黨政機關(guān)會議服務規(guī)范

　1 ICS 點擊此處添加 ICS 號 點擊此處添加中國標準文獻分類號

　 DB

　 地 方 標 準 DB XX/ XXXXX—XXXX

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　 - XX - XX 發(fā)布 XXXX - XX - XX 實施

　 發(fā) 布

　DBXX/ XXXXX—XXXX

　目

　次 前

　言 ............................................................................. III 1 范圍 ................................................................................ 1 2 規(guī)范性引用文件 ...................................................................... 1 3

　術(shù)語與定義 ........................................................................ 1 3.1 會議服務管理 .................................................................... 1 4 基本原則 ............................................................................ 1 4.1 專業(yè)化 .......................................................................... 1 4.2 精細化 .......................................................................... 1 4.3 信息化 .......................................................................... 1 5 資源管理 ............................................................................ 1 5.1 概述 ............................................................................ 1 5.2 基礎(chǔ)設(shè)施管理 .................................................................... 2 5.3 人員管理 ........................................................................ 2 6 會議服務提供 ........................................................................ 2 6.1 會議登記 ........................................................................ 2 6.2 會前準備 ........................................................................ 3 6.3 會中服務 ........................................................................ 3 6.4 會后收尾 ........................................................................ 3 7 服務質(zhì)量評價與改進 .................................................................. 4 7.1 概述 ............................................................................ 4 7.2 信息收集 ........................................................................ 4 7.3 信息分析 ........................................................................ 4 7.4 改進服務質(zhì)量 .................................................................... 4 附錄 A （規(guī)范性附錄）

　會議服務人員的儀容、儀表、儀態(tài) .................................. 5 附錄 B （資料性附錄）

　會議服務需求確認表 .............................................. 9 附錄 C （資料性附錄）

　會前準備工作檢查表 ............................................. 10 附錄 D （規(guī)范性附錄）

　會場布置相關(guān)要求 ............................................... 11 附錄 E （規(guī)范性附錄）

　大型會議和座談會座次安排 ....................................... 13 附錄 F （規(guī)范性附錄）

　設(shè)備調(diào)試 ....................................................... 16 附錄 G （規(guī)范性附錄）

　茶具準備、續(xù)茶規(guī)范 ............................................. 18 附錄 H （規(guī)范性附錄）

　會議用品管理規(guī)范要求 ........................................... 20 附錄 I （資料性附錄）

　滿意度評價表 ................................................... 21

　II

　DBXX/ XXXXX—XXXX

　前

　言 本標準按照GB/T 1.1-2009給出的規(guī)定起草。

　本標準由寶雞市機關(guān)事務管理局提出并歸口。

　本標準起草單位：寶雞市市級機關(guān)會議管理中心、陜西省機關(guān)事務服務中心、陜西省標準化研究院。

　本標準主要起草人：謝龍龍、張璠、趙文全、馬寶安、曹毓彬、張炯、鄒婷婷、葉青。

　本標準由寶雞市市級機關(guān)會議管理中心負責解釋。

　本標準為首次發(fā)布。

　DBXX/ XXXXX—XXXX 1 黨政機關(guān)會議服務規(guī)范

　1 范圍 本標準規(guī)定了黨政機關(guān)會議服務管理的術(shù)語和定義、基本原則、資源管理、會議服務提供、服務質(zhì)量評價與改進等內(nèi)容。

　本標準適用于陜西省黨政機關(guān)會議服務管理工作。

　2 規(guī)范性引用文件 下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

　GB/T 24421.3—2009

　服務業(yè)組織標準化工作指南 GB/T 30520—2014

　會議分類和術(shù)語 3

　術(shù)語與定義 3.1 會議服務管理 對會議服務人員、設(shè)備設(shè)施、服務質(zhì)量的管理。

　4 基本原則 4.1 專業(yè)化 會議服務應向規(guī)范化、標準化方向發(fā)展。

　4.2 精細化 為服務對象提供全方位和高品質(zhì)的會議服務。

　4.3 信息化 會議服務應充分利用信息技術(shù)，提升服務的效率和質(zhì)量。

　5 資源管理 5.1 概述 會議服務提供方應對提供的會議場所、配備的服務人員進行全面管理，管理的范圍應包括但不限于以下幾方面：

　a) 具有系統(tǒng)的工作機制和管理制度；

　b) 依據(jù)會議規(guī)模和服務要求設(shè)定人員，明確人員崗位職責； c) 會議服務基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備管理； d) 會場秩序維護、安全防范等事項的協(xié)助管理；

