合同與信息管理

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　文件編號：0 2020 年 年 6 6月

　合同與信息管理

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　 1.1 合同與信息管理

　1.1.1 4.5.1

　合同管理

　4.5.1.1

　合同管理依據(jù) 1

　《中華人民共和國合同法》。

　2

　《中國建筑股份有限公司合同管理制度》。

　3

　中國建筑第八工程局有限公司《總部管理手冊》、《分公司管理手冊》、《項目管理手冊》。

　4

　天津西站交通樞紐配套市政公用工程土建施工第二標段合同條款。

　4.5.1.2

　合同管理原則 1

　在工程建設管理過程中，一切活動遵守中國法律、法規(guī)和天津市地方法規(guī)以及企業(yè)管理制度，充分體現(xiàn)合同管理的規(guī)范化和制度化。

　2

　在項目管理過程中，確保合同管理的主導地位。項目所有管理活動都應在合同管理的調控下相互聯(lián)系、相互制約，實現(xiàn)成本、進度、質量等各項指標的順利完成。

　3

　在合同簽訂、執(zhí)行、管理過程中充分發(fā)揮合同管理人員的專業(yè)管理水平，實現(xiàn)組織的系統(tǒng)化、管理的具體化、程序的規(guī)范化、防范的嚴密化。堅持誠信、公正、公平、公開的原則，實行主動的動態(tài)管理，確保合同的順利執(zhí)行。

　4.5.1.3

　合同管理分類 合同管理分為施工總包合同管理和分包商合同管理。

　4.5.1.4

　合同管理流程

　 公司合同管理主管部門組織合同評審 合同簽訂 履約管理 分管領導審批 合同文件的傳遞、 公司總部

　 圖 4.5.1-1

　 合同管理流程 4.5.1.5

　合同管理職能 1

　公司合同管理主管部門職能 1）宣傳貫徹國家有關法律法規(guī)； 2）建立完善合同管理體系； 3）負責組織制定合同標準文本和草擬文本； 4）負責組織合同的評審工作； 5）負責辦理合同的審核、審批及授權手續(xù)； 6）負責合同文件的傳遞、交底工作。

　6）監(jiān)督、檢查、指導和考核合同的履行情況； 7）負責處理合同法律糾紛。

　8）編制有關合同報表、臺帳，保管合同訂立及履行過程中的有關文件和記錄（包括收發(fā)、保存、回收及銷毀），辦理合同資料歸檔工作。

　2

　項目經(jīng)理部合同管理職能

　1）明確項目合約管理目標并分解落實； 2）組織進行履約策劃，編制并實施合同履行控制方案； 3）負責對總包方的工程結算管理和現(xiàn)場簽證管理； 4）負責對分包方的結算和簽證管理； 5）按合同約定及時收取工程款。

　6）保存與合同管理有關文件和記錄。

　4.5.1.6

　對施工合同管理 合同管理活動 合同管理內容 合同評審 公司合同管理主管部門負責組織中標工程合同的草擬和評審工作； 草擬文本應使用招標文件的示范文本，如無特殊情況，草擬人不得刪減和修改條款的具體內容； 由公司財務資金部、工程部、技術質量部、安全管理部等相關職能部門對合同中相關內容及其與招標文件、投標文件符合性進行評審和審查； 對評審中提出需修改和完善的意見，由談判人員與合同方進一步商榷，并把意見反饋給合約主管部門； 與合同方的談判工作由公司總經(jīng)濟師牽頭，項目營銷及投標人員、合約主管部門經(jīng)理、項目經(jīng)理及項目合約經(jīng)理參與。

