董事長辦公室裝飾【關(guān)于辦公室工作智能化管理結(jié)構(gòu)探析】

　　現(xiàn)代智能化管理辦公方式與傳統(tǒng)辦公室工作實施對比，傳統(tǒng)上辦公室的辦公桌和文件柜就被計算機終端桌和伺服機所取代，可以明顯看出智能化管理具有明顯的優(yōu)越性。本文闡述了辦公室工作管理的發(fā)展進程，對比分析了現(xiàn)代智能化管理辦公方式與傳統(tǒng)辦公室工作的特點，探尋了現(xiàn)代智能化管理結(jié)構(gòu)。
　　
　　隨著勞動分工日趨細化、合理化，辦公室工作應(yīng)運而生。圍繞著文件和信息展開辦公室管理工作，將領(lǐng)導(dǎo)者及全體工作人員聯(lián)系到了一個系統(tǒng)，傳達、匯集、執(zhí)行和落實各項指令，辦公室工作具有輔助性、從屬性、突發(fā)性，還有階段性等特性�，F(xiàn)如今，勞動生產(chǎn)率一直處于提升階段，同時，新興高科技產(chǎn)業(yè)不斷涌現(xiàn)，傳統(tǒng)意義上的生產(chǎn)形式發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變，辦公室工作的工作范圍、工作性質(zhì)、服務(wù)對象、還有工作形式與傳統(tǒng)的工作相比均發(fā)生了質(zhì)的變化。
　　
　　1.傳統(tǒng)辦公室工作管理及發(fā)展
　　辦公室管理工作特點是與當(dāng)時的辦公條件相符合的。如表1所示，為不同時代的辦公條件決定了這個時代的工作特點：
　　從表中可以看出傳統(tǒng)辦公室管理工作特點是：1）文件是以紙質(zhì)原件或復(fù)印件作為載體的形式出現(xiàn)并保存的；2）傳遞信息的形式多為口頭或靠電話傳遞，不易存儲。正因為有各兩個特點，文件傳達出現(xiàn)斷鏈的現(xiàn)象，以及信息輸送出現(xiàn)失真的現(xiàn)象時有發(fā)生，給實際的工作帶來一定的不利影響，難以及時決策，行政命令的落實執(zhí)行和行政工作的開展有一定的滯后性。
　　另外，從表1中可以發(fā)現(xiàn)，在隨著辦公條件的日益完善，以及設(shè)備的更新?lián)Q代，辦公室管理工作得到了長足的發(fā)展。
　　
　　2.辦公智能化管理與傳統(tǒng)管理相比的優(yōu)越性
　　如表2所示，將現(xiàn)代智能化管理辦公方式與傳統(tǒng)辦公室工作實施對比。傳統(tǒng)上辦公室的辦公桌和文件柜就被計算機終端桌和伺服機所取代，可以明顯看出智能化管理具有明顯的優(yōu)越性。
　　3.辦公智能化管理的特點分析
　　3.1 辦公管理手段現(xiàn)代化
　　計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促進了辦公智能化管理技術(shù)的更新，其中包含了硬件設(shè)施的更新、軟件的升級換代、工作地點和規(guī)范的擴大。具有鮮明的時代特征，而且換代周期與科技更新的周期同步。
　　3.2 職業(yè)要求更加嚴(yán)格
　　從從業(yè)人員的結(jié)構(gòu)角度上與傳統(tǒng)的辦公室工作相對比，辦公智能化管理要求管理工作人員除了必須具有勤奮任事，并具有一定的組織能力以外，還必須會運用現(xiàn)代計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)辦公室工作進行及時、靈活、高效管理的要求。這是對從業(yè)人員提出來的更為嚴(yán)格的技能和素質(zhì)要求。
　　3.3 辦公方式更加及時化、靈活化
