公司文件編號規(guī)定

　文件編號規(guī)定

　1. 目的 為了規(guī)范地管理本公司的各種文件、技術(shù)文檔、記錄、項目和合同，對它們的編號方法作出統(tǒng)一規(guī)定。

　2. 適用范圍 適用于質(zhì)量體系文件、文件執(zhí)行過程中產(chǎn)生的各種技術(shù)文檔、記錄、項目和合同的編號。

　3. 術(shù)語及縮略語 本程序采用NQ402100《質(zhì)量手冊》中的術(shù)語和縮略語及其定義。

　4. 編號規(guī)定 4.1

　 編號分類 受本規(guī)定控制的對象分為如下幾類：

　1) 質(zhì)量體系文件； 2) 簽定后的合同； 3) 因執(zhí)行質(zhì)量體系文件而產(chǎn)生的各種評審結(jié)果、報告等質(zhì)量記錄。

　4.2

　 編號的制定 4.2.1 質(zhì)量體系文件的編號 質(zhì)量體系文件的編號使用8位符號表示：“ccdddnnn”。各符號位的含義如下：

　1) “cc”為質(zhì)量管理體系文件分類代號，取兩位字母編號，共有三種情況：

　“NQ”為質(zhì)量手冊代號； “NP”為程序文件代號； “NW”為支持性文件代號； 2) “ddd“為該文件描述的質(zhì)量體系要素在ISO9000-3：1994中的章節(jié)號，取三位數(shù)字編號。例如，某文件描述的活動是合同評審，對應(yīng)于ISO9000-3中的要素是“5.2 合同評審”，則該文件的編號中此三位是“502”，以此類推�！顿|(zhì)量手冊》的編號中此三位為“402”。

　3) “nnn 序列號，取三位數(shù)字。第一位表示該文件在其對應(yīng)的質(zhì)

　量要素中的分類號。例如，要素“5.2合同評審”對應(yīng)的兩個文件：《產(chǎn)品策劃與可行性分析》與《合同評審》，其中《產(chǎn)品策劃與可行性分析》對應(yīng)的分類號為“1”，其編號為“NP5021zz” ，《合同評審》對應(yīng)的分類號為“2”，其編號為“NP5022zz”；第二、三位為流水號，取值范圍是“00~99”。至此《合同評審》的完整編號為“NP502200”。

　4.2.2 表格文件的編號 各種記錄表格也是質(zhì)量體系文件的一部分，其編號與對應(yīng)的體系文件相關(guān)聯(lián)，用九位符號表示：ccxxxxxxd 1) “cc”為質(zhì)量記錄代號，取兩位固定字母“NR”表示。

　2) “xxxxxx”為該表格文件對應(yīng)的體系文件編號的后六位。假如：某體系文件的文件編號位NP404100，那么，該文件的所有質(zhì)量記錄的編號中此六位是“404100”； 3) “d”為相應(yīng)程序文件質(zhì)量記錄扮類順序號，取一位大寫字母表示，取值范圍是“A~Z”。例如，某執(zhí)行程序文件時要產(chǎn)生兩種質(zhì)量記錄，則它們的分類號分加別為A和B。

　4.2.3 合同編號 4.2.3.1 本公司與國外公司簽定的合同的編號用七位符號表示：“ssyyyynnn”。

　各符號位的含義如下 1) “ss”為國外公司名稱的代號，用兩位大寫字母表示。例如，日本NIKON株式會社代號為“NN”，國外公司名稱的代號由項目管理部統(tǒng)一給定； 2) “yyyy”為年份代號，用四位數(shù)字表示。例如，1997年記為“1997”； 3) “nnn”此三位是順序號，從每年的元月一號起，按項目立項的先后順序編號：001~999。

　4.2.3.2

　本公司與國內(nèi)單位簽定的合同的編號用十七位符號表示：“sssxxttyyyymmnnnz”。各符號位的含義如下：

　1) “sss”為本公司名稱固定代號“NAS”；2) “xx”為合同種類號，其中：“SI”為系統(tǒng)集成分銷合同、“SO”為軟件集成合同； 3) “tt”為本公司及各分支機構(gòu)所在地的地域名代號，用兩位字母表示。例如，“SY”表示沈陽，“DL”表示大連； 4) “yyyymm”為年份和月份代號，用六位數(shù)字表示。例如，1997年5月記為

　“199705”； 5) “nnn”為順序號，用三位數(shù)字表示。從本年的第一天起，按合同簽定的先后順序編號：001~999； 6) “z”的意義為：“A”表示合同為正式合同書、“B”表示合同為銷售確認書。

　4.2.4 項目編號 4.2.4.1 國際項目的項目編號通�？梢匝佑脤Ψ降捻椖烤幪�，需自主編制時同國內(nèi)項目。

　4.2.4.2

　國內(nèi)項目的項目編號表示為：“ssxxyyyynnnd”。各符號位的含義如下：

　1) “ss”為開發(fā)該項目的本公司各事業(yè)部或分公司的縮寫代號，用兩位大寫字母表示。例如，“UO”表示UO事業(yè)部； 2) “xx”為產(chǎn)品系列編號，用兩位數(shù)字表示。

　3) “yyyy”為項目立項年份代號，用四位數(shù)字表示。例如，1997年記為“1997”； 4) “nnn”為順序號，用三位數(shù)字表示：“001~999”。按立項的先后順序編號。

　5) “d”為可選項，當一份合同對應(yīng)多個項目或一個項目又分為若干子項目時使用該選項。

　4.2.5 質(zhì)量記錄編號原則 除公司有統(tǒng)一要求的記錄外，各部門產(chǎn)生的質(zhì)量記錄由本部門自行確定記錄編號方式。原則如下：一個編號可由以下幾部分組成 部門代號__分類號__年份__人名縮寫__流水號。

　各部門在編號時可選擇其中的幾項或全部，部門代號和分類號至少選擇一個。部門代號一般為兩個字母，分類號為兩到三個字母，可由本部門自己定義。年份最多由八位數(shù)字組成，如1999年4月20日可記為1999或記為199904也可記為19990420。

　4.3

　編號的使用 質(zhì)量體系文件的編號在編寫之前由質(zhì)量保證部門給定；項目編號在下達項目任務(wù)書時，由項目管理部門給定；合同編號在其簽定之后，由市場營銷部門或項目管理部門給定。質(zhì)量記錄的編號以易于區(qū)分不會引起混亂為原則，當某項質(zhì)量活動只可能產(chǎn)生一個質(zhì)量記錄時，可不必再進行編號。

　5. 引用文件 (無)

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