　合同簽訂 雙方法人代表簽字、蓋章，合同生效； 提交政府合同備案管理部門辦理審查、備案手續(xù)。

　合同文件的傳遞、交底 對發(fā)包人合同或補充合同正式簽定后，合同管理主管部門將新簽合同正本和補充合同原件及交底資料報上級合約主管部門（局）。

　2、合同管理主管部門組織財務資金部、工程管理部、技術質量部、項目經(jīng)理部等招開合同交底會，傳遞合同相關信息。

　 合同履行 在合同簽訂后 30 日內，由項目經(jīng)理組織、項目合約經(jīng)理編制完成合同履行控制方案。

　合同履行控制方案由公司總經(jīng)濟師審核，局總部主管部門審批。

　合同履行過程中，項目合約經(jīng)理指導督促項目全體人員嚴格按合同履行控制方案實施，隨時檢查合同履行情況。填寫合同履行情況月報表，報公司合同管理主管部門。

　 合同變更 項目經(jīng)理部接到變更文件后，由項目經(jīng)理部組織初步評審，簽署評審意見，連同變更文件一起提交公司合同管理主管部門。

　合同變更由原簽訂部門組織評審。

　 合同簽證 由項目合約經(jīng)理組織，按照合同約定的簽證時限向發(fā)包人提交簽證資料。

　簽證單應包括簽證內容摘要、簽證依據(jù)、簽證事實等，做到真實、全面、及時、準確、有利和證據(jù)充分。

　簽證由項目經(jīng)辦人收集資料，填寫簽證單。技術性簽證單由技術負責人審核，經(jīng)濟性簽證單由項目預算員審核，所有簽證必須由項目合約經(jīng)理進一步復核，項目經(jīng)理審批后報送。

　4.5.1.7

　對分包商合同管理 在本工程施工期間涉及到的分包商合同，主要是指自有分包商和約定分包商的合同管理，包括分包商合同簽訂管理、分包商合同變更管理、分包商合同簽證管理。

　1

　分包商合同與發(fā)包人、總包、監(jiān)理的關系

　2

　分包商合同簽訂管理 1）由公司合同管理主管部門編制分包合同文件并組織公司相關部門進行評審，以確保約 定 分 包 合 同 自 有 分 包 合 同 批 準 監(jiān) 理 單 位 總包管理單位 發(fā)包人僅參與約定分包合同的簽訂，業(yè)主與約定分包商有合同關系。

　總包管理單位，對分包(包括約定分包)工程的實施，負有全面管理責任，與其具有合同關系。

　依據(jù)施工總包合同，對分包商(包括約定分包商)的資質進行審查，行使確認權或否定權，與分包商無合同關系。

　資質審查 質量監(jiān)督 圖 4.5.1-2 分包商合同與發(fā)包人、總包、監(jiān)理的關系 發(fā)包人（業(yè)主）

　監(jiān)督協(xié)調

　分包合同與總包合同協(xié)調一致。

　2）分包合同經(jīng)評審會簽審批后，加蓋公司總部合同專用章，采購及租賃合同加蓋實施采購單位的行政章。

　3）對于發(fā)包人指定分包的，需簽訂三方合同，經(jīng)公司初評后報總部審查并加蓋合同專用章。

　4）合同正式簽署后，將合同副本送市建委相關部門備案。

　3

　分包商合同變更管理 1）施工總包依據(jù)總包合同發(fā)布變更指令

　(1) 承包商接到發(fā)包人依據(jù)總包合同發(fā)布的涉及分包商的變更指令后，以書面確認方式通知分包商。也有權根據(jù)工程的實際進展情況，自主發(fā)布有關變更指令。

　(2) 承包商執(zhí)行了發(fā)包人發(fā)布的變更指令，進行變更工程量計量及對變更工程進行估價時，應請分包商參加，以便合理確定分包商應獲得的補償款額和工期延長時間。

　2）

　承包商依據(jù)分包商合同單獨發(fā)布變更指令

　承包商依據(jù)分包商合同單獨發(fā)布的指令，大多與總包合同沒有關系，通常屬于增加或減少分包商合同規(guī)定的部分工作內容，為了整個合同工程的順利實施，改變分包商原定的施工方法、作業(yè)次序或時間等。