　2 e) 檔案資料管理。

　5.2 基礎(chǔ)設(shè)施管理 5.2.1 會議服務提供方應對會議房屋及配套設(shè)施、設(shè)備和相關(guān)場地進行管理、維護。

　5.2.2 會議服務提供方應對會議服務所用硬件資源實行制度化管理，保管、使用、維護等管理情況記錄齊全。

　5.3 人員管理 5.3.1 選聘 會議服務提供方應根據(jù)會議管理和服務崗位需要配置相應的專職人員，在選聘會議服務人員時，宜考慮下述事項：

　a) 教育程度，大專及以上文化程度； b) 實際工作經(jīng)驗、技能，具有一年以上相關(guān)禮儀服務工作經(jīng)驗，并掌握一定的計算機知識； c) 身高、形象、年齡，女性身高 160 厘米以上，年齡 18-28 周歲，形象好，氣質(zhì)佳； d) 溝通表達、應變能力，與人溝通時態(tài)度誠懇、親切自然，具有靈活的應急應變能力； e) 其他行為素質(zhì)等，比如政治面貌要求。

　5.3.2 培訓 5.3.2.1 培訓內(nèi)容應包括但不限于以下方面：

　a) 會議服務和會議管理的理論知識； b) 保密制度； c) 會議服務人員的儀容、儀表、儀態(tài)（見附錄 A）；

　d) 會議服務人員操作技能； e) 會議服務人員心理素質(zhì)； f) 應對常見會議突發(fā)事件； g) 其他相關(guān)內(nèi)容等。

　5.3.2.2 培訓方式包括但不限于以下方面：

　a) 聘請專業(yè)人士和培訓機構(gòu)； b) 組織內(nèi)部指導； c) 定期進行演練、考試等。

　5.3.3 考核 會議服務提供方應制定考核辦法，定期對會議服務人員進行考核、獎懲，規(guī)范服務行為。考核內(nèi)容應包括但不限于以下方面：

　a) 出勤紀律； b) 儀容、儀表、儀態(tài)； c) 工作區(qū)域衛(wèi)生清理； d) 業(yè)務技能； e) 服務規(guī)范； f) 服務質(zhì)量。

　6 會議服務提供 6.1 會議登記

　DBXX/ XXXXX—XXXX 3 6.1.1 會議登記方式：

　a) 電話預約登記； b) 登會處登記； c) 使用數(shù)字化會議系統(tǒng)管理登記平臺登記。

　6.1.2 會議登記流程：

　a) 辦會單位向會議登記處提供參會人員、座次、會標等辦會信息； b) 會議服務提供方根據(jù)辦會單位需求確定會議室； c) 向辦會單位反饋相關(guān)信息，書面登記并再次確認，填寫會議服務需求確認表（見附錄 B）； d) 按要求準備會議室。

　6.2 會前準備 6.2.1 會議服務提供方應提前做好會議服務過程中可能涉及的服務內(nèi)容，以保證每項服務內(nèi)容都能在合理范圍內(nèi)滿足經(jīng)確認的需求，會議服務中可能涉及的服務內(nèi)容包含但不限于以下方面：

　a) 做好會前準備工作檢查，填寫會前準備工作檢查表（見附錄 C）； b) 會場保潔，做到會場內(nèi)及周圍干凈整潔； c) 根據(jù)辦會單位要求設(shè)置會議導引（包括會議名稱、會議地點、召開時間、舉辦單位等）和簽到處； d) 根據(jù)辦會單位要求制作會標或條幅，會標（條幅）一般使用紅底白字，方正小標宋簡體字體，字號大小根據(jù)會議室電子顯示屏（會議室）大小確定； e) 檢查桌、椅，主席臺布置，座位格局和座次安排，制作并擺放坐席牌（見附錄 D、E）； f) 擺放話筒、紙、筆、毛巾、紙巾； g) 調(diào)試話筒、燈光、音響、投影、空調(diào)（見附錄 F）； h) 根據(jù)會議類型準備瓷杯、直口杯、杯墊、消毒濕巾等； i) 檢查安全、消防設(shè)施及疏散通道； j) 了解會議程序及個性化服務需求，比如領(lǐng)導休息室的服務保障、個別參會人員特殊飲水需求等； k) 準備其他備用物品，比如座椅和沙發(fā)靠墊、攙扶車輛等。

