在辦公室業(yè)務(wù)培訓(xùn)會上的講稿

《現(xiàn)代漢語詞典》中將協(xié)調(diào)解釋為“使配合得適當(dāng)”。說得通俗一點(diǎn)，協(xié)調(diào)就是運(yùn)籌，協(xié)調(diào)就是公關(guān)，協(xié)調(diào)就是化解矛盾。機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門多，領(lǐng)導(dǎo)層次多，對上對下的聯(lián)系多，機(jī)關(guān)干部辦文、辦會、辦事，都有個協(xié)調(diào)問題，協(xié)調(diào)是必備素質(zhì)之一。有人做過這樣一個形象的比喻：協(xié)調(diào)是杠桿，能夠增大工作動力；
協(xié)調(diào)是潤滑油，可以減少工作阻力；
協(xié)調(diào)是催化劑，能夠提高工作效率；
協(xié)調(diào)是黏合劑，能夠增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。比喻得很形象、很到位。究竟怎么搞好協(xié)調(diào)，各有各的高招和道道，所處環(huán)境不同、層次不同，辦法也不盡相同。在工作實(shí)踐中，應(yīng)注意把握這么幾條。

一、及時明確任務(wù)要求

一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)在交代任務(wù)的同時，會對有關(guān)協(xié)調(diào)方面的工作提出明確要求，但在交代時不會每次都講得很具體，有時比較原則，特別是對一些協(xié)調(diào)過程中的細(xì)節(jié)問題，也可能不一次性涉及，往往會隨著工作的深入逐步提出來。因此，作為機(jī)關(guān)工作人員來講，就有一個進(jìn)一步理解任務(wù)、消化指示、把握標(biāo)準(zhǔn)的問題。對領(lǐng)導(dǎo)提出的標(biāo)準(zhǔn)要求要逐字逐句地研究思考，對一些特殊要求，特別是蘊(yùn)含在指示中的基本意圖、指向性和最終目的，一定要準(zhǔn)確理解領(lǐng)會，否則在工作中就會出現(xiàn)偏差。這里需要提出的是，往往有個誤區(qū)，有的同志比較強(qiáng)調(diào)自己的主觀愿望，認(rèn)為好心一定能辦出好事來，就是出些差錯領(lǐng)導(dǎo)也會原諒的，其實(shí)不然，一旦出現(xiàn)了問題，首要的決不會看你的愿望如何，這大概也是一些同志有時受到領(lǐng)導(dǎo)批評還感覺委屈的主要原因。因此，搞好工作協(xié)調(diào)，應(yīng)當(dāng)具有良好的愿望加上科學(xué)的思維和一定的協(xié)調(diào)能力，才能把好事辦好。某機(jī)關(guān)一位領(lǐng)導(dǎo)到一個下級單位檢查工作，由秘書科孫科長負(fù)責(zé)搞好協(xié)調(diào)。為了使領(lǐng)導(dǎo)有面子，孫科長擅自要求受檢單位兩位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)到機(jī)場迎接，房間內(nèi)擺放了鮮花，還購買了紀(jì)念品，安排的飯菜也很奢侈。領(lǐng)導(dǎo)一看到這陣勢，很不高興，責(zé)問受檢單位領(lǐng)導(dǎo)為什么頂風(fēng)、違紀(jì)、搞形式主義，當(dāng)?shù)弥�是孫科長的授意安排時，立即火冒三丈，把孫科長狠狠批了一頓，命令他立即作出書面檢查，不久，孫科長被調(diào)離機(jī)關(guān)。

