淺談企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)

　　【摘 要】隨著市場經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展需求。在企業(yè)的人才開發(fā)管理中，人事檔案管理工作起到了重要的作用，不但可以對人力資源起到優(yōu)化的作用，而且能夠?qū)�單位的基礎(chǔ)管理起到促進作用。本文主要對企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)進行了簡要分析，以供參考。
　　【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化建設(shè)；資源共享；管理
　　一、人事檔案信息化建設(shè)的作用和意義
　�。ㄒ唬┯欣�于提高檔案管理人員的工作效率
　　傳統(tǒng)的人事檔案管理側(cè)重于實體的管理，管理人員需要手工收集、整理、鑒別檔案材料。工作量大，效率低下，費時費力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需要通過網(wǎng)絡(luò)自動化就可以實現(xiàn)，大大提高了檔案管理人員的工作效率，人事檔案的信息可以更好的得到利用，更快捷更準(zhǔn)確的為組織決策部門提供有效依據(jù)。
　　（二）有利于提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平
　　檔案管理信息化后，將管理人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，管理人員有充足的時間鉆研業(yè)務(wù)，開拓創(chuàng)新，學(xué)習(xí)各種管理知識，不斷提高檔案管理水平。
　�。ㄈ�）有利于實現(xiàn)人事檔案信息化資源共享
　　加快人事檔案的信息化建設(shè)，可以將檔案信息并入企業(yè)大數(shù)據(jù)總體格局中，通過檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，推進檔案資源的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)化進程，實現(xiàn)檔案信息資源、員工自助服務(wù)平臺、SAP-HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成的共享。在干部選拔任用，調(diào)整配備和交流鍛煉等工作中，均可利用信息庫資源為組織人事部門提供決策參考，使其能夠更好的為企業(yè)發(fā)展提供良好的服務(wù)。
　�。ㄋ模┯欣�于提升對實體檔案的保護管理
　　人事檔案紙質(zhì)載體是最原始的基礎(chǔ)證據(jù)材料，工作中經(jīng)常需要查詢有關(guān)人員的信息，利用率較高。反復(fù)的拆裝，對檔案紙張的損害非常大。檔案管理信息化后，減少了對實體檔案的接觸，有利于提升對人事檔案實體的保護管理。
　　二、人事檔案管理中存在的問題
　�。ㄒ唬╊I(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足
　　領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作重視度不夠，表現(xiàn)在人事檔案管理工作中，有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識上存在一定誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作就是檔案保管的事務(wù)性工作，只要做到檔案不丟失，不泄密，檔案外調(diào)、查（借）閱就可以了。
　�。ǘ�）人事檔案管理整體水平不高
　　檔案管理是一項專業(yè)性、機密性、政治性很強的工作。人事檔案材料需要由專人管理，單獨存放。基層單位（部門）普遍存在檔案管理人員編制不足，人事檔案管理工作量大、時間跨度長等實際問題。企業(yè)現(xiàn)有的人事檔案管理人員大多數(shù)是由組織人事部門的工作人員兼職去做，屬于非專業(yè)人員管理，且人員變動頻繁，業(yè)務(wù)水平不高，管理方法落后，對檔案管理工作投入不足，嚴(yán)重影響了人事檔案的管理水平。
　�。ㄈ�）人事檔案管理人員業(yè)務(wù)有待提高
　　管理人員業(yè)務(wù)不熟，大多數(shù)的檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)知識培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉，難以適應(yīng)人事檔案管理工作。
　�。ㄋ模┤耸聶n案信息化系統(tǒng)缺乏完善管理
　　管理手段落后，在檔案管理手段上，由于沒有專業(yè)的人事檔案管理軟件，管理人員大多采用手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時整理歸檔，出現(xiàn)檔案資料不完整的情況。查（借）閱檔案時依然采用原始的手工操作方式，自動化程度不高。
　�。ㄎ澹┤耸聶n案材料不完整
　　人事檔案內(nèi)容短缺，材料內(nèi)容不完整：如職工履歷表、年度考核表、學(xué)歷學(xué)位、職稱、技能鑒定、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項目不完整。其原因是檔案管理部門工作人員責(zé)任心不強，沒有認(rèn)真及時收集各部門、科室應(yīng)該歸檔的檔案材料，導(dǎo)致收集檔案材料不全；有時只是將檔案材料僅作為保存的資料加以收集堆放，沒有及時對材料鑒別歸檔；對檔案材料內(nèi)容未認(rèn)真審核，造成內(nèi)容殘缺不全。
　　三、做好企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的重要途徑
　�。ㄒ唬┨岣哳I(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識
