檔案室管理制度上墻

　檔案室管理制度上墻

　檔案室管理制度上墻檔案員工作職責 ?

　1、認真學習《檔案法》和檔案專業(yè)知識，熟習和掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識，努力提高級案管理現(xiàn)代化水平。

　2、負責做好本單位各類檔案資料的搜集、鑒定、整理、編目、歸檔、保管和檔案統(tǒng)計、移交登記工作。

　3、熟習室藏所有檔案資料的內(nèi)容，積極按要求做好檔案借閱、利用工作。

　4、遵照保密紀律，認真履行檔案工作的各項管理制度。接受上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)的業(yè)務(wù)指點和監(jiān)督。

　5、負責檔案庫房平常管理，做好檔案安全管理工作。

　6、負責本單位日志的搜集，做好大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等檔案編研工作。

　7、宣揚貫徹檔案工作法律法規(guī)，提高集體檔案意識，對本單位各股室業(yè)務(wù)人員的整理、歸檔工作進行指點、監(jiān)督、檢查。

　立卷歸檔制度 ?

　1、歸檔范圍 ?

　歸檔范圍按國家檔案部門和上級業(yè)務(wù)部門規(guī)定履行，必須齊全、完全，1 般包括：文書檔案、科技檔案(基建、裝備類)、業(yè)務(wù)檔案、財會檔案，并重視搜集照片、錄音錄相、磁盤、磁帶等不同載體的檔案。

　2、歸檔要求 ?

　1.本單位擬發(fā)的文件材料，經(jīng)辦人應(yīng)負責搜集完全(如底稿與正文、請示與批復(fù))后向檔案室歸檔;參加有關(guān)會議帶回的文件材料應(yīng)交辦公室登記后歸檔;收文要及時登記，凡是有登記編號的收文，經(jīng)辦

　人辦理結(jié)束后及時退還辦公室。

　2.文件材料辦理終了應(yīng)及時登記歸檔，文書檔案搜集歸檔 1 般在次年 5 月底前完成，科技檔案按項目整理歸檔，應(yīng)在項目完成 3 個月內(nèi)完成歸檔和移交，業(yè)務(wù)檔案、會計檔案與文書檔案整理同時進行，由業(yè)務(wù)部門或會計機構(gòu)保管使用 1 年后，向單位檔案室移交。

　3.整理的檔案，裝具統(tǒng) 1，檔案盒、目錄格式符合國家標準，做到整齊美觀。

　檔案移交制度 ?

　1、 本單位檔案實行集中統(tǒng) 1 管理，各股室構(gòu)成的各類文件材料，按要求歸檔終了后，及時向檔案室移交。

　2、 移交的檔案資料要保證按歸檔要求，做到整理規(guī)范、檔號編制規(guī)范、編目清晰。

　3、 移交時登記造冊，交接雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄認真核對，交接雙方實行簽字手續(xù)，以明確責任。

　4、 檔案人員根據(jù)要求，對不符合移交質(zhì)量的檔案，有權(quán)要求移交人員重新整理后再移交。

　5、 檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。

　檔案保管制度 ?

　1、本單位所有檔案實行集中統(tǒng) 1 管理，任何科室和個人不得以任何理由謝絕移交。

　2、定期對室藏檔案保管狀態(tài)進行全面檢查，作好溫濕度記錄，保證室藏檔案與案卷(歸檔)目錄像符。

　3、建立檔案接收移交登記簿，凡進、出檔案做到及時登記。定期對檔案進行監(jiān)銷，監(jiān)銷檔案登記造冊，經(jīng)單位負責人簽字后，報請

　同級檔案行政部門同意落后行燒毀。

　4、檔案室配置防盜、防火、防光、防高溫、防潮等必要保護設(shè)施，定期投放防鼠、防蟲藥，并定期清潔，保持室內(nèi)干凈衛(wèi)生。

　5、除檔案人員外，其他人員不得進入檔案室，嚴禁在檔案室內(nèi)吸煙。

　6、因保管不善造成檔案損毀和丟失，按檔案法有關(guān)規(guī)定，追究檔案人員責任。

　7、檔案人員下班離開工作崗位時，應(yīng)關(guān)門加鎖，切斷電源。

　檔案保密制度 ?

