檔案管理信息化建設(shè)途徑分析與研究

　　摘 要：檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為時代和社會發(fā)展的要求。加快檔案信息資源的信息化進(jìn)程，積極開發(fā)檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，對檔案工作更有效的服務(wù)于工作之中具有重要的意義。本文對檔案信息化和檔案信息化建設(shè)的概念進(jìn)行了研究，分析檔案信息化建設(shè)過程存在的問題，并提出相應(yīng)的解決對策，對檔案的信息建設(shè)具有借鑒意義。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 現(xiàn)代化
　　中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）08-00-01
　　一、我國檔案基礎(chǔ)較差的原因分析
　　1.檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展概況
　　信息化建設(shè)使得企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動過程中形成的實(shí)體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式無法有效地收集、管理易逝的、流動的和脆弱的電子文件。許多檔案機(jī)構(gòu)和人員面對電子文件的涌現(xiàn)，沒有及時應(yīng)對，結(jié)果造成大量的檔案資源流失。
　　2.檔案管理信息化模式實(shí)效不高
　　不少檔案機(jī)構(gòu)只是盲目地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，缺乏先進(jìn)的思想理念作為指導(dǎo)，對檔案信息化建設(shè)的根本目的沒有深刻的認(rèn)識，重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)而忽視檔案信息資源的開發(fā)利用，結(jié)果導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)效益低下。檔案信息管理工作標(biāo)準(zhǔn)尚不完善，這制約了企業(yè)檔案信息工作的進(jìn)程。
　　3.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
　　檔案信息電子化就需要現(xiàn)代化的人才，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)的技術(shù)，不能只滿足于計算機(jī)簡單操作。
　　二、檔案管理工作現(xiàn)代化的要求
　　檔案工作者要著眼于信息化的飛速發(fā)展，積極采用現(xiàn)代化的信息手段，推進(jìn)檔案信息的數(shù)字化，適應(yīng)時代要求，為群眾服務(wù)。我國信息化建設(shè)要求的電子政務(wù)建設(shè)和數(shù)字檔案館的興起以及相繼建立，對檔案工作者提出了新挑戰(zhàn)。同時檔案管理也要跟上企業(yè)管理的腳步，檔案管理的方法要創(chuàng)新，要擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作內(nèi)涵，將單一的檔案管理擴(kuò)大成信息集中的企業(yè)檔案管理。通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將各種信息資源集合，形成資源共享，使檔案管理成為一個集團(tuán)化的信息綜合體，這樣才能高效率、自主地、靈活地進(jìn)行檔案管理。
　　三、提高檔案信息化建設(shè)水平，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
　　在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程，尤其是對于那些時間較長的綜合性檔案來講，由于檔案多，工作量大而且復(fù)雜。如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。
　　1.增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識
　　在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要更新與我國現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識，切實(shí)轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟(jì)時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動式服務(wù)改變?yōu)橹鲃臃��?wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，使檔案工作適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代的需要，適應(yīng)社會發(fā)展的需要。還要加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應(yīng)包括思想意識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。
　　2.配備統(tǒng)一的管理設(shè)備
　　加快檔案信息化的建設(shè)，要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。要舍得投入財力，當(dāng)前，各級檔案部門的財力主要來源于各級政府，這就需要做大量的工作，引進(jìn)資金加快更新改造的步伐。同時，作為上級檔案主管部門，也可以與相關(guān)部門溝通協(xié)商、共同提出解決問題的辦法，在政策上給下部門創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。
　　3.創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制
　　建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制，創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立；如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。
　　4.建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍
　　檔案管理人員隊伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門應(yīng)有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。
　　結(jié)束語
　　信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢。檔案信息化建設(shè)賦于新世紀(jì)檔案工作嶄新的內(nèi)容，為檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，作為檔案管理人員要樹立較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神，同時也要擔(dān)當(dāng)起建設(shè)信息化建設(shè)的歷史重任。

相關(guān)熱詞搜索：信息化建設(shè) 檔案管理 途徑 分析 研究