　　領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，在思想上重視人事檔案管理信息化建設(shè)，要樹立思想決定行動，要認(rèn)識到轉(zhuǎn)變觀念是全面推進人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。就人事檔案管理信息化建設(shè)而言，一方面，只有進一步提高領(lǐng)導(dǎo)對其重要性認(rèn)識程度，才能進一步加大人事檔案管理信息化建設(shè)的扶持力度，有效協(xié)調(diào)內(nèi)部組織、人事等部門，發(fā)揮其積極性、主動性和創(chuàng)造性，優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)，為人事檔案管理信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)，確保各項工作的順利開展；另一方面，還應(yīng)加大人事檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，切實提高單位有關(guān)人員對人事檔案管理信息化建設(shè)的意識，組織有關(guān)人員積極參與人事檔案管理信息化建設(shè)。此外，還應(yīng)進一步提高人事檔案管理人員的服務(wù)意識，使人事檔案管理工作由單一服務(wù)職能轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂休^強綜合服務(wù)職能的管理。
　�。ǘ�）培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊伍
　　以人為本，培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊伍，實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的最終落腳點在于人，信息是一種媒介或者輔助工具，因此，應(yīng)堅持貫徹“以人為本”的原則，建設(shè)一支專業(yè)的、高素質(zhì)的人事檔案管理信息化建設(shè)隊伍，充分發(fā)揮其在人事檔案管理中的價值和功能。
　�。ㄈ�）實現(xiàn)人事檔案信息“三化” [1]
　　通過實施人事檔案管理信息化建設(shè)工程，最終實現(xiàn)的目標(biāo)是“三化”。即檔案信息數(shù)據(jù)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化以及管理人員專業(yè)化。所謂檔案信息數(shù)據(jù)化，是為了改變傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為管理對象的實體管理模式，實現(xiàn)信息查詢以及系統(tǒng)設(shè)置的數(shù)據(jù)化。在現(xiàn)代人事檔案管理過程中，應(yīng)以原始紙質(zhì)檔案為依據(jù)，將其包含的信息錄入計算機，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)據(jù)化。所謂服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，是指借助于計算機網(wǎng)絡(luò)這一媒介實現(xiàn)人事檔案管理信息化，為單位內(nèi)部實現(xiàn)資源共享提供了很好的平臺。管理人員專業(yè)化，是人事檔案管理信息化建設(shè)的又一發(fā)展目標(biāo)。人事檔案管理的最終實現(xiàn)主體是人，因此，人事檔案管理信息化要求管理人員不僅應(yīng)掌握最基本的管理知識，還要掌握先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。只有實現(xiàn)檔案信息“三化”，檔案管理信息化才會達到其目的。
　�。ㄋ模┤耸聶n案管理工作要制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化 [2]
　　隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴大、人事制度改革和人員模式改變，對現(xiàn)有人事檔案管理的管理模式提出了新要求。檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。作為企業(yè)的人力資源管理部門或組織部門，應(yīng)該把當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法與企業(yè)的人事檔案管理工作實際相結(jié)合，形成一套適合企業(yè)人事檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法，制定一系列管理制度。通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，保證人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中取得最佳的效益。
　　四、結(jié)束語
　　綜上所述，人事檔案信息化建設(shè)能夠動態(tài)化的管理每個人的人事檔案信息，保證其時效性、真實性和準(zhǔn)確性，能夠及時、準(zhǔn)確、迅速的為組織人事部門的人才管理、資源配置提供信息和數(shù)據(jù)，進一步提高人事檔案管理工作的效率。人事檔案管理工作的信息化建設(shè)需要投入大量的人力、物力和精力來做，它對打造公司樹立百年老店、基業(yè)常青的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略至關(guān)重要。
　　【參考文獻】
　　[1]馬軍輝.淺談檔案的信息化管理[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2010（7）
　　[2]高譚.關(guān)于高校企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)工作的思考[J].科技信息（科學(xué)教研），2011，.29：471.

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