　6.3 會中服務 會議服務提供方應將會中服務涉及的內(nèi)容進行細化，保證會議服務人員按要求提供服務。會中服務涉及的內(nèi)容包含但不限于以下方面：

　a) 參會人員導引； b) 準備茶具、續(xù)茶（見附錄 G）； c) 會場保潔； d) 會場溫度、燈光、音響等隨時進行調(diào)節(jié)； e) 突發(fā)事件處理。

　6.4 會后收尾 會后收尾內(nèi)容包含但不限于以下方面：

　a) 清掃會議室； b) 做好會務用品管理、回收（見附錄 H），清點可重復使用的用品數(shù)量并記錄，坐席牌、桌椅歸位；

　4 c) 清理會議設(shè)施設(shè)備，檢查有無缺失或損壞，若有損壞及時報告辦會單位，協(xié)助追補損失，做好記錄；

　d) 檢查會議室是否有參會人員遺失的物品，如有遺失應立即送還，如未能及時送還，應妥善管理，做好記錄，同時立即通知辦會單位； e) 切斷電源，關(guān)閉會議廳（室）。

　7 服務質(zhì)量評價與改進 7.1 概述 會議服務提供方應對會議管理和服務全過程進行評價（評價內(nèi)容見附錄I），提出改進服務質(zhì)量和降低成本的措施。

　7.2 信息收集 宜考慮以下途徑并識別有效性：

　a) 辦會單位總體評價； b) 參會人員滿意度評價； c) 辦會單位及參會人員意見、建議、投訴。

　7.3 信息分析 對收集的信息進行分析評估：

　a) 信息的有效性； b) 有關(guān)服務質(zhì)量的問題； c) 對服務質(zhì)量產(chǎn)生不良影響的因素。

　7.4 改進服務質(zhì)量 7.4.1 采取針對性措施，有效提升服務質(zhì)量。

　7.4.2 及時向有關(guān)方面反饋投訴辦理情況。

　 A

　DBXX/ XXXXX—XXXX 5 附 錄 A （規(guī)范性附錄）

　會議服務人員的儀容、儀表、儀態(tài) A.1 儀容 A.1.1 妝容 可著淡妝上崗，以淡雅、清新、自然為宜，儀容應包括但不限于以下方面：

　a) 不可涂抹艷麗、顯眼的指甲油； b) 不可濃妝艷抹，不使用氣味濃烈的化妝品及香水； c) 口紅的顏色應以普通的紅色為宜； d) 眼影以淡紫色為宜，眉骨處應涂上白色的過渡色； e) 眉毛應以使用深棕色眉筆為宜，輕輕描出眉形即可，切忌把眉毛描的過黑，過濃； f) 睫毛應以使用黑色為宜；

　g) 男士不得留長發(fā)，不得燙頭發(fā)、留胡須。女士不得披頭散發(fā)，不得染特殊顏色頭發(fā)。

　A.2 儀表 A.2.1 一般要求 A.2.1.1 根據(jù)實際情況選擇或制作會議服務人員服裝與配飾，選擇款式相同的工鞋；保證會議服務人員服裝、配飾的顏色、樣式統(tǒng)一。