二、主動適應(yīng)協(xié)調(diào)對象

所謂協(xié)調(diào)，不管是什么樣的工作，說到底是人與人之間的協(xié)調(diào)。對協(xié)調(diào)對象把握得怎么樣，結(jié)果是不一樣的。如果用一個模式、一種方法、一個節(jié)奏來搞協(xié)調(diào)，就難以達(dá)到預(yù)期效果。這里說把握協(xié)調(diào)對象，并不是指那種看風(fēng)使舵式的，也不是按照自己的標(biāo)準(zhǔn)來分個三六九等，更不是以自己的好惡來作取舍，而是根據(jù)協(xié)調(diào)對象的自身特點(diǎn)、傳統(tǒng)做法、相互關(guān)系、地位作用等情況，選擇最恰當(dāng)?shù)姆绞胶娃k法，提高工作協(xié)調(diào)的成效。平時協(xié)調(diào)處理工作，涉及其他部門、其他單位掌管的業(yè)務(wù)，都要事先與之協(xié)商，取得一致意見后，再呈報(bào)審批。當(dāng)對方提出不同意見時，要耐心聽取，認(rèn)真研究，甚至調(diào)整或改變自己的方案。如果對方完全不同意，或者意識到根本行不通時，則應(yīng)放棄自己的意見，另外研究其他辦法。尤其要注意，凡是幾個部門意見尚未統(tǒng)一時，一般不要上報(bào)審批，不能把矛盾上交。機(jī)關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)也不要輕易將幾個部門意見相左的議題提交辦公會，以免議而不決，決而不行。某機(jī)關(guān)理研室負(fù)責(zé)籌備部里理論骨干培訓(xùn)班，其中起草領(lǐng)導(dǎo)講話材料這項(xiàng)工作，需要辦公室的支持幫助。按傳統(tǒng)做法，事前應(yīng)先征求辦公室的意見，在協(xié)商一致的情況下，再向部領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)培訓(xùn)班方案。由于理研室沒有事先征求辦公室的意見就上了件，把辦公室的兩個人分在了材料組，部領(lǐng)導(dǎo)簽批后，理研室到辦公室要人幫忙，結(jié)果碰了釘子，辦公室以工作太忙、抽不出來人為由，拒絕了理研室的要求。結(jié)果理研室抽人這件事做成了“夾生飯”，弄得很尷尬。這就是協(xié)調(diào)的方式方法出了問題，主要原因是不按機(jī)關(guān)規(guī)矩來辦事，事前不商量，以領(lǐng)導(dǎo)壓人，把工作強(qiáng)加到別人頭上，這是機(jī)關(guān)工作最忌諱的事情，機(jī)關(guān)干部一定要注意這個問題。

三、隨時掌握情況變化

機(jī)關(guān)的同志都知道，協(xié)調(diào)工作從來沒有一次就完事的，這也是符合規(guī)律的，尤其是涉及上級領(lǐng)導(dǎo)和本級領(lǐng)導(dǎo)的活動，“變”是絕對的，“不變”是相對的。從某個角度講，能不能及時準(zhǔn)確地掌握變化了的情況，既是協(xié)調(diào)工作成敗的前提和基礎(chǔ)，也是很關(guān)鍵的因素。實(shí)踐中，有些變化了的情況，領(lǐng)導(dǎo)會告訴你，有些變化了的情況，則需要你去向領(lǐng)導(dǎo)及時報(bào)告，并提出調(diào)整協(xié)調(diào)工作的意見建議。也可以說，你對變化的情況掌握得越早越及時，工作就越主動，否則，可能會給領(lǐng)導(dǎo)造成被動，甚至不可挽回、難以彌補(bǔ)。因此，當(dāng)最初的協(xié)調(diào)方案領(lǐng)導(dǎo)同意后，要做到“案”定思考不停，反復(fù)地想一想還有哪些因素考慮不夠充分，還會出現(xiàn)哪些由不確定因素造成的后果，究竟有幾套方案比較可行，等等，做到有備無患，隨時從容應(yīng)對突發(fā)情況。有一天，某機(jī)關(guān)的張秘書，根據(jù)副市長指示，分別通知了有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)下午4時開會，部署安全生產(chǎn)工作。下午2時30分，副市長突然打電話告訴他，因下午4時另外有一個活動，會議提前到下午3時召開。張秘書趕緊把參加會議的人員重新通知了一遍，唯獨(dú)忘記告訴拿鑰匙的人了，結(jié)果與會人員要進(jìn)會議室時門還鎖著，到處找這個人也沒找到，弄得與會人員很有意見，副市長很不高興，狠狠批評了張秘書一頓。這就是對工作想得不細(xì)，考慮不周，對突然變化了的情況沒有應(yīng)對好。