　　高科技的引入，打破了傳統(tǒng)的8小時，辦公室內(nèi)辦公的工作方式，有效地改變傳統(tǒng)意義上的辦公室管理工作時間、工作范圍，可以做到隨時、隨地地完成反饋過來的各項重要工作任務(wù)。辦公形式愈來愈及時化、靈活化，從業(yè)人員在提升了素質(zhì)的同時也從煩瑣的日常文整、傳達工作中解放出來，促進高效、快捷的工作方式的形成。
　　
　　4.辦公智能化管理的結(jié)構(gòu)
　　辦公智能化管理的結(jié)構(gòu)如圖1所示，整個結(jié)構(gòu)分為辦公室內(nèi)辦公智能化管理和辦公室外辦公遠程化管理兩個部分。
　　4.1 辦公室內(nèi)實現(xiàn)辦公智能化管理
　　如何實現(xiàn)辦公室內(nèi)辦公智能化管理？在如圖1中的智能化模塊，給我展現(xiàn)了辦公室從業(yè)人員在辦公室工作與服務(wù)對象之間的關(guān)系，通過圖形不難看出工作中信息傳播的主要控制點是電話接口和網(wǎng)絡(luò)接口，辦公室是信息傳達、上報，以及匯集的中樞。從業(yè)人員運用智能化辦公設(shè)備實現(xiàn)高效、快捷文字和信息處理，該辦公室工作是全面體現(xiàn)服務(wù)精神、發(fā)揮協(xié)調(diào)作用、以及輔助領(lǐng)導(dǎo)實施管理決策的職業(yè)。
　　4.2 辦公室外實現(xiàn)辦公遠程化管理
　　離開了辦公室，同時又有緊急的工作需要安排和處理怎么辦？辦公室外實現(xiàn)辦公遠程化管理可以解決這個問題，辦公室管理人員或秘書在8小時工作時間以外的時間、地點，例如說在家中休息，或出差在外地，又或者是在上班的路上，通過該結(jié)構(gòu)可以做到及時地完成需辦的辦公任務(wù)。這一結(jié)構(gòu)如圖1中的遠程化模塊所示，具體實施是通過智能化辦公設(shè)備和通訊設(shè)備建立一虛擬智能化辦公環(huán)境，實現(xiàn)工作任務(wù)完成的完成。
　　
　　5.辦公智能化管理的意義所在
　　辦公智能化管理給辦公室工作提供了必要的硬件設(shè)施，切實地提高了管理服務(wù)工作效率、服務(wù)質(zhì)量和工作作風(fēng)，有效地增加了管理服務(wù)工作透明度和規(guī)范化。辦公管理人員的素質(zhì)得到了提升，工作的靈活度加大，也激發(fā)了他們在工作中的主觀能動性性和積極性。
　　5.1 提高效率，節(jié)約資源
　　與傳統(tǒng)文件傳遞過程所暴露出來的手續(xù)煩瑣、效率較低，印制、傳達文件消耗大量人力、物力相比而言。在實現(xiàn)辦公智能化管理以后，信息傳遞具有即時性、高效性、無誤性，在提高工作效率的同時，節(jié)約人力、物力資源。
　　5.2 制度規(guī)范，有據(jù)可查
　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件在歸檔和編目，以及查閱過程中需要耗費大量時間、精力；同時，文件的存儲需也需要占據(jù)比較大的空間；另外，保管上必須做到防蛀、防霉、防遺失等等，一旦丟失或破損，對數(shù)據(jù)的調(diào)出就帶來了比較大的麻煩，因此，需要投入大量人力去打理。
　　5.3 服務(wù)到人，合理公平
　　與傳統(tǒng)的辦公室管理中需要投入大量人力、物力成本相比，辦公智能化管理，通過網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)了信息的即時性、共享性，人人都可以在第一時間獲取所需信息，實現(xiàn)信息的平等傳遞。同時，信息平臺的共享性和大容量，讓每一個從業(yè)人員都可以隨時調(diào)閱并獲取信息，消除管理工作中“ 時間差”、“ 地域差”等不利因素的影響。
　　（作者單位：浙江東方巨龍裝飾工程有限公司322000）

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