　A.2.1.2 工裝外不應顯露個人物品；衣袋、褲袋整理平整，勿顯鼓起；保持工裝干凈、平整，無明顯污跡、破損。

　A.2.2 著裝要求 著裝應統(tǒng)一，著裙裝時，西裙宜配長襪和工鞋，西裙長度于膝蓋上3cm；著褲裝時，西褲應燙直，折痕清晰，長及鞋面。

　A.2.3 工作牌佩戴要求 工作牌宜佩戴在左胸，距離肩縫18cm，距中線5cm，不應斜戴。

　A.2.4 工鞋 著黑色工鞋(以軟底鞋為宜)，鞋上飾品不宜過多,皮鞋表面保持光亮。

　A.2.5 絲襪 著裙裝時宜穿長筒肉色絲襪，絲襪不能破損，不能露出襪口，不宜穿短襪或不穿。

　A.2.6 飾品 女士不宜佩戴夸張飾品、彩繩；可佩戴耳釘、項鏈等飾品，佩飾不宜過多。男士除佩戴手表、婚戒之外，不宜佩戴其他飾品。

　6 A.3 儀態(tài) A.3.1 站姿 會議服務人員站姿可參見圖A.1，正確站姿的具體要求包括：

　a) 雙眼平視前方，微收下頜，面帶微笑，動作平和自然； b) 脖頸挺拔，肩放平，雙肩舒展，保持水平并稍微下沉； c) 兩臂自然下垂，手指自然彎曲； d) 身體直立，重心放在兩腳之間； e) 收胸，伸直背肌，雙肩盡量展開； f) 收腹、立腰，臀部肌肉收緊，重心從身體的中心稍向前方，并盡量提高； g) 雙腿直立，膝蓋放松，大腿略微收緊，雙膝和雙腳并齊，兩腳跟、腳尖并攏，身體重心落于前腳掌。

　 圖A.1 會議服務人員站姿示意圖 A.3.2 行姿 會議服務人員行姿參見圖A.2。正確行姿的具體要求包括：

　a) 上身自然挺拔，挺胸、收腹、立腰，重心稍向前傾，雙目向前平視，微收下頜，面容平和自然，不左顧右盼，不回頭張望； b) 雙肩平穩(wěn)、肩峰稍后張，兩臂以身體為中心，大臂帶動小臂，掌心向內(nèi)，前后自然擺動，前擺肘關(guān)節(jié)微屈約 30 度，手不超過衣扣線； c) 行走時男士兩腳跟交替踩在一條直線上，腳跟先著地，然后迅速過渡到前腳掌，腳尖略向外，距離直線約 5 厘米；女士應兩腿交替邁步，兩腳交替踏在一條直線上（一字步走姿）； d) 步幅適當，男士步幅（前后腳之間的距離）約 25 厘米，女性步幅約 20 厘米。如女士穿裙裝（特別是穿旗袍、西服裙、禮服和高跟鞋）時步幅應小些，穿長褲時步幅可大些； e) 注意步態(tài)，男性步伐頻率每分鐘約 100 步；女性步伐頻率每分鐘約 90 步。

　DBXX/ XXXXX—XXXX 7

　 圖A.2 會議服務人員行姿示意圖 A.3.3 坐姿 會議服務人員坐姿參見圖A.3。正確坐姿的具體要求包括：

　a) 入座時要輕、穩(wěn)、緩，走到座位前，轉(zhuǎn)身后輕穩(wěn)坐下，坐下不宜再拉拽衣裙。一般從椅子的左邊入座，離座時也要從椅子左邊離開。女士入座要嫻熟、文靜、柔美。若椅子位置不合適，需要挪動椅子的位置，應當先把椅子移至欲就座處，然后入座； b) 神態(tài)從容自如，嘴角微閉，下頜微收，面容平和自然； c) 雙肩平正放松，兩臂自然彎曲放在腿上，亦可放在椅子或沙發(fā)扶手上，以自然得體為宜，掌心向下； d) 立腰、挺胸，上身自然挺直； e) 雙膝自然并攏，雙腿放正或側(cè)放，雙腳并攏或交疊或成小“V”字型。男士兩膝間可分開一拳左右的距離，腳態(tài)可取小八字步或稍分開以顯自然灑脫之美； f) 應至少坐滿椅子的 2/3，寬座沙發(fā)則至少坐 1/2。落座后 10 分鐘左右不靠椅背，坐時過長可輕靠椅背，離座時自然穩(wěn)當，右腳向后收半步，而后站起。

　8

　圖A.3 會議服務人員坐姿示意圖 A.3.4 導引 會議導引示意圖參見圖A.4。正確導引的具體要求包括：

　a) 宜用“有請”、“領(lǐng)導這邊請”等禮貌用語，注意語調(diào)低緩輕柔； b) 走在被導引人左前方約一米位置，行進速度與被導引人相協(xié)調(diào)，經(jīng)過拐角、樓梯等處及時提醒； c) 上下樓梯時禮讓被導引人，上樓時請對方前行，下樓時請對方后行； d) 進出電梯時請被引導人先進先出，服務人員站在電梯口禮讓并順勢做出“請”的動作。

　圖A.4 會議服務人員導引示意圖 A.3.5 笑容 面部保持自然親切的微笑。

　DBXX/ XXXXX—XXXX 9 附 錄 B （資料性附錄）

　會議服務需求確認表 會議服務需求確認表見表A.1。

　表A.1

　會議服務需求確認表 類別

　項目

　備注

　會議名稱

　 會議類型 □座談會

　□報告會

　□其他

　會議日期 年

　月

　日

　會議時間 （上午/下午/晚上）：

　 至

　會議地點

　 參會領(lǐng)導

　 參會人數(shù)