四、堅(jiān)決說好該說的話

語言是協(xié)調(diào)的重要媒介和基本載體。工作協(xié)調(diào)能否順利進(jìn)行取得成功，講究語言藝術(shù)很重要。常言道：“良言一句三冬暖”。得體的語言既能簡明扼要，完整表達(dá)自己的意圖，又能使對方入心入耳入腦，使其愉快地接受協(xié)調(diào)。說話人人都會，但能知道什么場合該說、什么場合不該說，而且能夠把該說的說好、把不該說的憋住，是很不容易的，值得每位機(jī)關(guān)干部用心體會，下功夫歷練。機(jī)關(guān)干部向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告情況、通知事情、協(xié)調(diào)活動比較多，更要注意語言修養(yǎng)，提高說話的藝術(shù)。話到嘴邊要掂量，想好再說也無妨，拿捏不準(zhǔn)的話可以少說、慢說或不說；
要多一些換位思考，話出口要想到聽者的感受，防止說者無心聽者有意而禍從口出。有一次，某省委組織部副部長到一個縣召開座談會，會上，市領(lǐng)導(dǎo)問縣委組織部的一個副部長：“最近工作怎么樣��？”這位副部長隨口答道：“副部長是個閑職，能干成啥事？”這句話把在座的四級副部長“一網(wǎng)打盡”，氣氛一下子就變得尷尬起來。省委組織部副部長馬上說這個縣委組織部副部長一句：“副部長需要協(xié)助部長干成的事很多，怎么能是一個閑職呢？你肯定沒有盡到應(yīng)盡的職責(zé)，好好反思反思吧�！睓C(jī)關(guān)干部還要注意觀察分析每位領(lǐng)導(dǎo)的性格特點(diǎn)，并據(jù)此把握說話的要領(lǐng)，防止話不投機(jī)半句多。另外，要善于選擇說話的時機(jī)，多一些臨機(jī)處置，少一些照本宣科和千篇一律，多一些“雪中送炭”和“雨中遞傘”，切忌“火中取栗”和“火上澆油”；
要注意態(tài)度，慎用指令性語言，多用商量的口氣，即使傳達(dá)上級的指示，轉(zhuǎn)達(dá)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，也不要口氣太硬。在一般協(xié)調(diào)場合，更要注意語言平和，態(tài)度隨和。在說好該說的話的同時，機(jī)關(guān)干部還要時刻牢記，不該說的話堅(jiān)決不說，要“守口如瓶”，始終給嘴巴安一把“保密鎖”，決不因多知道一些內(nèi)部情況去炫耀，傳播小道消息，更不得隨便議論領(lǐng)導(dǎo)工作上的事情，特別是不能擴(kuò)散領(lǐng)導(dǎo)中的意見分歧。

五、相互支持、與人為善

機(jī)關(guān)是一個協(xié)作的群體，同志之間、部門之間一定要相互支持、相互配合�？雌饋砀鱾�部門各管一攤，實(shí)際上工作都是互相聯(lián)系的，都是為了單位建設(shè)。從這個目標(biāo)出發(fā)，一定要團(tuán)結(jié)協(xié)作。要少扯皮，少推諉，多幫忙，同志之間要互相提攜，拾遺補(bǔ)闕，只要有精力，盡量伸出援助之手。部門之間，有些工作是交叉的，分不那么清楚，有些工作要幾個部門一起來做，只要有力量，就主動多承擔(dān)一些。如果你推給我，我推給你，吃苦的事交給別人，得利的事攬給自己；
當(dāng)著領(lǐng)導(dǎo)都接受，背著領(lǐng)導(dǎo)都推掉，是最影響關(guān)系的。某機(jī)關(guān)有一個局牽頭籌備一個會議，把購買物品、安排住宿、餐飲、簽到等容易辦的事情留給了自己做，而把起草領(lǐng)導(dǎo)講話、修改典型發(fā)言一類的重活累活全都推給了別的部門。由于安排的工作不公平、不合理，在協(xié)調(diào)會上，幾個局長意見很大，與這個牽頭局長爭吵起來，一致表示，不能這樣分配工作，應(yīng)當(dāng)把輕活、重活安排科學(xué)，牽頭局應(yīng)帶頭承擔(dān)材料起草工作，不能只挑輕活干。部門間還有一個相互服務(wù)的問題，相互支持既有利于別人，也有利于自己，最終是有利于工作。無論哪個部門，無論它自身多么強(qiáng)，各方面的關(guān)系處理不好，也會四處碰壁，也難以順順當(dāng)當(dāng)?shù)剞k成幾件事情。還有就是對同志、對上級都應(yīng)本著維護(hù)的態(tài)度、理解的態(tài)度，真心實(shí)意地希望自己的同志和領(lǐng)導(dǎo)能夠工作得很好，發(fā)展得很好。如果嫉賢妒能，生怕人家過得比自己好，這個關(guān)系就難處了。這方面一定要注意多宣傳別人的好處、優(yōu)點(diǎn)，好話不僅講在當(dāng)面，而且講在背后，特別不要背后議論人家的短處。再就是要多一點(diǎn)理解。人人都需要理解，也能夠被人理解。理解不是講的弄清是非，而是善于去體察是非背后的合乎人情事理的原因，原因清楚了，就容易寬容對方了。

