中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)分析

　　摘要：基于對中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的分析研究，首先要明確中小企業(yè)檔案管理信息化的現(xiàn)狀，然后結(jié)合企業(yè)對檔案管理信息化不夠重視與檔案管理人員管理知識落后這兩點問題，對如何加強中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進行分析。得出企業(yè)需要明確認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性、提升管理人才的專業(yè)水平以及合理健全檔案信息化管理制度這三點措施，總體實現(xiàn)了中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的高效化。
　　關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；檔案管理；檔案信息化
　　伴隨著經(jīng)濟全球化進程的不斷推進，我國中小企業(yè)面臨的壓力也越來越大，在新形勢的作用下，中小企業(yè)若是想全面提升自身綜合實力，以謀求更大的發(fā)展空間，只注重硬實力是不夠的。檔案管理作為企業(yè)最重要的組成部分之一，主要任務(wù)就是歸納整理企業(yè)在發(fā)展過程中的一切重要信息，甚至部分資料一旦丟失，將會使企業(yè)受到毀滅性的打擊。時代在不斷發(fā)展，中小企業(yè)也必須要緊跟時代的步伐，加強檔案管理信息化的建設(shè)，才能確保自身在各方面能力不斷提升的基礎(chǔ)之上，獲得更大的競爭實力，在日趨激烈的市場競爭中生存下去，并得到更高更遠的發(fā)展。
　　一、中小企業(yè)檔案管理信息化的現(xiàn)狀
　�。ㄒ唬┢髽I(yè)對檔案管理信息化不夠重視
　　就現(xiàn)階段情況來講，我國有很多中小企業(yè)依舊未能正確認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，在實際發(fā)展運行的過程中，將絕大部分的精力都投入到了硬件配備以及軟件開發(fā)中，在傳統(tǒng)檔案管理工作方面都是放任狀態(tài)，信息化建設(shè)更是遙不可及。這一問題若是不能得到及時解決的話，不僅為企業(yè)相關(guān)資料的查找增加了很大的難度，還在一定程度上為自身發(fā)展造成了阻礙[1]。
　　此外，還有一部分中小企業(yè)已經(jīng)對檔案管理信息化建設(shè)存在正確的認(rèn)知，但是也僅僅止步于對數(shù)據(jù)庫的建立，此后企業(yè)并未配備相關(guān)的專業(yè)人士來運營維持?jǐn)?shù)據(jù)庫，在發(fā)展的過程中也并未注重對數(shù)據(jù)庫更新的投入。尤其是在新形勢的影響下，企業(yè)每天都可能產(chǎn)生大量的檔案信息，此時若是企業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)庫不健全的話，就基本上形同虛設(shè)，能夠發(fā)揮的作用微乎其微，企業(yè)也就喪失了一個有力的支撐。
　　（二）檔案管理人員管理知識落后
　　由于部分中小企業(yè)對檔案管理工作的重視度較低，導(dǎo)致管理人員基本上都缺乏一定的專業(yè)素質(zhì)，一方面并不具備先進的管理理論，另一方面也深受傳統(tǒng)管理思想的約束，從而導(dǎo)致自身無法適應(yīng)信息化的檔案管理模式。如此一來不僅使檔案管理的工作效率嚴(yán)重降低，也十分不利于檔案的歸類與利用。
　　二、如何加強中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)
　�。ㄒ唬┟鞔_認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性
　　企業(yè)在實際發(fā)展的過程中，若想使檔案管理工作能夠為自身發(fā)展提供更大的幫助，有效信息化建設(shè)是絕對不能忽略的。相比較來講，將紙質(zhì)檔案有效整理并錄入到數(shù)據(jù)庫中，能夠在很大程度上降低管理人員的工作壓力，再經(jīng)過有效的整理、歸納與分類，保證企業(yè)相關(guān)人員在真正需要查閱檔案的時候，只需一個賬號和密碼，就能夠隨時隨地輕松登錄網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫，更有利于企業(yè)其他崗位工作效率的提升。此外，只是企業(yè)管理層人員認(rèn)識到檔案管理信息化間的重要性還是遠遠不夠的，檔案管理人員才實際管理工作的主體，企業(yè)可以利用培訓(xùn)或者是大力宣傳的方式，使檔案管理人員甚至是其他工作人員都能明確的了解到，檔案管理信息化能夠為企業(yè)發(fā)展起到的關(guān)鍵作用，如此十分有利于檔案信息化的順利進行。
　�。ǘ�）提升管理人才的專業(yè)水平
　　企業(yè)在檔案管理工作完成信息化之后，一定不能忽略專業(yè)人員的配備，只有這樣才能夠使檔案數(shù)據(jù)庫的正常運行得到保證，發(fā)揮其真正作用。現(xiàn)如今社會需要的是復(fù)合型人才，中小企業(yè)自然也不例外，但是既精通管理工作又能夠使檔案數(shù)據(jù)庫管理維持良好運行狀態(tài)的人才并不多見�；�于此，企業(yè)就可以以現(xiàn)如今的檔案管理團隊為基礎(chǔ)，一方面廣納賢才，另一方面定期為檔案管理人員展開培訓(xùn)活動，使其熟練掌握操作數(shù)據(jù)庫的方法，并且保證信息更新錄入的準(zhǔn)確性，若是培訓(xùn)工作質(zhì)量達標(biāo)的話，不久企業(yè)就會感受到檔案管理人員的顯著變化。此外，除去提升其專業(yè)能力之外，還要注重對檔案管理人員道德心與責(zé)任心的提升，將培訓(xùn)工作全方位的進行，才能夠在最大程度上提升管理隊伍的整體水平，進一步促進檔案信息化建設(shè)的不斷前進，為中小企業(yè)綜合實力的提升添磚加瓦[2]。
　�。ㄈ�）合理健全檔案信息化管理制度
　　對于任何一個企業(yè)來講，健全的管理制度都是其立足并發(fā)展的根本，而中小企業(yè)若想使檔案信息化的工作質(zhì)量得到保障，將管理制度不斷完善已是勢在必行。優(yōu)質(zhì)的管理制度不僅能夠為檔案管理人員的日常工作標(biāo)準(zhǔn)提供參考，還能夠在很大程度上規(guī)范其實際行為，從而在確保信息化檔案管理工作效率與質(zhì)量達標(biāo)的基礎(chǔ)上，為中小企業(yè)的健康發(fā)展起到極為關(guān)鍵的推動作用。
　　三、結(jié)束語
　　綜上所述，對于中小企業(yè)而言，將檔案管理工作信息化是自身提升綜合實力的基礎(chǔ)性前提，同時檔案管理工作中掌握著企業(yè)絕大部分的信息，企業(yè)更是需要加快信息化建設(shè)的步伐，提升檔案資料的安全性與保密性，為企業(yè)未來的健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。由于近些年來互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的突飛猛進，其已然成為了世界人民日常生產(chǎn)生活不可或缺的一部分，中小企業(yè)在將信息技術(shù)融入自身發(fā)展的過程中，也不能只注重硬實力的提升，只有將管理工作做到一定程度，才能使其將作用完全的發(fā)揮出來。只有如此，檔案管理工作才能夠真正與企業(yè)一同進步，為企業(yè)的健康發(fā)展不斷做出貢獻。
　　參考文獻：
　　[1]葉俊聰.中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018 （06）：91.
　　[2]趙紅.中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017 （06）：77.

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