　4

　分包商合同簽證管理 1）對分包人簽證原則 （1）以合同為依據(jù)、現(xiàn)場發(fā)生為事實，把握“實事實是，量入而簽”的原則； （2）對分包人的簽證不得完全參照或等同于承包人同發(fā)包人的簽證工程量，應以分包人實際發(fā)生的工程量為準； （3）項目經(jīng)理部任何人不得超越權限簽證合同外的施工單價或總價，合同沒有約定單價的由分包人報價，項目經(jīng)理部審核后報上級審批。合同單價或合同總價已包括的工作內容不得另行簽證； （4）簽證不能違反原分包人投標承諾及合同的有關約定；

�。�5）分包人的簽證單內容齊全，經(jīng)其簽字蓋章后方可提交給項目經(jīng)理部，進入審核核價程序。內容不清楚、不齊全的簽證單或計算單，項目經(jīng)理部合約人員不得予以核價。

　2）審核流程、權限 （1）項目經(jīng)理部要求分包人在簽證事件完成后 2 日內提交簽證資料一式兩份（簽證單、工程指令等證據(jù)資料），供項目經(jīng)理部審查。

�。�2）項目經(jīng)理部在接到分包人提交的簽證資料后，由合約經(jīng)理組織項目相關人員在 2天內完成審查。

�。�3）項目經(jīng)理部必須將簽證單隨每月報表報上級預結算管理部門審核，審核后經(jīng)總經(jīng)濟師審批，反饋到項目經(jīng)理部，作為分包人結算、付款的依據(jù)。

�。�4）工程變更、增加工程不可能在短時間內完成的，可以分批簽證。分包人完成全部施工內容，簽證單原件隨結算書交上級預結算管理部門審核。

�。�5）杜絕先簽證后施工的情況發(fā)生。

�。�6）項目經(jīng)理部對各分包人的簽證單分別編號保存，并建立簽證臺帳。

�。�7）施工現(xiàn)場簽證權限：簽證單金額在 1 萬元以下的由項目經(jīng)理審批，1萬元以上的由公司總經(jīng)濟師審批。

　1.1.2 4.5.2

　信息管理

　4.5.2.1

　信息管理總體結構 建筑施工是一門綜合性極強的學科，其產(chǎn)品固定，但形式多種多樣，無一完全相同，所涉及范圍廣泛，與材料、通訊、電子、運輸、機械、人文等各行業(yè)關系密切，同時它受自然環(huán)境影響較大，其特殊性表明了其生產(chǎn)過程的復雜性。工期、質量、效益都是施工企業(yè)面對市場競爭的三要素，在計算機及信息化日新月異的今天，計算機及信息化施工得到企業(yè)廣泛的推廣應用。

　根據(jù)我公司近年來在工程管理的實踐中應用計算機及信息化施工積累的豐富經(jīng)驗，本項目信息管理系統(tǒng)將分為項目管理信息系統(tǒng)、施工管理信息系統(tǒng)、項目部對外信息管理。

　4.5.2.2

　項目管理信息系統(tǒng) 項目管理主要是通過 OA、ERP 兩大管理軟件進行管理，其中 ERP 涉及物流、生產(chǎn)、財務等企業(yè)數(shù)據(jù)的處理和分析，OA系統(tǒng)則用于無紙化辦公，是企業(yè)的工作審批和知識管理平臺。ERP 在企業(yè)運用中包含分銷、制造、財務三大部分，涉及采購管理、倉庫管理、庫存控制、生產(chǎn)計劃、分銷計劃、車間控制、質量管理、工資管理、人力資源等近三十個模塊；OA辦公系統(tǒng)主要涉及公文管理、會議管理、檔案管理、人事管理、客戶信息管理、電子郵件、電子公告以及論壇系統(tǒng)等模塊，主要是對企業(yè)的文件、檔案、資料、資產(chǎn)、用品等的管理。

　1

　項目管理流程

　2、運用 OA管理軟件對項目的管理 信息管理系統(tǒng) 項目部對外 信息管理 項目管理 信息系統(tǒng) 施工管理 信息系統(tǒng) 圖 4.5.2-1

　信息管理系統(tǒng) 項目經(jīng)理 OA ERP 公司機關 局總部 OA ERP 項目經(jīng)理部各管理人員 OA ERP OA ERP OA ERP

