合同協(xié)議書管理規(guī)定

　定 合同協(xié)議書管理規(guī)定

　 文件編號(hào) TT-00-PPS-GGB-USP-UYY-0089

　2 湖 南 東 旭 德 來(lái) 電 子 科 技 有 限 公 司

　合同管理辦法

　第一章

　總則 第一條

　為明確我公司及下屬關(guān)聯(lián)企業(yè)（以下合稱為“公司”）的合同管理流程，加強(qiáng)合同管理，規(guī)范公司各部門在合同管理中的職責(zé)，控制風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司利益，公司制定本合同管理辦法（以下簡(jiǎn)稱為“本辦法”）。

　 第二條

　本辦法所稱合同是指以公司為一方主體的各種類型的合同、協(xié)議、及以公司名義做出的擔(dān)保、授權(quán)、招標(biāo)、聲明、證明等具有約束力的法律文件。

　 第三條

　本辦法適用于公司及下屬企業(yè)的全體部門及人員。

　 第二章

　合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

　3 第四條

　法務(wù)部為合同的歸口管理部門。業(yè)務(wù)部門、風(fēng)控部門、財(cái)務(wù)部門在其職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)相應(yīng)的合同管理工作。

　 第五條

　法務(wù)部履行以下職責(zé)

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　制定合同管理制度并監(jiān)督該制度的執(zhí)行；

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　依據(jù)本辦法審查合同；

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　制定合同示范文本；

　（四）

　監(jiān)督檢查合同的履行情況；

　（五）

　接受各部門的有關(guān)合同的法律咨詢；

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　處理合同糾紛；

　 第六條

　業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體操作，是合同的承辦部門。合同承辦部門指定一人為合同承辦人。合同承辦部門履行以下職責(zé)：

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　對(duì)合同相對(duì)人的主體資格、履約能力進(jìn)行初步的評(píng)估選擇；

　4 （二）

　根據(jù)本辦法選用合同文本或自行起草合同文本；

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　協(xié)調(diào)處理合同審批、簽訂、履行、糾紛等相關(guān)事宜；

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　負(fù)責(zé)合同原件的保管及檔案移交工作。

　 第七條

　風(fēng)控部門履行以下職責(zé)：

　（一）

　對(duì)合同相對(duì)人的主體資格、履約能力進(jìn)行評(píng)估與選擇；

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　落實(shí)合同商務(wù)條款和風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制；

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　對(duì)合同的交易價(jià)格、擔(dān)保措施進(jìn)行重點(diǎn)把控。

　 第八條

　財(cái)務(wù)部門履行以下職責(zé)：

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　審查合同財(cái)務(wù)事項(xiàng)是否符合國(guó)家財(cái)稅法規(guī)和公司財(cái)務(wù)管理制度；

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　審查合同的付款、收款事項(xiàng)是否符合公司資金計(jì)劃；

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　對(duì)合同的涉稅問(wèn)題提出意見(jiàn)和解決措施。

　5

　第三章

　合同起草

　第八條

　合同內(nèi)容由合同承辦部門負(fù)責(zé)起草，必要時(shí)可請(qǐng)法務(wù)部門予以協(xié)助。重大或復(fù)雜合同，可由法務(wù)部門起草。

　 第九條

　合同承辦部門選用合同文本時(shí)，應(yīng)按下列順序進(jìn)行選擇，順序在先的合同文本優(yōu)先適用。

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　公司制定的合同示范文本；

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　公司已經(jīng)簽署過(guò)的并經(jīng)法務(wù)部核準(zhǔn)的合同文本；

　（三）

　政府或行業(yè)協(xié)會(huì)推廣使用并經(jīng)法務(wù)部推薦的合同示范文本；

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　合同相對(duì)方提供的合同文本。

　 第十條

　為保障公司利益，在合同談判中能占據(jù)優(yōu)勢(shì)，除壟斷部門或特殊行業(yè)的企業(yè)提供的合同文本外，原則上應(yīng)選擇我方提供的文本。

　6

　第十一條

　合同承辦部門應(yīng)當(dāng)先對(duì)合同的下列事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查和審查：