　1、檔案人員要認真學習《檔案法》，建立保密觀念，增強保深情識，自覺遵照保密紀律，做到不泄密不失密。

　2、國家秘密文件和資料，由檔案人員負責收發(fā)、登記、傳遞傳閱，妥善保管和按時清退，不得隨便擴大閱文范圍。

　3、凡屬國家秘密文件、資料、檔案，不得自行抄寫和翻印，確因工作需要的，經(jīng)文件制發(fā)機關(guān)批準同意后方可翻印。

　4、“3 密”文件資料和其他重要檔案，只限于檔案室或其他指定地點查閱，不得帶出機關(guān)和帶回家中查閱。

　5、非檔案人員未經(jīng)同意不得擅自進入檔案室，更不得隨便翻閱文件、檔案。

　6、發(fā)現(xiàn)涉密檔案資料丟失、被盜或檔案內(nèi)容泄密，必須立即報告及時清查，對當事者依照《保密法》的有關(guān)規(guī)定追究責任。

　檔案借閱利用制度 ?

　1、建立檔案借閱及利用效果登記簿。凡借閱檔案，必須實行借閱登記手續(xù)，并做好利用效果反饋工作。

　2、外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信，經(jīng)本單位負責人同

　意后方可查閱。因工作需要確需外借的，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。借出的檔案不得私自翻印，不得轉(zhuǎn)借他人，做到定期歸還，不得遺失。

　3、查閱檔案不得在檔案上圈劃、涂改，造成污損，不得拆散、剪裁、撕毀或抽走檔案資料。對私自涂改、撕毀檔案者，依照《檔案法》有關(guān)規(guī)定追究當事人法律責任。

　4、借閱檔案歸還時，檔案人員要仔細進行盤點、檢查，并做好歸還及利用效果記載。

　檔案統(tǒng)計制度 ?

　1、嚴格按《統(tǒng)計法》的規(guī)定展開檔案統(tǒng)計工作，不虛報、漏報、瞞報。

　2、根據(jù)上級業(yè)務(wù)部門和檔案業(yè)務(wù)主管部門的要求，做好本單位的統(tǒng)計工作，建立健全各種統(tǒng)計表，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記載為根據(jù)，做到及時、完全、準確。

　3、在檔案利用方面，做好利用人次、利用效果的統(tǒng)計工作。

　4、對移交歸檔的檔案數(shù)量進行統(tǒng)計，做到帳物符合，完全齊全，進出手續(xù)登記完備。

　5、對檔案的燒毀、更改及上級要求的其他統(tǒng)計數(shù)據(jù)，及時準確填報，本單位內(nèi)部檔案的移交要手續(xù)清楚、按章辦事。

　檔案室管理制度上墻 1、檔案工作人員應(yīng)嚴格貫徹履行國家保密法規(guī)，遵照保密紀律，明確保密職責，保護檔案的安全與完全。

　2、保密文件材料，檔案的密級劃分，變更和解密，必須依照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥為保管，絕密檔案要單獨保管。

　3、檔案庫房設(shè)施符合“8 防”的要求，要安裝鐵門(防盜門)鐵窗，凡遇重大節(jié)假日應(yīng)提早對庫房的安全保密設(shè)施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問

　題及時處理。

　4、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。

　5、不準私自或在無保密保障的情況下復(fù)制、使用、寄存、燒毀屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。

　6、不準借閱秘密檔案資料，查閱秘密檔案或文件，應(yīng)實行審批手續(xù)，并限于在保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄寫和帶出，不得向他人流露秘密文件的內(nèi)容。

　7、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品外出開會、參觀、學習、旅游、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準，同時指定專人保管。

　8、不準向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)當知悉者談?wù)搰�家秘密�?/p>

　9、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作、發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。

　10、不準隱瞞泄密事件，對造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節(jié)依法追究責任。

　檔案利用制度 ?