　 安

　全 管理類 1.是否需要特別安保 □是

　 需要人數(shù)（ ）

　 □否

　2.參會人員是否憑證件入場 □ 是

　□否

　3.是否有保密要求 □是

　 □否

　設(shè)

　施 設(shè)備類 1.是否需要大功率電源 電壓負荷（

�。┓�

　 電源連接線（

　）條

　2.會議期間是否需要音樂 □是 □國歌 □頒獎進行曲

　 □否

　□其他 （

�。�

　3.是否需要使用投影 □是

　使用時間（

　 ）

　□否

　4.是否需要LED顯示屏 □是

　 □否

　5.是否需要電源轉(zhuǎn)換插座、充電器、插電板等 □是

　需要的設(shè)備：（

　 ）□否

　會

　務 服務類 1.是否有外賓參加 □是

　外賓使用語言:（

�。�□否

　2.是否需要預留宣傳牌 □是

　數(shù)量：（

�。�擺放時間：（

�。�

　□否

　3.是否需要協(xié)助制作與懸掛橫幅 □是

　橫幅內(nèi)容：

　□否

　4.是否需要協(xié)助制作與懸掛大背景 □是

　背景主題：（

�。�

　背景尺寸：（

�。�

　懸掛位置：（

　）

　□否

　5.是否需要簽到臺 □是

　擺放位置：（

�。�

　擺放數(shù)量：（

　）

　擺放物品：（

�。�

　□否

　6.是否對桌椅的擺放有特別要求 □是

　擺放方式：（

�。�□否

　7.是否需要配發(fā)會議資料 □是

　□否

　8.是否需要打印與擺放坐席牌 □是

　□否

　9.麥克風種類 有線/無線話筒

　數(shù)量：（

�。�

　擺放位置：（

�。�

　□頭戴麥克風

　 數(shù)

　量：（

�。�

　10.是否需要提供紙筆 □是

　數(shù)

　 量：（

　）

　□否

　11.會中由服務人員續(xù)水，還是擺瓶裝水 □續(xù)水

　□瓶裝水

　其

　他 1.是否需要使用會標 □是

　□否

　10 2.特殊需求

　確認簽字：

　 日期：

　核對人：

　 B

　附 錄 C （資料性附錄）

　會前準備工作檢查表 會前準備工作檢查表見B.1。

　表B.1 會前準備工作檢查 會議室：

　會務領(lǐng)班：

　辦會單位聯(lián)系人及聯(lián)系方式：

　檢查內(nèi)容 服務員記錄 會務領(lǐng)班檢查確認 大類 序號 小

　類 需求情況 是否完成 未完成原因 安全管理類 01 會場屏蔽 □要求 數(shù)量_____

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 02 保密措施 □要求 數(shù)量_____

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 03 其他要求 □要求 數(shù)量_____

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 設(shè)施設(shè)備類 04 大功率電源 □要求

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 05 會場音樂 □要求 數(shù)量_____

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 06 話

　筒 □要求 數(shù)量_____

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 07 電腦連接線 □要求 數(shù)量_____

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 08 投影儀 □要求

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 09 激光教鞭筆 □要求 數(shù)量_____

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 10 視頻會議系統(tǒng) □要求

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 11 轉(zhuǎn)換插座 □要求 數(shù)量_____

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 12 空

　調(diào) □要求

　□不要求 ?是

　□否

　□完成

　□未完成 13 其他要求 □要求 數(shù)量_____

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 會場布置類 14 桌

　型

　□是

　□否

　□完成

　□未完成 15 會議指引牌 □要求 數(shù)量_____

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 16 簽到臺 □要求 數(shù)量_____

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 17 演講臺 □要求 數(shù)量_____

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 18 橫幅/字幕 □要求

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 19 參會人數(shù) □座位數(shù)量_____ □是

　□否

　□完成

　□未完成 20 坐席牌擺放 □要求 數(shù)量_____

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 21 紙、筆 □要求 數(shù)量_____

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 22 配發(fā)資料 □要求 數(shù)量_____