　項目通過 OA信息管理平臺了解局、公司經(jīng)營發(fā)展動態(tài)，進入辦公系統(tǒng)，接受局和公司重要通知和管理制度，發(fā)送電子郵件，并且利用與之相鏈接的工程管理信息系統(tǒng)、法務合約管理系統(tǒng)、財務報表系統(tǒng)及技術信息集成系統(tǒng)實現(xiàn)項目經(jīng)理部與公司機關、局總部的信息交流，實現(xiàn)無紙化辦公。

　3

　運用 ERP 管理軟件對項目的管理 工程中標后，公司合約管理部負責收集中標通知書、經(jīng)營報告書、可行性分析報告、承包合同等相關項目立項資料，根據(jù)項目資料，判斷項目性質，選擇相應的模板。

　工程項目部在 ERP 系統(tǒng)中接到工程項目立項的命令后，項目經(jīng)理首先要組織項目總工（或技術負責人）及其他項目管理人員根據(jù)投標書中的技術標部分，編制施工組織設計，其中工作計劃的編制，根據(jù)項目的具體需求，確定項目工作的細分結構即 WBS。

　項目立項完成后，由公司工程造價部確定項目過程成本控制節(jié)點 FBS。FBS用于進行項目預算的編制和財務成本費用的歸集。

　項目相關管理人員即可登陸 ERP 系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)的錄入。

　我局 ERP 管理軟件主要有四大模塊：項目管理、采購管理、財務管理和人力資源管理，106 個流程。

　 1）

　各模塊的核心內容

　建立組織架 現(xiàn)場管物資管理 勞務管理 租賃機具 固定資產(chǎn) 總賬管應收管理 應付管理 財務總賬 資金管理 采購模塊核財務模塊核項目模塊核薪酬管基本信息 人事管理 薪酬管理 人力資項目立項 項目狀態(tài) 責任成本 施工管理 費用報銷 工程報量 2）

　項目管理主要內容

　模 塊 采購管理模 塊

　財務管理模 塊

　人力資源管理模塊

　中建八局ERP 的功能模塊

　項目管理模塊 客戶（業(yè)主）信息建立 項目基本信息管理 項目施工管理 項目預算及項目簽證 項

　 目

　 費

　 用 應

　 計

　 收

　 入 工

　 程

　 報

　量 其

　他

　 施工進度計劃的編制、調整審批 項目 WBS 分解與 FBS 設置

　項目工期進度管理

　 項目管理模塊 客戶（業(yè)主）信息建立 項目基本信息管理 項目施工管理 項目預算及項目簽證 項

　 目

　 費

　 用 應

　 計

　 收

　 入 工

　 程

　 報

　量 其

　他

　 輸入合同總額 項目預計總收入編制和調整 項目變更單、總分包簽證的審批 目標責任成本的編制和調整審 批

　項目預計總成本的編制和調整 項目計劃成本的編制和調整

　項目分包簽證

　 1

　項目經(jīng)理部內部管理 項目經(jīng)理部內部建立局域網(wǎng)，為整個工程管理提供良好的協(xié)同工作環(huán)境。工程實施過程中的各種工程信息，通過局域網(wǎng)傳輸給項目各個管理部門或管理人員，指導和控制工程實施。

　由于一個項目可能會包含若干個單位工程，因此，項目信息是項目中若干單位工程信息的集合。項目信息按照不同用途有不同的分類方法，如按項目管理階段分、按信息來源分、按管理層次分以及按項目管理專業(yè)分等。

　工程按項目管理專業(yè)分主要有以下工程信息：

　（1）項目管理規(guī)劃和產(chǎn)品實現(xiàn)策劃的信息：材料價格表、材料供應商、機械設備價格表、機械設備供應商、新材料、新技術、新工藝、新設備、新管理方法信息等。

