文書管理規(guī)定(例文)

　文書、合同管理規(guī)定

　 1、目的

　 為了規(guī)范公司行文程序，加強(qiáng)對公司文書的管理工作，特制定本辦法。

　 2、適用范圍

　 本辦法適用于公司全體員工。

　 3、定義

　 本規(guī)定所指文書包括收文、發(fā)文，是公司在進(jìn)行經(jīng)營管理活動中形成具有法定效力和規(guī)范體式文書，

　 是公司進(jìn)行管理的重要工具，包含通告、通知、函、會議紀(jì)要、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目協(xié)議、債權(quán)轉(zhuǎn)讓通知等具有傳遞信息和記錄作用的絕密、機(jī)密、秘密和普通載體。

　 4、文書組成部份及格式要求

　 文書一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印

　 章/會簽，成文時間，主題詞、抄送單位等部分組成。

　 4.1 發(fā)文單位

　 4.1.1 公司發(fā)文部門標(biāo)識（例）：

　總經(jīng)辦：ZJ

　 財務(wù)部：CW

　 行政部：XZ

　項(xiàng)管部：XG

　 合規(guī)部：HG

　項(xiàng)目部：XM

　 4.2 發(fā)文字號：

　 4.2.1 發(fā)文字號由部門代碼、年份和序號組成，在橫線３mm 處用３號仿宋字，居中排列，年份、 序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，年份使用全稱。例如：行政部發(fā)文：金緯保理 XZ 字[2015]-序號；

　 4.2.2 分公司的公文統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)編號、OA 發(fā)布及歸檔。

　 4.3 標(biāo)題

　 文書標(biāo)題：宋體二號字，可分一行或多行居中排布；文中如有小標(biāo)題可用 3 號小標(biāo)宋體字或黑體字，

　 回行時，需注意詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)；

　 4.4 主送單位：標(biāo)題下空 1 行，左側(cè)頂格用三號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍需頂格；最后一個主送單位后 需標(biāo)全角冒號；

　 4.5 文書正文：仿宋體三號字，每自然段左起空 2 字，公文中一般每頁排 22 行，每行排 28 個字，回行 頂格，需注意數(shù)字、年份不能回行；

　 4.6 附件：正文下空一行左起空 2 字用三號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后需標(biāo)全角冒號和名稱，如有序號 使用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“附件一：×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號，與正文一起裝訂；

　 4.7 成文時間：用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“〇”；

　 4.8 主題詞常用三號或四號黑體；抄報、抄送、文件簽閱常用三號或四號仿宋體；

　 4.9 其它事項(xiàng)

　 4.9.1 文書標(biāo)題需準(zhǔn)確簡要概括文書主要內(nèi)容并標(biāo)明類別，除規(guī)章制度名稱加書名號，一般不使用 標(biāo)點(diǎn)符號；

　 4.9.2 排版要求：一般每頁排 22 行；

　 4.9.3 圖文顏色：未做特殊說明文書中圖文顏色均為黑色；

　 4.9.4 成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

　5.1 實(shí)施細(xì)則：

　 5.1.1 擬稿文書須嚴(yán)格遵循公司戰(zhàn)略、方針、政策和各類會議決議或領(lǐng)導(dǎo)指示；

　 5.1.2公司的紅頭文件、制度統(tǒng)一由行政部編號、發(fā)布及歸檔。

　 6、收文辦理

　 日常外來信函文件統(tǒng)一由行政部行政人員負(fù)責(zé)收發(fā)、登記。

　 7、文書管理

　 各文書辦理完畢后，各部門根據(jù)《檔案管理規(guī)定》，及時對文書進(jìn)行歸檔、立卷。

　 8、相關(guān)文件

　 8.1 附件一：紅頭文件標(biāo)準(zhǔn)版；

　 8.2 附件二：對外文件標(biāo)準(zhǔn)版；

　 8.3 附件三：《發(fā)文審批表》。

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