　(一) 合同主體具有有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，其登記內(nèi)容與合同內(nèi)容能相一致；

　(二) 合同標(biāo)的符合當(dāng)事人的經(jīng)營(yíng)范圍，涉及資質(zhì)要求的，應(yīng)具備相應(yīng)的資質(zhì)證書；

　(三) 由代理人代辦、代簽合同的，應(yīng)由代理人取得授權(quán)委托書；

　(四) 合同當(dāng)事人應(yīng)具有相應(yīng)的履約能力及良好的履約信用。

　 第十二條

　涉及重大事項(xiàng)的合同，承辦部門可請(qǐng)風(fēng)控部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門就合同相對(duì)方及合同涉及事項(xiàng)進(jìn)行盡職調(diào)查。

　 第十三條

　對(duì)于涉外合同，原則上應(yīng)用中文表述，且應(yīng)約定適用中國(guó)法律，受中國(guó)法院或仲裁機(jī)構(gòu)管轄。合同相對(duì)方如有要

　7 求，可附外文版，但應(yīng)約定以中文版為準(zhǔn)。如合同內(nèi)容是在國(guó)外履行的，經(jīng)公司特別批準(zhǔn)，可用外文版，但仍應(yīng)符合國(guó)家法律規(guī)定及相關(guān)政府部門的要求。

　 第十四條

　合同承辦部門起草后的合同至少應(yīng)符合以下基本要求，否則風(fēng)控部門或法務(wù)部門有權(quán)要求合同承辦部門重新起草。

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　合同相對(duì)方具有簽約資格；

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　文字應(yīng)不存在表述混亂、邏輯不清、語(yǔ)法錯(cuò)誤等現(xiàn)象；

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　合同商務(wù)內(nèi)容已征得公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意。

　第四章

　合同審核

　第十五條

　起草后的合同首先應(yīng)經(jīng)承辦部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)，然后依次按照 OA 流程的設(shè)置發(fā)送其他部門和領(lǐng)導(dǎo)審核。

　8 第十六條

　各部門的審核時(shí)間一般不應(yīng)超過(guò)三個(gè)工作日，特別重大或復(fù)雜的合同經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后可適當(dāng)延長(zhǎng)審核時(shí)間。合同承辦方與合同相對(duì)方的溝通、洽談時(shí)間不計(jì)入審核時(shí)限。

　 第十七條

　合同承辦部門在預(yù)期時(shí)間得到審核結(jié)果，應(yīng)自行安排送審。如合同事項(xiàng)緊急，應(yīng)經(jīng)合同承辦部門負(fù)責(zé)人親自發(fā)起，各部門應(yīng)配合提前完成審核。

　 第十八條

　法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核下列合同內(nèi)容：

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　合同主體、內(nèi)容、形式是否合法、有效；

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　合同條款是否完備、嚴(yán)密、準(zhǔn)確；

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　合同的救濟(jì)條款是否能保障公司的權(quán)益；

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　相關(guān)審批程序是否符合公司的規(guī)定。

　 第十九條

　風(fēng)控部門負(fù)責(zé)審核下列合同內(nèi)容：

　9 （一）

　合同風(fēng)險(xiǎn)能否規(guī)避或者降低；

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　合同的對(duì)價(jià)約定，擔(dān)保措施條款

　 第二十條

　財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核下列合同內(nèi)容：

　（一）

　合同條款是否符合國(guó)家財(cái)稅法規(guī)和公司財(cái)務(wù)規(guī)定；

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　合同支付條款是否符合公司的資金支付安排。

　 第二十一條

　經(jīng)風(fēng)控部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門提出審核意見(jiàn)的合同，承辦部門負(fù)責(zé)與合同相對(duì)方進(jìn)行溝通，盡量按審核意見(jiàn)進(jìn)行修改。如需要審核部門進(jìn)行條款釋義、合同談判等工作的，可要求審核部門參加。