　（2）項目質量控制信息：施工日志、質量檢查記錄表、材料設備進場記錄等信息。

�。�3）項目職業(yè)健康安全控制信息：安全交底、安全設施驗收、安全教育、安全措施、安全處罰、安全事故、安全檢查、復查整改記錄、會議通知、會議記錄。

�。�4）項目成本控制信息：承包成本、責任目標成本、實際成本、降低成本計劃表、成本分析表。

�。�5）項目進度控制信息：

　工作進度計劃表、資源計劃表、資源表、完成工作分析表。

�。�6）施工技術資料信息：出廠質量證明和試（檢）驗報告、施工試驗記錄、施工記錄、預檢記錄、驗收記錄、設備安裝記錄、施工組織設計、技術交底、工程質量檢驗評定、交工驗收資料、設計變更洽商記錄、竣工圖等。

�。�7）項目合同管理信息：施工預算（或工程量清單及其單價）、中標的投標書、合同、工程款、索賠。

�。�8）項目資金、人力、材料、設備等資源管理信息：勞動量需要量計劃、主要材料需要量計劃、構件和半成品需要量計劃、施工機械需要量計劃、設備需要量計劃、資金需要量計劃。

�。�9）外部各類檢查評比獎勵、處罰信息，媒體宣傳與曝光信息：施工項目質量合格證書、單位工程交工質量核定表、交工驗收證明書、上級檢查記錄、媒體曝光、回訪與保修等。

�。�10）相關方投述及處理信息：投述記錄。

�。�11）組織協(xié)調等其他重要信息：施工計劃表、工程統(tǒng)計表、材料消耗表和現(xiàn)金臺帳等。

�。�12）法律和部門規(guī)章信息：編號、題目、頒發(fā)單位、解釋單位、日期、性質、內容、

　密級、保管人等。

　（13）自然條件信息：應建立自然條件表，包括地區(qū)、場地、類別、年平均氣溫、年最高氣溫、年最低氣溫、雨季、冬季、風季、年最大風力、地下水位高度、交通運輸條件、環(huán)保要求等。

　4.5.2.3

　施工管理信息系統(tǒng) 1

　資料管理 工程中所有資料均采用銘洋軟件，采用該軟件可以一次性定義工程概況信息，所有表格中的相關信息自動完成填寫，大大減輕表格填寫工作量；對檢測值自動進行國家標準、企業(yè)標準判定；可對檢驗批驗收表格自動進行分項、分部（子分部）、單位工程匯總統(tǒng)計；可根據(jù)管理要求自定義組卷目錄，自動生成有關各方及城建檔案館所需卷宗，大大提高了資料整理的規(guī)范性、科學性及準確性。

　2

　進度計劃管理 本工程中計劃管理采用 PROJECT2000 及夢龍管理軟件，采用橫道圖、雙代號網(wǎng)絡圖兩種形式進行進度計劃的安排。對月、季、年進度計劃用夢龍軟件繪制，通過夢龍軟件繪制雙單代號網(wǎng)絡計劃，它可根據(jù)需要自動生成橫道圖、單代號網(wǎng)絡圖，計劃的控制是動態(tài)控制，夢龍軟件將根據(jù)輸入的工程量在施工過程中按實際情況進行調整。計劃編制好后，再進行現(xiàn)場跟蹤，對滯后工序分析原因并作出相應的及時調整，再通過調度協(xié)調解決。合理運用網(wǎng)絡計劃技術，進行動態(tài)管理以縮短工期、降低成本。通過動態(tài)控制工程進度，以最省的費用合理安排時間、人力、物力資源，為項目取得了最佳的經(jīng)濟效益和社會效益。對周計劃采用PROJECT2000 進行編制，此計劃簡單、快捷，一目了然，可由施工隊直接安排施工班組按計劃施工。

　3

　成本管理 項目采用廣聯(lián)達施工項目成本管理信息系統(tǒng)對成本進行管理，將廣聯(lián)達在項目管理領域多年的專業(yè)積累與信息化手段結合，聚焦成本，通過對項目收入、目標成本和資金等全方面的管理，實現(xiàn)對項目成本的有效控制，從而提升項目成本管理績效。

