10號令在水電開發(fā)企業(yè)中的應(yīng)用與實(shí)踐

　　【摘要】本文對國家檔案局印發(fā)的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》在水電開發(fā)企業(yè)中的應(yīng)用過程、實(shí)施步驟及在應(yīng)用中應(yīng)注意的問題進(jìn)行了論述，可供同類型企業(yè)參考。
　　【關(guān)鍵詞】10號令；歸檔范圍；保管期限表
　　2012年12月，國家檔案局印發(fā)了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號，以下簡稱10號令）并于2013年2月1日起實(shí)施。為進(jìn)一步做好10號令的學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹和實(shí)施工作，國家檔案局于2013年4月又下發(fā)了《關(guān)于貫徹實(shí)施〈企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定〉的通知》，要求各級檔案行政管理部門、各企業(yè)檔案部門高度重視，精心組織，進(jìn)一步推動企業(yè)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，全面提高企業(yè)檔案工作水平。本文就10號令在水電開發(fā)企業(yè)中的具體應(yīng)用和實(shí)踐進(jìn)行論述，以供類似企業(yè)參考。
　　一、文件歸檔范圍和檔案保管期限表編制準(zhǔn)備工作
　　水電開發(fā)企業(yè)一般都是圍繞某水電站或者河流的水能資源開發(fā)而設(shè)立的，企業(yè)的主要經(jīng)營內(nèi)容是水電開發(fā)資源的獲取、投資、建設(shè)和運(yùn)營。作為該類型的企業(yè)，由于其經(jīng)營內(nèi)容專一，部門設(shè)置基本固定，一般設(shè)置為總經(jīng)理工作部、黨群工作部、經(jīng)營管理部、財務(wù)部、工程建設(shè)部和生產(chǎn)部。且部門的設(shè)置一般不會發(fā)生較頻繁的變更。因此，水電開發(fā)企業(yè)的保管期限表排列方式按照部門職責(zé)進(jìn)行劃分比較合適。做好文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作，首先要做好編制前的各項準(zhǔn)備，一般檔案管理人員只對檔案本身管理以及相關(guān)工作比較熟悉，要完全熟悉整個公司各個部門的經(jīng)營和生產(chǎn)活動以及該活動所產(chǎn)生的檔案資料，是比較困難的，須依靠公司各職能部門整體配合來進(jìn)行該項工作。在開展編制工作前，應(yīng)做好以下準(zhǔn)備工作：
　�。ㄒ唬┩瓿删幹菩〗M的組建工作。由于文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作涉及公司的各個部門，具體的歸檔范圍和保管期限還需各部門根據(jù)部門文件材料提出后，再由專職檔案管理人員來確定。為確保該工作的順利進(jìn)行，首先需要成立編制小組。為保證編制小組工作的順利進(jìn)行，公司在原檔案管理小組的基礎(chǔ)上，單獨(dú)成立了以分管副總經(jīng)理為組長，檔案管理部門主任為副組長，各職能部門負(fù)責(zé)人和職能部門的兼職檔案員為成員的編制小組并確定了各級人員的工作職責(zé)。工作小組的主要職責(zé)是：編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表工作計劃；具體組織實(shí)施編制工作；按照職責(zé)分工起草文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表；文件材料歸檔范圍和保管期限的宣傳和業(yè)務(wù)指導(dǎo)等工作。
　　（二）對10號令進(jìn)行全體宣貫和培訓(xùn)。10號令是要對企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營和管理等活動過程中的各種記錄，按照要求進(jìn)行歸檔或不歸檔的區(qū)分，同時又根據(jù)歸檔材料的重要程度區(qū)分不同的歸檔期限。作為檔案管理人員或者各部門的兼職檔案管理員，都無法完全確定公司和部門在經(jīng)營活動中實(shí)際產(chǎn)生的各種記錄以及這些記錄的重要程度。為防止出現(xiàn)“該歸而未歸”“不用歸而歸”以及歸檔期限不合理等情況，就需要對公司各級人員，特別是資料產(chǎn)生的“親歷者”，如：工程建設(shè)管理人員、生產(chǎn)運(yùn)行人員、技術(shù)主管等，進(jìn)行10號令的宣貫和培訓(xùn)。根據(jù)水電開發(fā)公司存在較分散，不集中的特點(diǎn)，公司先后兩次組織全體員工進(jìn)行了10號令的宣貫和培訓(xùn)，基本達(dá)到了全員覆蓋。
　　（三）制定符合公司實(shí)際情況的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計劃。水電開發(fā)企業(yè)的部門結(jié)構(gòu)相對固定，在制定、編制工作計劃的時候，就應(yīng)該按照部門結(jié)構(gòu)來制定合理的工作計劃。但由于各個部門的工作內(nèi)容相差較大，就需要各個部門根據(jù)自身的實(shí)際工作情況來制定。如：工程管理部除了要考慮已完工的工程資料，還要考慮后續(xù)開工的工程資料；生產(chǎn)運(yùn)行部除了考慮現(xiàn)運(yùn)行管理工作的資料，還要考慮后期為了加強(qiáng)生產(chǎn)運(yùn)行可能會產(chǎn)生的資料等。該工作應(yīng)由各部門的負(fù)責(zé)人和本部門的編制小組成員，在征求各部門員工的基礎(chǔ)之上來進(jìn)行。公司在各個部門編制的工作計劃基礎(chǔ)之上，形成符合公司實(shí)際情況的編制工作計劃，做到每一項工作有負(fù)責(zé)人、有節(jié)點(diǎn)、有成果、有預(yù)算等。
