文件資料控制與信息管理方案

　文件資料的控制與信息的管理 方案

　第 第1節(jié) 節(jié) 文件和資料的控制 文件和信息資料是指導(dǎo)生產(chǎn)和管理活動(dòng)的依據(jù)，能確保質(zhì)量體系的正常有效運(yùn)行。

　凡工程中引用的各類文件都必須由項(xiàng)目部專職資料員按照公司程序文件的要求進(jìn)行編目登記，經(jīng)項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，發(fā)放至各有關(guān)人員，確保各類文件的有效性。工程竣工后原件列入歸檔資料歸檔。

　1．文件和資料的控制：

　本工程中下列文件和資料為“受控”，在分發(fā)時(shí)必須加蓋“受控”印章。

�、刨|(zhì)量體系文件：

　a. 質(zhì)量保證手冊(cè)； b. 程序文件； c. 程序文件支持性（第三層次）文件。

　⑵工程技術(shù)文件：

　a. 經(jīng)審批的項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃； b. 圖紙、設(shè)計(jì)變更； c. 工程合同； d. 施工組織設(shè)計(jì)、特殊工序施工方案、技術(shù)交底； e. 單位工程綜合評(píng)定資料； f. 建筑材料構(gòu)配件質(zhì)量保證資料； g. 工程驗(yàn)收記錄； h. 建筑工程分部、分項(xiàng)評(píng)定資料等。

�、切姓�文件：公司及各部門所下發(fā)的文件。

　⑷外來(lái)文件：

　a. 工程施工現(xiàn)行技術(shù)規(guī)范、規(guī)程及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)； b. 國(guó)家有關(guān)的法令法規(guī)； c. 國(guó)家及地方的標(biāo)準(zhǔn)圖集等。

　2．現(xiàn)場(chǎng)資料的管理：

　現(xiàn)場(chǎng)由項(xiàng)目部一名專職資料員負(fù)責(zé)各項(xiàng)資料的收集、整理。

�、努F(xiàn)場(chǎng)配一臺(tái)專職電腦對(duì)資料進(jìn)行管理，所有已收集的資料全部存入電腦，并對(duì)工程的各項(xiàng)隱蔽工程、各個(gè)分部分項(xiàng)工程，隨時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)攝像拍照，作為竣工資料的組成部份。

�、聘鶕�(jù)城建檔案館及質(zhì)量監(jiān)督站的要求，隨時(shí)收集、整理齊各種資料（如原材料的質(zhì)保書(shū)、檢驗(yàn)復(fù)試報(bào)告等）。

�、歉鞣植糠猪�(xiàng)工程驗(yàn)收手續(xù)要齊全，不得有漏項(xiàng)、缺項(xiàng)、并且各責(zé)任人要簽字。

　⑷文件資料的收發(fā)有記錄，工程資料及質(zhì)量體系文件資料的填寫，歸檔要求編制及時(shí)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)，字跡清楚工整、齊全。

�、晒こ炭⒐を�(yàn)收前，由項(xiàng)目部技術(shù)負(fù)責(zé)人匯同專職資料員將工程竣工技術(shù)資料匯編成冊(cè)，上報(bào)質(zhì)監(jiān)站進(jìn)行預(yù)審，符合要求后，將竣工圖編制在內(nèi)，報(bào)送有關(guān)單位和部門。

�、使こ炭⒐ず笠粋�(gè)月內(nèi)由項(xiàng)目部專職資料員將整個(gè)工程質(zhì)量體系運(yùn)行記錄匯編成冊(cè)，上報(bào)公司企管辦。

　第 第2節(jié) 節(jié) 信息的管理 在工程施工中，為使工程能有不紊地順利進(jìn)行，信息的傳遞相當(dāng)重要，切不可忽視，因此根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，在信息管理方面采取以下措施：

　1．進(jìn)場(chǎng)后，項(xiàng)目部的所有管理人員均配有手提電話或?qū)χv機(jī)，并將聯(lián)系電話以書(shū)面形式告知甲方及設(shè)計(jì)、監(jiān)理方，同時(shí)索取對(duì)方的聯(lián)系電話以便及時(shí)聯(lián)系工作情況。

　2．工程的有關(guān)資料變更等，項(xiàng)目部派專人（項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人）與甲方、監(jiān)理、設(shè)計(jì)牽頭聯(lián)系，并負(fù)責(zé)將信息及時(shí)反饋至相關(guān)人員。

　3．與甲方、監(jiān)理及分包方（甲方指定分包）形成例會(huì)制度，相關(guān)工程技術(shù)人員準(zhǔn)時(shí)全員參加及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決工程問(wèn)題，溝通信息。

　4．項(xiàng)目部?jī)?nèi)部形成生產(chǎn)例會(huì)制度，便于信息的傳遞。

　5．以 ISO9001 標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范我們的施工行為，使質(zhì)量體系正常有效運(yùn)行。

　6．借助電腦和電視監(jiān)控設(shè)備加強(qiáng)信息管理。

　第 第3節(jié) 節(jié) 資料員的職責(zé)