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 23 茶水配置 數(shù)量_____

　 品種_____ □是

　□否

　□完成

　□未完成 24 毛巾配置 □要求 數(shù)量_____

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 25 其他要求

　 特殊需求 26 特殊座位 □要求 數(shù)量_____

　□不要求 □是

　□否

　□完成

　□未完成 27 其他特殊要求

　□是

　□否

　□完成

　□未完成 各責任人簽字 服務員：

　 會務領(lǐng)班：

　 服務對象：

　 年

　 月

　 日 C

　DBXX/ XXXXX—XXXX 11 附 錄 D （規(guī)范性附錄）

　會場布置相關(guān)要求 D.1 坐席牌 坐席牌的設(shè)置和擺放要求包括：

　a) 宜選擇三角形坐席牌，一般長 15 厘米～20 厘米，寬 7.5 厘米～10 厘米，雙面展示； b) 坐席牌字體格式統(tǒng)一、大小合理； c) 根據(jù)座次要求擺放坐席牌，不同場合的擺放要求參見表 C.1。

　表C.1 坐席牌擺放要求 場合 擺放要求 接待室 距沙發(fā)扶手前緣5厘米～6厘米處擺放 圓桌會議室 距麥克風右側(cè)3厘米～4厘米、距客人座位桌邊50厘米～60厘米處擺放 大禮堂 擺放靠近麥克風右側(cè)3厘米～4厘米、距離客人座位桌邊50厘米～60厘米處擺放 D.2 麥克風擺放要求及電池管理 D.2.1 麥克風的擺放要求包括：

　a) 有線麥克風，麥頭高度距桌面 20 厘米； b) 無線麥克風（使用麥克風架），高度距離桌面 20 厘米，麥架距離演講人 20 厘米； c) 多人使用麥克風時，主持人、主講人或最高領(lǐng)導位置應固定擺放一個麥克風。

　D.2.2 麥克風電池管理 麥克風電池應存放在干燥涼爽的地方，每次充電10小時～12小時（具體可根據(jù)電池充電計算公式：充電時長=電池容量/充電電流），充完電檢查電池是否漏液等，確保電池正常使用。電池使用期限一般為1年。

　D.3 記錄紙、筆 D.3.1 記錄紙宜選用79克或80克的A4紙，如桌子鋪有桌布，則需要加寫字板，均置于會議材料下面。

　D.3.2 記錄筆宜選用中性筆和HB鉛筆。中性筆顏色為黑色2支，鉛筆顏色為紅色、黑色、藍色各1支，筆尖朝上按順序放入筆筒，筆筒置于記錄紙右上角與桌沿平齊位置。

　D.3.3 大型會議和其他一般會議不設(shè)置筆筒，可配備記錄紙2張、記錄筆2支（中性筆），記錄筆擺放在記錄紙的右側(cè)，與紙沿平行，豎放。

　D.4 飲用水 D.4.1 宜使用直飲凈化水。

　12 D.4.2 水杯置于會議桌右上角，距參會人員12厘米～15厘米處。

　D.4.3 主席臺、接待室擺放飲用水時宜配放瓷杯。

　D.5 演講臺 D.5.1 演講臺高度一般為1.2m左右，適合身高超過170cm的嘉賓，如需要可增加墊腳。

　D.5.2 麥克風頭與演講人下頜距離保持30厘米，垂直距離地面1.5米為宜。

　D.5.3 當設(shè)有主席臺和投影，且投影在主席臺正中后方時，演講臺宜擺放在主席臺右側(cè)（主席臺視角），與參會席中線呈60 °。

　D.5.4 無投影或投影在主席臺后方兩側(cè)時，演講臺可擺放在主席臺中央。

　D.6 其他 D.6.1 音響關(guān)閉后，方可卸除有線話筒，無線麥克風使用完畢及時卸除內(nèi)部電池。

　D.6.2 會議室需有禁煙標識，地面做好防滑。

　DBXX/ XXXXX—XXXX 13 B

　D

　附 錄 E （規(guī)范性附錄）

　大型會議和座談會座次安排 E.1 大型會議 E.1.1 主席臺一般應排定座次、放好坐席牌。

　E.1.2 領(lǐng)導為單數(shù)時，主要領(lǐng)導居中，2號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導左手位置,3號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導右手位置, 見圖B.1。

　E.1.3 領(lǐng)導為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導同時居中，2號領(lǐng)導依然在1號領(lǐng)導左手位置，3號領(lǐng)導依然在1號領(lǐng)導右手位置，見圖B.2。