　采用廣聯(lián)達圖形算量軟件 GCL2008 對工程量進行計算，該軟件內置全國各地清單、定額計算規(guī)則，采用建模方式，整體考慮各類構件之間的扣減關系，以表格輸入為補充，運用三維計算技術、按實扣減，提供三維建模、工程量表、標高開放等一系列處理方法和功能，

　主要解決工程造價人員在招投標過程中的算量、過程提量、結算階段構件工程量計算的業(yè)務問題。GCL2008 是一個準確、簡單、專業(yè)、實用的工程量計算軟件，它不僅幫助使用者從繁雜的手工算量工作中解放出來，還在很大程度上提高了算量工作效率和精度。

　4

　材料管理 材料管理采用了 Access2000 數(shù)據(jù)管理程序，對每天材料計劃、進料統(tǒng)計、領料進行詳細統(tǒng)計，并對計劃、進料、領料三個環(huán)節(jié)進行對比，及時作出反應。并且可直接對計算機上有關數(shù)據(jù)進行查詢，需要時將資料用報表的形式分析和打印數(shù)據(jù)。

　4.5.2.4

　項目部對外信息管理 1

　政府主管部門 政府主管部門下發(fā)的各種文件，由項目綜合辦公室傳遞給項目經(jīng)理，項目經(jīng)理根據(jù)實際情況下發(fā)給相應部門進行執(zhí)行，需上報政府主管部門的文件由項目綜合辦公室進行上報并做好記錄。

　2

　業(yè)主 業(yè)主下發(fā)的各種文件、指示包括圖紙變更、洽商、聯(lián)系單、通知、會議紀要等信息經(jīng)過項目資料員傳遞給項目總工程師，總工程師根據(jù)情況并匯報項目經(jīng)理，再下發(fā)各部門及分包單位執(zhí)行；對于業(yè)主的各種上報文件通過資料員進行上報，并做好記錄。

　3

　監(jiān)理 監(jiān)理下發(fā)的各種文件、指示包括聯(lián)系單、通知、會議紀要等信息經(jīng)過項目資料員傳遞給項目總工程師，總工程師根據(jù)情況并匯報項目經(jīng)理，再下發(fā)各部門及分包單位執(zhí)行；對于監(jiān)理的各種上報文件通過資料員進行上報，并做好記錄。

　4

　設計 設計下發(fā)的各種技術文件由項目總工程師進行審定，然后通過資料員進行相應部門的傳遞并做好記錄，項目總工程師匯集各種技術問題及時與設計單位進行信息溝通。

　5

　分包商 根據(jù)商務合約部門確定的分包商或發(fā)包人指定的分包商，工程部按照施工任務進行施工任務安排，并進行安全、質量、進度監(jiān)督，及時向相應部門反饋信息。分包商的各種信息通過資料員進行傳遞相應各部門。

　6

　供應商 根據(jù)商務合約部提供的供應商，物資部門向相應供應商提供工程部的采購計劃，要求供應商按時交貨以保證工程進展。發(fā)現(xiàn)不合格材料，由物資部門及時通知供應商進行材料退場及重新進行采購。

　7

　社區(qū) 為方便施工，文明施工，由綜合辦公室負責處理因施工影響的建筑物所屬單位和居民的民饒、擾民事宜，并設置“接待室”，負責接待和解釋工作，及時將各種信息傳遞給項目經(jīng)理及相應部門。

　8

　其它 1）項目部對工程施工場地內管線切改的文明施工與安全生產(chǎn)負有監(jiān)管責任，由施工協(xié)調管理部配合發(fā)包人及時與施工場地管線產(chǎn)權單位進行信息溝通，做好關系協(xié)調工作。

　2）施工協(xié)調管理部與園林及文物保護單位保持信息溝通，對施工影響范圍內需保護的樹木和文物，以及需遷移的樹木、施工過程中發(fā)現(xiàn)的文物，都應按園林及文物保護單位的要求，做好相應保護工作。

　3）項目部與其他工程之間有關施工設計、施工接口、測量控制網(wǎng)點、預埋件（預留孔洞）位置和尺寸等資料應及時互通信息，彼此協(xié)調，避免工程質量事故的發(fā)生。

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