文檔管理規(guī)定

　文檔管理規(guī)定

　1. 各部門辦理完畢的文件（含會議文件），要及時上交辦公室，行政助理將文件回收后按“條款類目”分別存放、保管，翌年經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔。

　2. 歸檔方法按主題字母順序排列、按題目性質(zhì)分類、按時間順序為排列進行立卷歸檔，但是，為了查找方便，都必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明查找方法并按順序排列好。

　3. 行政助理每天要及時將文件歸檔，以免散失、積壓，需要追繳的文件、資料必須如數(shù)追回。

　4. 每年要清理一次檔案，清除不必要保存之材料。

　5. 每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。

　6. 對于已失效的檔案要按規(guī)定進行銷毀。銷毀檔案材料前經(jīng)過認(rèn)真鑒定，確定要銷毀的檔案材料必須列冊登記，送領(lǐng)導(dǎo)審批后才能銷毀。

　7. 銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，做好監(jiān)銷記錄，防止失密。

　8. 所有文件在存檔的同時，用光盤刻錄備份并做好標(biāo)識。

　9. 每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。

　10. 對于已失效的檔案要按規(guī)定進行銷毀。銷毀檔案材料前經(jīng)過認(rèn)真鑒定，確定要銷毀的檔案材料必須列冊登記，送領(lǐng)導(dǎo)審批后才能銷毀。

　11. 銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，做好監(jiān)銷記錄，防止失密。

　12. 所有文件在存檔的同時，用光盤刻錄備份并做好標(biāo)識。

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