　1、本單位檔案權(quán)限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用，凡查借閱檔案，必須實行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。

　2、外單位來查閱檔案的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍、經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱。

　3、查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查閱，并保持安靜、衛(wèi)生、不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防破壞檔案。

　4、查閱秘密文件必須實行審批手續(xù)，嚴格遵照保密規(guī)定。

　5、借閱檔案時間 1 般不超過 3 天，延長時間需辦理續(xù)借閱手續(xù)，最多不得超過 7 天，借用份數(shù)每人每天不得超過 3 份。

　6、借閱者應(yīng)保護檔案的’完全與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影英復(fù)制、拆換、涂改及污損，背者必究。

　7、借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真盤點，仔細檢查、并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長時間離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。

　8、凡遇節(jié)假日和特殊情況，檔案室有權(quán)隨時收回借出的檔案，材料，以利安全保密等工作。

　9、凡在借閱檔案進程中，造成案卷散失，污損或拒不歸還者。

　應(yīng)按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴肅處理。

　10、復(fù)制、抄寫檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，抄寫復(fù)制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。

　檔案鑒定燒毀制度 ?

　1、成立檔案鑒定小組、鑒定小組由本機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)任組長、成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。

　2、鑒定小組以專業(yè)主管部門肯定的檔案價值鑒定原則和標準為準繩，以檔案的保管期限為根據(jù)及時組織對到期檔案進行鑒定。

　3、鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無保存價值需要燒毀的檔案及文件材料，要填好燒毀清冊，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準，并報送有關(guān)檔案部門備案，然后方可燒毀。

　4、對已超過保管期限檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應(yīng)重新規(guī)定保管期限，其保管期限從

　第 1 次鑒定的年限算起。

　5、經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要到達劃定保管期限準確，保管單位質(zhì)量到達標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完全，檔案部門要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，責成有關(guān)部室或責任人負責修改、補充。

　6、燒毀檔案時，監(jiān)銷人員不得少于 2 人，應(yīng)由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門派員在指定地點共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在燒毀之前，應(yīng)認真進行盤點核實，燒毀后要在燒毀清冊上簽名蓋章，并將燒毀情況報告領(lǐng)導(dǎo)。

　檔案室管理制度上墻檔案管理工作制度 為加強本單位檔案管理，實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標準化，根據(jù)國家《檔案法》有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

　1、歸檔范圍 本單位在工作及重要會議、重要活動中構(gòu)成具有保存價值的各種文件、材料(含聲像資料)，均列入歸檔范圍。

　(1)中央和省、市、局下發(fā)的文件，本單位在工作中構(gòu)成的文件、材料，單位領(lǐng)導(dǎo)或工作人員以參加會議帶回的文件、材料，本單位各種會議或重要活動構(gòu)成的文件、材料及聲像資料等，歸入綜合類檔案。

　(2)由市、局等上級機關(guān)立案查處的背紀案件(含自辦與交辦)材料，歸入檢查類檔案。

　(3)由上級機關(guān)辦理的中央、省、市、局立案要結(jié)果的信訪案件材料，歸入信訪類檔案。

　(4)黨風廉政建設(shè)工作中構(gòu)成的材料，歸入黨風類檔案。

　2、立卷歸檔 (1)立卷分工和時限要求 文書檔案由辦公室文書負責立卷; ?

　案件檔案由紀檢監(jiān)察室和審理室負責立卷; ?

　信訪案件檔案由信訪室負責立卷;

　黨風廉政建設(shè)檔案由黨風室負責立卷; ?

　當年的文書檔案、案件檔案、信訪案件材料檔案 1 般應(yīng)在翌年 3月底前交辦公室檔案室歸檔。黨風廉政建設(shè)檔案由黨辦室負責保管。

　(2)組卷原則 l、本單位上年下發(fā)的文件，按各自類目單獨組卷; ?

　其它各種會議的有關(guān)文件、材料，按構(gòu)成的順序組卷; ?

　本單位召開的會議和重要活動的文字、聲像資料，重要會議領(lǐng)導(dǎo)講話，本單位及上級機關(guān)構(gòu)成的規(guī)定、決定、意見等文件材料由專人整理后組卷、歸檔。

　2、信訪案件檔案，以結(jié)案年度為準，可 1 案 1 卷，也可 1 案多卷。

　4、其它業(yè)務(wù)部門要按規(guī)定的案卷類目要求立卷，交檔案室檢查、驗收保管。

　(3)立卷操作程序 l、搜集、整理、歸檔立卷。凡是在上年度工作活動中構(gòu)成的文件、材料、聲像等資料，均應(yīng)歸檔立卷。

　2、訂卷。各類卷宗裝訂要標明頁碼，核準無誤，每卷頁數(shù) 1 般不超過 100 頁。訂卷要除掉金屬釘、針。對有破損的材料要進行裱糊，對在裝訂線內(nèi)批改的字句要進行加工處理。

