高中檔案管理信息化建設(shè)探討

　　摘要：學(xué)校檔案記錄著學(xué)校的歷史沿襲與發(fā)展軌跡，是一座學(xué)校寶貴的財富，加強對檔案管理工作的重視，能夠為學(xué)生未來的發(fā)展奠定扎實的基礎(chǔ)，是一所學(xué)校發(fā)展成長的文化根源。在當(dāng)前高中檔案管理工作中推進信息化建設(shè)，能夠有效避免傳統(tǒng)管理中的弊端，便于查閱，為檔案管理工作的發(fā)展帶來新的生機。
　　關(guān)鍵詞：高中；檔案管理；信息化建設(shè)
　　前言：
　　隨著信息化的不斷發(fā)展，已經(jīng)對學(xué)校教育及發(fā)展的各個方面產(chǎn)生了深刻的影響。在當(dāng)前高中檔案管理過程中，已經(jīng)逐漸過渡到信息化時代，帶來了檔案管理工作的新變，對于檔案的管理、分享以及信息安全化都提出了新的要求，在這個過程中，不僅是技術(shù)的更新，也是管理理念、工作方式的不斷更新與新變。本文針對當(dāng)前高中階段檔案信息化建設(shè)的發(fā)展以及具體策略展開討論，以期為日后教學(xué)工作的發(fā)展做出進一步啟示。
　　一、高中檔案管理信息化的意義
　　檔案管理工作隨著信息技術(shù)的發(fā)展進入到一個新的階段，在信息化建設(shè)過程中，逐漸展現(xiàn)出現(xiàn)代信息技術(shù)的運用的意義所在，實現(xiàn)了檔案管理的全面發(fā)展。筆者對當(dāng)前檔案信息化發(fā)展的意義做出如下整理：
　　其一，能夠拓展檔案的容量，與傳統(tǒng)紙質(zhì)或者其它媒介檔案不同，信息化檔案管理依托于網(wǎng)絡(luò)加強管理，極大的節(jié)約了媒介成本和所占的空間，大量信息被存儲進來，能夠更為便捷的擴充容量。隨著以往紙質(zhì)媒介的內(nèi)容信息化轉(zhuǎn)變，關(guān)于一座學(xué)校的信息檔案庫也在逐漸完善，能夠推進教學(xué)工作的全面發(fā)展。
　　其二，節(jié)約了人力。與傳統(tǒng)檔案管理需要人工的錄入不同，信息化建設(shè)下，只需要短短幾步就能完成自動的輸入。在這個過程中，檔案室無需大量的人員，教師可以不再兼職檔案管理員，只要安排1～2名專業(yè)的檔案管理人員即可，既能保障專業(yè)性，又能減輕用人壓力。
　　其三，信息化時代更便于檔案的查閱、運用，使檔案真正的“活躍”起來。試想在以往的教學(xué)過程中，即使教師有心向檔案求助，也會被故紙堆中的大工作量所嚇到，很難快速找到想要的內(nèi)容，進而大大減少了對檔案的運用，有些檔案資料在長期積壓之下，損毀或消失，最終無人看到。而在信息化時代，想要查找的資料只要輕松的點擊、查詢即可，使得檔案資料的作用真的被發(fā)揮出來。
　　二、檔案管理信息化發(fā)展的策略所在
　　（一）加強對信息設(shè)備硬件的投入
　　在實現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展的過程中，需要的是專業(yè)的信息化檔案管理系統(tǒng)、設(shè)備的支持，學(xué)校要加大相關(guān)投入，為實現(xiàn)檔案管理信息化提供專業(yè)的硬件設(shè)施保障。實現(xiàn)檔案室信息化設(shè)備的更新?lián)Q代，并且及時對相關(guān)工作人員進行培訓(xùn)，在短期內(nèi)實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展轉(zhuǎn)變。在這個過程中，專業(yè)的技術(shù)設(shè)備保障，成為檔案資源的有力保障，并且能夠在未來的持續(xù)發(fā)展中不斷彰顯優(yōu)勢。由于檔案管理對于信息技術(shù)有一定的專門要求，需要學(xué)校管理層加大關(guān)注與投入，并且派專業(yè)技術(shù)人員進行監(jiān)督與管理，全面推進信息化建設(shè)工作的發(fā)展。
　�。ǘ�）建立具備專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理團隊
