檔案工作總結(jié)

　檔案 工作 總結(jié)

　新一輪的國家機構(gòu)改革已經(jīng)全面鋪開，在機構(gòu)改革中，很多涉改單位的檔案需要移交到同級綜合檔案館。在檔案移交進(jìn)館工作中，筆者認(rèn)為應(yīng)著重做好以下5 個方面的工作。

　干預(yù)要早。檔案移交進(jìn)館前的收集整理工作應(yīng)走在機構(gòu)改革前面，這樣才能確保單位檔案在機構(gòu)改革中不散失、不損毀、不泄密。一方面，涉改單位檔案移交進(jìn)館必須符合檔案館的進(jìn)館要求。各單位檔案工作基礎(chǔ)不盡相同，基礎(chǔ)不好的單位在移交工作中需要投入大量的精力對檔案進(jìn)行一次系統(tǒng)規(guī)范的整理。而機構(gòu)改革節(jié)奏快、時限性強，改革方案一經(jīng)宣布，涉改人員需要快速到位，迅速投入到新的工作中，將無暇顧及原單位檔案的善后工作。另一方面，有的單位由于日常管理不善，一些自身形成的具有長久保存價值的文件材料不能及時歸檔，分散保存在個人手中，這些文件材料如不能趕在人員分流之前收集歸檔，在機構(gòu)改革中由于工作人員檔案意識不強、時間倉促，有可能會被帶走或銷毀，造成無法彌補的損失。為此，檔案行政管理部門必須及早干預(yù)，并積極爭取當(dāng)?shù)攸h委、政府的支持，把涉改單位檔案移交工作作為機構(gòu)改革的一個重要方面來抓，明確涉改單位檔案工作主要負(fù)責(zé)人、分管責(zé)任人和具體責(zé)任人的職責(zé)，提要求、壓任務(wù)、勤督促、多指導(dǎo)，做好檔案移交的業(yè)務(wù)保障工作。涉改單位應(yīng)及早部署，明確工作任務(wù)，限定完成時間，督促責(zé)任人有始有終地做好檔案移交工作。

　材料要全。首先，檔案門類要全。要著眼于涉改單位除人事檔案之外的其他各門類檔案，包括該單位的文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、專業(yè)檔案、電子檔案、實物檔案等。其次，各門類檔案的文件材料要全。對于一些工作基礎(chǔ)差、原有的文件材料就不齊全的單位，要以此次機構(gòu)改革為契機，組織本機關(guān)各部門集中清理積存材料，再進(jìn)行一次全面收集；重點收集一些由各科室保存的未及時歸檔的文件材料、照片及各種專業(yè)檔案等，例如，單位辦公會議記錄往往由辦公室主任保管，干部花名冊、人事統(tǒng)計報表等人事方面的材料由負(fù)責(zé)人事工作的人員保管，而負(fù)責(zé)宣傳工作的人員往往存有大量的照片、聲像等資料，這些文件材料都是單位在工作中形成的具有重要保存價值的第一手資料，都屬于歸檔范圍。再次，文件材料的組件要全，如單位的發(fā)文，應(yīng)該包括正稿、簽批單和

　底稿等。

　質(zhì)量要高。檔案移交進(jìn)館之前，要對需移交的所有檔案按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)館要求進(jìn)行一次系統(tǒng)整理。要本著對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，對整理不規(guī)范、保管期限劃定不準(zhǔn)確的，該拆卷的拆卷，該調(diào)整的調(diào)整；對檔號的編制是否規(guī)范，案卷的裝訂是否規(guī)整，備考表的項目是否填寫齊全，檔案裝具的質(zhì)量是否符合長期保管的要求，檢索工具是否完備，聲像檔案和實物檔案的背景、人物、來源等信息是否著錄詳盡、準(zhǔn)確等都要不厭其煩地進(jìn)行檢查；對于傳統(tǒng)載體的檔案要制作數(shù)字化復(fù)制件后一并移交進(jìn)館；按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。移交檔案的同時，還需移交檔案的分類方案、整理工作說明、本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表等整理類材料，全宗介紹、組織機構(gòu)沿革、大事記等說明全宗背景的文件材料，以及檔案信息化、數(shù)字化工作情況、電子檔案創(chuàng)建及數(shù)據(jù)格式說明等材料。

　把關(guān)要緊。檔案館要把好接收關(guān)口，切不可降低標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案館在接收工作中發(fā)現(xiàn)文件材料不齊全的情況要督促移交單位再收集、再整理，實在無法收集齊全的要對缺損部分作出詳細(xì)的說明；對案卷質(zhì)量存在的問題要提出整改要求，限期整改；對分類方案、全宗介紹等文件材料編寫不全面、不準(zhǔn)確的要提出修改意見；對接收進(jìn)館的檔案要逐卷、逐件進(jìn)行清點核對，還要檢查每一件檔案的紙質(zhì)原件、數(shù)字化復(fù)制件及檔案目錄三者是否一致；要在涉改單位移交的檔案做到分類科學(xué)、保管期限鑒定準(zhǔn)確、檔號編制有序、案卷整理規(guī)范，完全符合進(jìn)館要求的情況下辦理交接手續(xù)。

　查處要嚴(yán)。國家檔案局印發(fā)的《關(guān)于在地方機構(gòu)改革中加強檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》）要求，改革涉及的部門和單位要提高政治站位，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，落實工作責(zé)任，周密部署實施，嚴(yán)防檔案流失和失泄密問題發(fā)生，任何部門和個人不得擅自帶走、留存、轉(zhuǎn)移、銷毀檔案，造成檔案損失的，按規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任。各級檔案行政管理部門、涉改單位要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《意見》精神，加大執(zhí)法監(jiān)督力度，對于在機構(gòu)改革中不按規(guī)定移交檔案的，或因管理不善造成檔案損毀和泄密的單位和個人，要嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)肅處理。

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