　3、填寫卷內(nèi)目錄。每卷首頁的本卷目錄包括卷內(nèi)文件(材料)的順序號、文件標題、文號、文件構(gòu)成日期、文件所在頁碼等。

　4、填寫卷宗封皮。卷宗標題要準確反應(yīng)卷宗的內(nèi)容，還要填寫清楚卷內(nèi)文件的構(gòu)成日期，卷皮文字利用鋼筆或碳素筆書寫，字跡清楚，筆畫工整，排列整齊，由檔案室管理人員統(tǒng) 1 填寫全宗號、目錄號、案卷號，并按《案卷類目》要求填寫保管期限。

　5、編制案卷目錄。本年度卷宗由辦公室檔案管理人員按順序逐1 編號、登記、造冊，構(gòu)成本年度案卷目錄。案卷目錄包括：案卷順

　序、標題、卷內(nèi)文件年度、卷內(nèi)文件頁數(shù)、保管期限(永久、長時間、短時間)等。

　6、移送檔案。各室向辦公室檔案管理人員移交的檔案，要經(jīng)過驗收，不符合要求的檔案退回重新整理。

　3、檔案保管和庫房管理 (1)本單位構(gòu)成的全部檔案，應(yīng)統(tǒng) 1 分類整理、編目，由辦公室設(shè)專職工作人員集中統(tǒng) 1 管理。

　(2)檔案管理要做到搜集齊全，立卷科學，編目完備，手續(xù)清楚，方便利用。

　(3)檔案工作人員定期對檔案的進出、保管數(shù)量等狀態(tài)等進行核對檢查，定期鑒定檔案的保存價值，對失去保存價值的檔案材料按有關(guān)規(guī)定及時提出清算意見。清算檔案要經(jīng)過鑒定，檔案鑒定和清算工作應(yīng)在辦公室主任主持下，由文書和有關(guān)人員組成鑒定小組共同進行。對清算剔除的檔案要進行登記造冊，經(jīng)辦公室主任批準，指定兩人移交到指定地點監(jiān)銷，避免檔案遺失和泄密。

　(4)檔案室要常常保持清潔、透風，要有防火、防盜、防塵、防潮、防蟲等設(shè)施。室內(nèi)嚴禁吸煙，不準亂拉電線，嚴禁寄存易燃易爆物品，確保檔案的完全與安全。

　(5)檔案室系機要重地，無關(guān)人員未經(jīng)允許不得進人。檔案管理人員須提高警惕，注意保密，嚴防失泄密等責任事故的產(chǎn)生。

　4、檔案利用 (1)凡查閱檔案都要進行登記，寫明查閱人、查閱時間、查閱內(nèi)容和目的。

　(2)閱檔 1 般要到檔案室，特殊情況必須調(diào)閱檔案的，需經(jīng)辦公室主任或分管領(lǐng)導(dǎo)批準。

　(3)抄寫或復(fù)制檔案中的有關(guān)內(nèi)容要經(jīng)檔案管理人員同意，密級較高或重要文件材料要經(jīng)辦公室主任或分管領(lǐng)導(dǎo)審批。抄寫件要經(jīng)檔

　案管理人員審查后方能蓋章。

　(4)制止查檔人員在案卷上劃道、涂改、拆頁或撤換材料，對查閱終了或調(diào)閱退回的檔案，檔案管理人員要檢查卷宗的完好情況。

　5、移交與統(tǒng)計 (1)根據(jù)國家檔案局頒發(fā)的《機關(guān)檔案工作條例》規(guī)定，定期將本機關(guān)保存 10 年的永久、長時間檔案，連同卷宗目錄(1 式 3 份)和有關(guān)檢索工具、參考材料 1 并向上級檔案機關(guān)移交。

　(2)認真履行檔案統(tǒng)計制度。對檔案的收進、移出、保管、利用、燒毀等情況，應(yīng)及時、準確統(tǒng)計，明確記載，并按規(guī)定向同級地方檔案業(yè)務(wù)管理機關(guān)報送檔案工作情況統(tǒng)計表。

　6、檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo) 本單位檔案工作由單位相干領(lǐng)導(dǎo)分管，業(yè)務(wù)上接受上級機關(guān)和市檔案局的監(jiān)督和指點。

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