　　二、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的實(shí)施步驟
　　每個企業(yè)根據(jù)自身經(jīng)營的特點(diǎn)不同，在文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作的實(shí)施中，會采取不同的實(shí)施步驟或?qū)嵤┓椒�，根�?jù)水電開發(fā)企業(yè)自身的特點(diǎn)，實(shí)施步驟主要有：
　　（一）對公司各部門的職能進(jìn)行深入分析并做好資料收集工作。公司編制小組先后多次組織各部門負(fù)責(zé)人和編制小組成員，按照部門職責(zé)，對各部門應(yīng)該履行的部門職責(zé)以及該職責(zé)執(zhí)行下應(yīng)該產(chǎn)生或者會產(chǎn)生的記錄、資料進(jìn)行分析。要求各部門針對部門職責(zé)中的每一項工作內(nèi)容進(jìn)行具體的細(xì)化，且必須提出該項工作內(nèi)容可能或者應(yīng)該產(chǎn)生的記錄、資料清單。最后由各部門兼職檔案人員（同時也是編制小組成員）將形成的清單提交編制小組審查。
　�。ǘ�）各部門提出文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表初稿。各部門在對本部門的職責(zé)、業(yè)務(wù)流程和生產(chǎn)經(jīng)營活動深入分析的基礎(chǔ)之上，依據(jù)10號令的要求，形成本部門文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表初稿。由部門兼職檔案人員（同時也是編制小組成員）提交檔案管理部門。
　�。ㄈ�）檔案管理部門匯總并形成公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表初稿。公司檔案管理人員在匯總各部門提交的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表初稿后，從檔案管理專業(yè)的角度以及檔案專業(yè)人員對10號令更加專業(yè)理解的基礎(chǔ)上，進(jìn)行修訂和完善，最終形成公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表初稿并提交編制小組審核。
　�。ㄋ模�對編制小組審核通過后的初稿在全公司范圍內(nèi)征求意見。檔案管理部門把經(jīng)編制小組審核后的初稿，以公司正式文件下發(fā)至各個部門進(jìn)行征求意見。同時，為了更好地發(fā)揮廣大員工的積極性，公司還專門組織召開了兩次初稿討論會。各部門在會上對整個公司形成的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表初稿進(jìn)行認(rèn)真討論，收到了較好的效果。
　�。ㄎ澹┯删幹菩〗M匯總意見并有選擇性地修改后形成符合公司實(shí)際情況的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。在征求意見期結(jié)束后，公司編制小組共同對所收集到的意見進(jìn)行討論，有選擇性地取舍后，對初稿進(jìn)行修改，修改完善后，提交公司形成最終的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。
　　通過先調(diào)查研究，形成各部門層面的初稿，匯總形成公司層面的初稿，廣泛征求意見和最終形成符合公司實(shí)際情況的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表這一系列步驟。公司最終形成了符合水電開發(fā)企業(yè)公司實(shí)際的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。通過10號令在公司的應(yīng)用和實(shí)踐，最終形成了58大項、239子項檔案歸檔范圍和期限表。
　　三、10號令在水電開發(fā)企業(yè)中應(yīng)用的注意事項
　　要保證10號令在水電開發(fā)企業(yè)中得到真正的落實(shí)，各企業(yè)需注意以下事項：
　　（一）要全員參與，避免單兵作戰(zhàn)。在很多類似的工程投資開發(fā)運(yùn)營企業(yè)，絕大多數(shù)人員（包括公司領(lǐng)導(dǎo)）是技術(shù)類或工程類專業(yè)出身。其本身對公司的檔案管理工作和檔案的認(rèn)識性不足，往往認(rèn)為檔案管理工作是檔案管理人員的事，和其他人沒關(guān)系。在這種情況下，需要檔案管理人員跟公司領(lǐng)導(dǎo)說明具體情況和緣由，得到公司領(lǐng)導(dǎo)的支持并積極發(fā)動全體員工參與該項工作。
　�。ǘ�）充分發(fā)揮職能部門的作用。職能部門在該工作的作用發(fā)揮得如何，幾乎決定了該工作是否成敗的主要因素。檔案管理人員對職能部門的生產(chǎn)經(jīng)營活動是不可能深入了解的，只有職能部門自身發(fā)揮能動性，認(rèn)真梳理自身工作職責(zé)、工作流程，才能提出自身部門檔案歸檔范圍和檔案保管期限表。
　�。ㄈ�）檔案管理部門做好引領(lǐng)作用。在整個過程中，既要全員參與，又要充分發(fā)揮各職能部門的作用。作為檔案管理部門，更應(yīng)該做好整個工作的引領(lǐng)。工作的方向、工作的深度和工作的成果，都需要專業(yè)的檔案管理人員來引領(lǐng)和指導(dǎo)。失去了檔案專業(yè)人員的引領(lǐng)和糾偏，勢必導(dǎo)致整個工作像一盤散沙，最后形成的成果也和10號令要求相差甚遠(yuǎn)。

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