　 第二十二條

　在合同正式簽訂前，合同承辦部門應(yīng)核對(duì)最終簽署的合同文本與經(jīng)審批通過(guò)的合同文本保持一致，任何人不得擅自修改合同文本。

　 第五章

　合同履行、變更與解除

　10 第二十三條

　合同簽訂后應(yīng)全面履行。在合同履行中，合同承辦部門或合同履行責(zé)任人發(fā)現(xiàn)合同相對(duì)方由經(jīng)營(yíng)惡化、轉(zhuǎn)移資產(chǎn)以逃避債務(wù)、喪失商業(yè)信譽(yù)、喪失履行債務(wù)能力或其他違約可能情形時(shí)，應(yīng)及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門報(bào)告，由法務(wù)部門會(huì)同相關(guān)部門拿出解決方案，報(bào)公司決策。

　 第二十四條

　在合同履行中，如公司實(shí)際履行卻有困難的，應(yīng)向本部么負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門報(bào)告，由法務(wù)部門會(huì)同相關(guān)部門與合同相對(duì)方協(xié)商解決方案，報(bào)公司決策。

　 第二十五條

　合同履行期限超過(guò)一年的，由合同承辦部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門與合同相對(duì)方對(duì)賬一次。

　 第二十六條

　合同簽署后，對(duì)合同的任何變更或解除，承辦人須向原審批部門報(bào)批。在經(jīng)合同變更或解除審批流程前，任何人不得以實(shí)際履行的方式變更或解除合同，對(duì)合同的變更或解除，應(yīng)以書面方式確認(rèn)。

　11

　第六章

　合同糾紛的處理

　第二十七條

　合同中爭(zhēng)議解決條款應(yīng)盡量約定在公司所在地人民法院或仲裁機(jī)構(gòu)解決。

　 第二十八條

　合同糾紛發(fā)生時(shí)，先通過(guò)協(xié)商、調(diào)解等方式解決；協(xié)商、調(diào)解未成的，可按合同約定申請(qǐng)仲裁或提起訴訟。

　 第二十九條

　合同承辦部門應(yīng)將合同糾紛情況及時(shí)報(bào)告，并協(xié)助法務(wù)部門做好仲裁或訴訟的證據(jù)收集工作。

　 第七章

　合同檔案管理

　第三十條

　合同承辦承辦人將已簽訂的合同原件交由公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行登記、存檔，以備查詢。

　 第三十一條

　法務(wù)部門應(yīng)建立合同登記臺(tái)賬。合同臺(tái)賬的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同名稱、編號(hào)、合同標(biāo)的、承辦人、履行情況及備注等。

　12

　第三十二條

　凡接觸和持有合同文件的員工均應(yīng)嚴(yán)格尊守公司保密制度，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自泄露任何合同信息。公司員工未經(jīng)管理部門批準(zhǔn)，不得擅自向他人借閱、復(fù)印、掃描合同文件。

　第八章

　獎(jiǎng)勵(lì)與罰則

　第三十三條

　對(duì)在合同簽訂、履行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)重大問(wèn)題，積極采取補(bǔ)救措施，使公司避免重大經(jīng)濟(jì)損失以及在糾紛處理中，避免或挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的，公司予以表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。

　 第三十四條

　有下列情形之一，并對(duì)公司造成損失的，予以相應(yīng)的處罰：

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　未按照本辦法起草、報(bào)批和簽訂合同的；

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　簽訂存在重大缺陷、無(wú)效合同的；

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　承辦人、審核人因疏忽未審出合同重大缺陷的；

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　丟失合同文本、相關(guān)法律文件和證據(jù)的；

　13 （五）

　發(fā)生糾紛或出現(xiàn)不利于我方利益的情況后，未及時(shí)向有關(guān)部門匯報(bào)的；

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　在合同簽訂或履行中，與對(duì)方或第三人惡意串通或收取賄賂的；

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　泄露合同意向、商業(yè)秘密或其他機(jī)密的；

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　其他嚴(yán)重違反本合同管理辦法的。

　 第九章

　附

　則

　第三十五條

　本辦法由公司法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

　第三十六條

　本辦法自公司發(fā)布之日起實(shí)施。

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