制的崗位說明書的重要編寫原則是既要反映現(xiàn)實情況,又不能拘泥于現(xiàn)實,要有一定的“空間感”[1]。
　　2.1.3 指導和幫助的原則:崗位說明書的價值在于為任職者的工作提供幫助和指導,能為崗位工作目標的達成提供最佳捷徑和向導,否則是一紙空文。
　　2.1.4 分工和協(xié)作的原則:崗位是因為分工不同而不同,一項工作或任務的完成往往需要很多個崗位的配合,崗位不是孤立的,崗位之間是分工與協(xié)作的關系,統(tǒng)一在學校目標下的價值鏈上發(fā)揮不同的價值和作用。
　　2.2 崗位說明書的編制方法:崗位說明書具體內容的編寫大體可分為幾個步驟來進行:準備階段、編寫階段、審核與修訂階段、定稿階段。
　　2.2.1 準備階段
　　(1)組建編寫小組:負責具體編寫工作和協(xié)調有關事宜。編寫小組成員由顧問公司(外聘)、人事處及其他部門指定的人員組成。對小組成員具體的要求:對學校及本部門的中長期目標和工作流程比較了解、有一定的影響力、能公平公正地處理問題、有一定的文字功底。
　　(2)組建領導小組:負責審核編寫的結果和解決編寫中出現(xiàn)的有關問題,主要由校領導和學校資深的專家組成。
　　(3)編制部門職能說明書:學校必須將自己的戰(zhàn)略目標落實到各個部門,系統(tǒng)的界定學校各部門的關鍵職能,完成學校現(xiàn)有部門的職能定位,明晰各部門的使命、責任、主要工作流程以及關鍵績效指標等。將部門擁有的工作業(yè)務流程在部門職能中逐一列出,建立了部門職能與學校關鍵工作流程之間的鏈接。
　　2.2.2 審核與修訂階段:部門負責人對崗位說明書的初稿進行初步審核,及時提出審核中發(fā)現(xiàn)的問題。編寫小組提供崗位說明書的審核技術和辦法,負責審核的過程輔導,解決各部門審核中遇到的技術問題,并負責收集審核意見,并修訂。
　　2.2.3 定稿階段:編寫小組將已初步修訂的崗位說明書提交學校領導小組。領導小組對所有的崗位說明書進行綜合性全面審核,提出審核意見,并將審核中發(fā)現(xiàn)的問題與編寫小組共同探討,最終確定修訂的辦法,經編寫小組再修訂后,崗位說明書定稿。
　　崗位說明書定稿后,通過一定的程序進行下發(fā)執(zhí)行。
　　
　　3 崗位說明書的管理
　　
　　崗位說明書的制定,是經過工作分析,按照崗位說明書的結構模塊一塊一塊完成的。崗位說明書的管理,則是按照崗位說明書的各結構模塊構成體系,一個體系的進行監(jiān)督與管理,將每個體系系統(tǒng)的聯(lián)系起來,保持內在的關聯(lián)性。高等學校如何管理崗位說明書呢?筆者將從以下三個方面進行探討。
　　3.1 強調動態(tài)管理:動態(tài)管理方式是要求持續(xù)改進與管理的方式,對崗位說明書的動態(tài)管理,就是對崗位說明書的內容進行持續(xù)改進與完善,并始終與學校內、外部環(huán)境的變化接軌,保證崗位說明書承載的信息是有效的而非過時的。
　　3.2 強化制度管理:崗位說明書提供了一套各個模塊的使用規(guī)范,遵守崗位說明書規(guī)范,招聘符合要求,職責不變遷等。每個模塊整理出來,都是一套單獨的制度體系,崗位系列、職責系列、任職資格系列、權限系列,招聘體系等,對崗位說明書的管理,在每個崗位規(guī)范管理的基礎上,對全部的崗位模塊系列形成制度化管理。崗位的設置與變更需與學校發(fā)展戰(zhàn)略和辦學理念相一致;確定崗位設置的基本原則,崗位分析的程序;建立崗位變動管理的流程和制度,崗位設置申請、申請內容、審核審批程序、崗位評估定級、編制崗位說明書。
　　3.3 強化職業(yè)素養(yǎng):教職工按照崗位要求的職責、權限去開展工作,恪守本崗位的職責、權限范圍與他人合作,按照組織的職業(yè)生涯通道塑造自己,彌補自己的差距等,達到崗位的業(yè)績要求。因此,高等學校通過對崗位說明書的培訓來強化教職工的職業(yè)素養(yǎng),達到培養(yǎng)職業(yè)化教職工的目的。通過崗位說明書實現(xiàn)教職工的職業(yè)化管理。
　　
　　參考文獻
　　[1] 張宗虎、張倩華.最新職位說明書設計范本[M].北京:人民郵電出版社,2006.1
　　[2] 陳志勇.崗位說明書的編寫[J].實務•方法.49-51
　　[3] 呂崢、唐曉斌.讓狐貍挑起擔子來:如何編寫崗位說明書.北京:中國經濟出版社,2004.9

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