六、做到快準(zhǔn)細(xì)嚴(yán)實(shí)

有的時候領(lǐng)導(dǎo)交代一些工作的時候，表面上聲音不大、要求不急，只是寥寥數(shù)語，有時甚至看起來有些輕描淡寫。但作為機(jī)關(guān)工作人員，決不能因此自我減輕壓力、降低標(biāo)準(zhǔn)、放松要求。機(jī)關(guān)工作無小事，有時一個座位排得不妥、一個文件傳閱的順序不對、一個通知拿捏得不準(zhǔn)、一次車輛調(diào)度得不夠到位等等，都可能帶來不可小視的影響。要減少和杜絕差錯，有“五個字”始終不能忘。即“快”，就是要有很強(qiáng)的時間觀念，做到話音一落就行動，反應(yīng)要快，快速思考對策、拿出方案；
動作要快，在最短時間內(nèi)進(jìn)入實(shí)質(zhì)性操作；
情況反饋要快，及時請示匯報(bào)進(jìn)展情況和過程中出現(xiàn)的矛盾問題。如果拖拖拉拉、磨磨蹭蹭，往往會事倍功半，把簡單的事情辦得復(fù)雜化，把一件事拖成兩件或多件�！皽�(zhǔn)”，就是要做到掌握情況準(zhǔn)確無誤，匯報(bào)情況實(shí)事求是，請示和答復(fù)問題要言之有據(jù)，不說沒有依據(jù)的話，不說沒有經(jīng)過核實(shí)的話�！凹�(xì)”，就是膽大心細(xì)，關(guān)注細(xì)節(jié)，無論是什么事情，都要想周到、想具體、想細(xì)致，多問幾個為什么，多設(shè)想幾套方案，多搞幾遍推演，多深入一線，多來幾個“回頭看”，盡量避免使用“大概”“也許”“可能”等模糊概念，應(yīng)盡量去除“上有領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，下有機(jī)關(guān)和基層落實(shí)，不會有啥問題”等僥幸心理，做到每一步協(xié)調(diào)都有細(xì)化的計(jì)劃，都有留有余地的時間節(jié)點(diǎn)，都有具體的工作對象，都有明確的責(zé)任區(qū)分，使整個協(xié)調(diào)工作運(yùn)作起來嚴(yán)絲合縫、不丟三落四�！皣�(yán)”，就是嚴(yán)密、完整，辦文、辦事過程要反復(fù)校對、嚴(yán)格把關(guān)，避免粗疏錯漏；
每件事辦完之后要及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋，做到件件有著落，事事有回音；
要養(yǎng)成勤于記錄的習(xí)慣，辦任何事情都應(yīng)有記載，以備有案可查�！皩�(shí)”，就是要做到態(tài)度老實(shí)，樹立對工作極端負(fù)責(zé)的精神，耐得住寂寞，樂于犧牲奉獻(xiàn)，辦事不張揚(yáng)，低調(diào)做人，勤勤懇懇辦好每一件事；
作風(fēng)扎實(shí)，提倡“事必躬親”，什么事情都要親自看一看、試一試、跑一跑，決不能當(dāng)“甩手掌柜”、搞遙控指揮；
工作務(wù)實(shí)，落實(shí)到每個環(huán)節(jié)、每個部位、每個人頭，確保每項(xiàng)工作都能落實(shí)到底到邊，決不能出現(xiàn)虎頭蛇尾、只看過程不問結(jié)果的現(xiàn)象。

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