　E.1.4 其他情況下，按辦會單位意見排列座次并檢查確認。

　圖B.1 主席臺人數(shù)為奇數(shù)時座次安排

　圖B.2 主席臺人數(shù)為偶數(shù)時座次安排

　14 E.2 座談會 E.2.1 長條桌 E.2.1.1 長條桌與正門正對時，會議座位安排參見圖B.3。

　E.2.1.2 長條桌與正門側(cè)對時，會議座位安排參見圖B.4。

　E

　 注：A為客方（或上級領(lǐng)導），B為主方。

　圖B.3 長條桌與正門正對時會議座位安排

　注：進門右為客方，左為主方。

　圖B.4 長條桌與正門側(cè)對時會議座位安排 E.2.2 沙發(fā)席 E.2.2.1 與外賓會談時，會議座位安排參見圖B.5。

　E.2.2.2 與上級領(lǐng)導座談時，會議座位安排參見圖B.6。

　DBXX/ XXXXX—XXXX 15

　注：A為主方，B為客方。

　圖B.5 與外賓會談時座位安排示意圖

　注：A為上級領(lǐng)導，B為主方領(lǐng)導。

　圖B.6 與上級領(lǐng)導座談時會議座位安排 E.2.3 圓桌會議 圓桌會議是一種平等、對話的協(xié)商會議形式，旨在體現(xiàn)參加各方地位平等，其座次安排一般無主次之分。

　16 附 錄 F （規(guī)范性附錄）

　設(shè)備調(diào)試 F.1 燈光 逐個開關(guān)燈光，檢查其照明效果。應單獨檢查開放投影時主席臺的燈光效果，同時還應檢查燈光對主席臺人員的照射。

　F.2 音響 F.2.1 音響宜提前1小時打開，并將所有有關(guān)的音響設(shè)備連接，會議開始前30分鐘、10分鐘分別再檢查確認。輕微抖動連接線與移動底座、搖動話筒接口，測試聲音是否正常，不可抖動、搖動幅度過大、次數(shù)過多。

　F.2.2 逐個調(diào)試話筒音量，以不同位置、最遠距離可以聽清、并感覺音量適中為準；檢查無線話筒電池電量及備用電池情況。

　F.2.3 將音頻線連接至電腦，測試有無聲音，聲音效果是否正常，音響應無雜音、電流聲、音頻干擾等。

　F.3 投影 F.3.1 檢查電腦是否兼容，不兼容時可嘗試設(shè)置電腦分辨率或更換電腦予以解決。

　F.3.2 投影應無花屏、抖動、聲響等影響投影效果的現(xiàn)象。

　F.4 激光筆 F.4.1 激光筆電池電量充足，使用完畢后應及時拆除電池。

　F.4.2 激光筆上下?lián)Q頁鍵與光束應正常，在10米范圍內(nèi)可正常使用。

　F.5 空調(diào) F.5.1 會議室內(nèi)溫度高于26℃時，宜開啟空調(diào)；溫度低于26℃時，可根據(jù)現(xiàn)場情況開啟空調(diào)。

　F.5.2 會議開始前30分鐘打開空調(diào)，將溫度調(diào)控在26℃。

　F.6 LED顯示屏 F.6.1 待計算機操作系統(tǒng)進入主控軟件后，方可打開LED顯示屏電源，避免在全白屏幕狀態(tài)下開啟LED顯示屏。

　F.6.2 下列情況不應開啟LED顯示屏：

　a) LED 顯示屏主控計算機沒有進入控制軟件程序； b) LED 顯示屏主控計算機未通電； c) LED 顯示屏主控制部分電源未打開。

　F.6.3 LED顯示屏屏體部分出現(xiàn)異常亮光區(qū)域時，應及時關(guān)閉顯示屏電源。

　DBXX/ XXXXX—XXXX 17 F.6.4 LED顯示屏電源出現(xiàn)頻繁跳閘現(xiàn)象時，應及時檢查LED顯示屏屏體或更換電源開關(guān)。