　　隨著檔案管理工作的進一步發(fā)展，已經(jīng)越發(fā)的關(guān)注到專業(yè)技術(shù)人才的引入。作為檔案管理工作者，要不斷扎實自身的專業(yè)技能，如今的檔案管理工作已經(jīng)不再是單純的檔案的收發(fā)、簡單的整理以及保管檔案、和提供檔案服務(wù)的“手工活”，它有很強的專業(yè)性和技術(shù)性。一個合格的檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)具備“檔案管理學(xué)”、“檔案保護學(xué)”、“圖書情報學(xué)”、“目錄學(xué)”、“圖書分類學(xué)”、“檔案文獻編撰學(xué)”、“檔案法”等專業(yè)的知識[1]。
　　除了檔案管理相關(guān)的知識，以下知識也是檔案管理人員需要具備的：隨著辦公自動化的發(fā)展，文檔一體化程度也在提高，電子文件的產(chǎn)生、傳遞、存儲、歸檔、著錄、保管、利用、都由計算機完成，由此對于現(xiàn)代檔案管理工作者，要具備熟練操作計算機的能力。除此之外，隨著檔案種類的不斷豐富，會有部分外國文獻進入其中，對于這部分文獻的管理，也需要檔案管理人員具備一定的外語知識，總是作為一名檔案管理人員需要對自身的綜合素質(zhì)提出一定的要求。專業(yè)的檔案管理人員擁有終身學(xué)習(xí)的能力及意識，才能切實推進檔案管理工作的發(fā)展[2]。
　　（三）構(gòu)建科學(xué)完備的檔案信息存儲系統(tǒng)
　　盡管信息技術(shù)帶來了檔案管理的極大便利，但是隨著發(fā)展與觀察，也會發(fā)現(xiàn)其中的弊端正在逐漸暴露出來，就是關(guān)于檔案信息安全問題的暴露。檔案信息安全難以得到保障，信息數(shù)據(jù)遭到破壞，信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開方向造成的外來入侵、檔案竊取等情況時有發(fā)生。由此檔案安全難以保障，信息收到破壞，將會為學(xué)校帶來意想不到的損失。在這種情況下，加強科學(xué)完備的檔案信息存儲系統(tǒng)構(gòu)建，具有重要意義，首先要強化檔案存儲方式的選擇，通常常見的存儲方式有三種，儲存器與服務(wù)器直接相連、儲存器植入IP網(wǎng)絡(luò)、儲存器儲存網(wǎng)絡(luò)集成，這三種方式各有利弊，在實踐中會逐漸發(fā)現(xiàn)，最后一種方式的優(yōu)勢更為明顯一些，儲存器存儲網(wǎng)絡(luò)集成，是由IP進入SCSI數(shù)據(jù)命令進行傳輸，并且通過磁盤陣的形式進行交接，可以為存儲安全做出保障。完整的存儲體系的構(gòu)建，除了當(dāng)前方式的選擇，也要加強后期的維護管理[3]。
　　在當(dāng)前高中檔案管理工作實現(xiàn)信息化發(fā)展，能夠推動檔案管理工作的正規(guī)化、嚴(yán)謹(jǐn)化發(fā)展，為檔案管理帶來新的活力，這也是當(dāng)前教學(xué)工作發(fā)展的關(guān)鍵所在，為學(xué)生的成長創(chuàng)設(shè)基礎(chǔ)，尋找到信息技術(shù)的發(fā)展與完善，全面推進檔案管理工作走向新的歷史時期，為檔案運用注入活力。
　　參考文獻：
　　[1]何永清.淺析學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀及對策[J].時代教育，2012，21（10）：65—66.
　　[2]翟衛(wèi)東.論學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀及其對策[J].科技致富向?qū)В?013，14（2）：84—85.
　　[3]朱麗紅.高中檔案工作存在的問題及解決對策[J].黑龍江檔案，2012，16（3）：88.

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