　1．認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行科技檔案制度，按照質(zhì)量體系文件中《文件和資料控制程序》以及行業(yè)規(guī)定結(jié)合地方現(xiàn)行工程技術(shù)資料要求，做好本職工作。

　2．根據(jù)文件和資料的性質(zhì)，負(fù)責(zé)本部門文件和資料的收集、編目、登記、整理、標(biāo)識(shí)立卷、貯存、保管和歸檔工作。

　3．及時(shí)收集各種資料，并協(xié)助質(zhì)檢、施工等人員做好各種記錄，資料要求做到字跡清晰，真實(shí)及時(shí)，整潔齊全。

　4．協(xié)助企管辦搞好公司質(zhì)量體系文件的發(fā)放和登記工作，按文件和資料控制要求，做好本部門的文件更改和換版記錄，做好受控或作廢文件的登記管理工作。

　5．做好文件和資料的保存和保密工作。如需借閱或查閱文件和資料時(shí)，嚴(yán)格按《檔案管理制度》執(zhí)行。

　第 第4節(jié) 節(jié) 檔案管理制度 1．檔案室管理制度：

�、偶�中統(tǒng)一管理本公司文書(shū)技術(shù)、會(huì)計(jì)檔案，所有檔案不得存放在有關(guān)科室或個(gè)人身邊。

�、品菣n案管理人員及無(wú)關(guān)人員，一律不得進(jìn)入檔案室。

�、嵌ㄆ跈z查檔案的貯存、保管情況，以保持檔案的完整，以防損壞、蟲(chóng)蛀和霉變，保持檔案的整潔衛(wèi)生。

�、扰鋫湎�防器材和溫濕度計(jì)等設(shè)施，室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和放置易燃易爆物品，確保檔案室絕對(duì)安全。

�、烧J(rèn)真執(zhí)行檔案的保密制度、利用制度，充分發(fā)揮檔案作用，同時(shí)防止發(fā)生泄密事故。

　2．檔案員崗位責(zé)任制：

　⑴認(rèn)真學(xué)習(xí)，積極貫徹執(zhí)行《檔案法》。

�、茖W(xué)習(xí)、執(zhí)行黨和國(guó)家及上級(jí)機(jī)關(guān)的檔案工作規(guī)定，保管好各類檔案。

　⑶做到應(yīng)歸檔的各種門類、各種不同載體的文件材料收集齊全，歸檔率達(dá) 100%。

�、蓉�(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查、驗(yàn)收檔案的組卷質(zhì)量，把好入庫(kù)關(guān)。

�、山�立檔案保密制度，檔案利用制度，并認(rèn)真抓好落實(shí)。

�、适煜�檔案，了解需要，積極提供有關(guān)檔案，為各項(xiàng)工作服務(wù)。

　3．檔案使用制度：

�、艡n案工作人員必須樹(shù)立積極為使用者服務(wù)的思想，做到熱情主動(dòng)地做好服務(wù)工作。

　⑵查閱檔案人員要愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改亂畫(huà)、不得抽頁(yè)亂折、不得抽煙喝茶、不得泄密，確保檔案的完整和安全。

　⑶外單位借閱本單位檔案，憑介紹信經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。

�、日{(diào)閱檔案先登記，爾后在閱檔室閱看，不得帶出室外，閱后立即歸還。

　4．保密制度：

�、艡C(jī)要文件發(fā)送要履行簽收手續(xù)； ⑵機(jī)要文件要及時(shí)收文登記，按規(guī)定范圍組織傳閱，用后及時(shí)歸檔，放入櫥內(nèi)并加鎖，切實(shí)做好防火、防竊、防蟲(chóng)、防失密工作。

�、菣C(jī)要文件和材料不得帶出瀏覽、參觀、探親、訪友和出入公共場(chǎng)所，同時(shí)要加強(qiáng)口頭保密，不在家屬、親友面前和私人通信、通電中泄密。

　⑷按照文件保管期限和歸檔文件的規(guī)定，對(duì)多余重份或無(wú)保存價(jià)值文件、材料，應(yīng)嚴(yán)格鑒定報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，屬保密級(jí)文件要編制清單，送檔案部門作統(tǒng)一銷毀，嚴(yán)禁出售于廢品收購(gòu)站或作他用。

　⑸檔案室門窗要隨手關(guān)閉、加鎖、離開(kāi)辦公室時(shí)辦公桌上的檔案文件、資料隨時(shí)收藏，發(fā)現(xiàn)短少，立即查找。

�、视≌卤仨毻咨票９�，按規(guī)定掌握使用。

　5．立卷歸檔制度：

�、艖�(yīng)歸檔的文件材料收集齊全，歸檔率達(dá)到 100%。

�、茟�(yīng)歸檔文件材料的分類，整理和編目工作要正確，有利于保管和查找利用。

　6．文件銷毀制度：

　⑴對(duì)無(wú)保存價(jià)值和無(wú)存查必要的文件，每年清理銷毀一次。

�、其N毀的文件，必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定，實(shí)屬無(wú)保存價(jià)值和無(wú)存查必要的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，再行銷毀。

�、菍�(duì)其中有保密性要求的文件，先登記、后銷毀。

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