　F.6.5 根據(jù)LED顯示屏屏體、控制部分所處環(huán)境情況，定期做好除蟲工作。

　18 C

　F

　附 錄 G （規(guī)范性附錄）

　茶具準備、續(xù)茶規(guī)范 G.1 茶具的準備 G.1.1 茶具的選擇 各種茶具的選擇見表F.1。

　表F.1 茶具準備要求 茶具 適用場合 一次性紙杯 普通會議 瓷杯 接待室會議；圓桌會議；大禮堂主席臺。

　瓶裝水 非正式場合使用，可配備透明玻璃杯。。

　G.1.2 茶具檢查 使用前應對瓷杯應進行檢查，茶具清潔、無破損，且經(jīng)過消毒。

　G.1.3 茶水溫度 茶水水溫控制在80℃左右為宜：水煮沸之后，在室溫下（26℃）放置6分鐘左右； G.1.4 茶具擺放 茶具統(tǒng)一擺放賓客右側(cè)，整體保持整齊一致；水杯距離客人12厘米～15厘米；瓷杯的杯耳朝向賓客，呈45°。

　G.1.5 續(xù)茶要求 G.1.5.1 會議開始為賓客續(xù)第一次茶水；之后每隔15分鐘續(xù)一次茶水。可根據(jù)飲茶速度，適當調(diào)整續(xù)茶間隔時間。

　G.1.5.2 一般情況下，續(xù)茶水時視情況分為前側(cè)續(xù)水和后側(cè)續(xù)水，先用“請”的手勢提示賓客注意，后將賓客茶杯放到托盤里，側(cè)背賓客。

　G.1.5.3 續(xù)茶水時，用左手的小指和無名指夾起杯蓋，杯蓋呈水平方向，用大拇指、食指、中指握住杯把，將茶杯端起。右手握住暖瓶，瓶口不應正對賓客，側(cè)身略彎腰將水倒入杯中。沏茶續(xù)水以7～8分滿為宜。續(xù)水后蓋好杯蓋，仍將杯把轉(zhuǎn)向賓客右側(cè)放好，并將杯蓋留一條小縫。續(xù)茶水要領(lǐng)參見圖C.1所示。

　G.1.5.4 續(xù)茶水時，應輕拿輕放，不應使茶具發(fā)出響聲、茶水不應濺出水杯。

　G.1.5.5 重要領(lǐng)導講話中，根據(jù)會場情況準確把握茶水續(xù)添時間。

　DBXX/ XXXXX—XXXX 19

　 圖C.1 續(xù)茶水要領(lǐng)示意圖 G.1.6 會場巡視 會議期間，會議服務人員應對會場進行巡視，應做到但不限于以下幾方面：

　a) 室內(nèi)氣溫恒定，空調(diào)溫度控制在 26℃左右； b) 音響聲音適中，話筒正常； c) 投影無抖動、無花屏、無色差； d) 燈光亮度與投影互相協(xié)調(diào)，保證觀眾能清晰地看清屏幕與主講人； e) 如有臨時參加會議人員，及時為其提供座椅； f) 及時續(xù)茶水； g) 滿足與會人員其他需求（傳遞紙條、傳遞話筒等）； h) 會議服務員在會場門口站立等候。

　G

　20 附 錄 H （規(guī)范性附錄）

　會議用品管理規(guī)范要求 H.1 茶杯清洗完畢后用消過毒的干毛巾擦拭干凈，放入消毒柜，進行消毒處理。

　H.2 宜用去污粉沾水擦洗瓷杯的茶垢，清潔后再消毒。

　H.3 根據(jù)領(lǐng)用的數(shù)量放回倉庫，根據(jù)不同類別（一次性、盤類、壺類）分類集中擺放，定期盤點。

　H.4 會議結(jié)束后將耗損類會議用品，如紙巾、濕巾、紙筆進行盤點、登記，并根據(jù)庫存量與使用期限選擇性地采購。

　DBXX/ XXXXX—XXXX 21 D

　H

　附 錄 I （資料性附錄）

　滿意度評價表 滿意度評價表見表H.1。

　表H.1 滿意度評價表 辦會單位/部門

　填表人

　填表日期

　調(diào)查內(nèi)容 會場環(huán)境衛(wèi)生 □很好

　□較好

　□一般

　□較差 會場指引引導 □很好

　□較好

　□一般

　□較差 會場服務及時性 □很好

　□較好

　□一般

　□較差 會場服務態(tài)度 □很好

　□較好

　□一般

　□較差 會場音響、視頻等效果 □很好

　□較好

　□一般

　□較差 會場溫度、燈光等效果 □很好

　□較好

　□一般

　□較差 您對本次會議服務有何建議和意見：

　 備注

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