淺談檔案信息化建設中若干問題的思考

　　摘要：檔案信息管理可以保證檔案信息的科學管理和優(yōu)化配置，這也是檔案管理適應社會信息化發(fā)展的必然要求。要在一個全面決勝階段建設小康社會，全面深化改革，全面依法治國，全面深化改革，實現中華民族的關鍵和關鍵時期的偉大復興。檔案工作必須建立創(chuàng)新、協(xié)調、綠色、開放、共享的發(fā)展理念，主動適應新常態(tài)的經濟發(fā)展，抓住機遇，改革創(chuàng)新，全面建設小康社會。目前，檔案信息化建設還存在一些不足之處，需要在管理過程中進一步完善和創(chuàng)新。
　　關鍵詞：檔案信息化；問題；思考
　　中圖分類號：G270.7文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018） 5（b）-0000-00
　　檔案信息化在上世紀末提出以來，我國檔案信息化建設已初見成效，信息化檔案的新管理模式已得到社會的廣泛認可。但對整個檔案管理工作來說，檔案信息也屬于新穎事物，檔案信息管理也屬于一種全新的管理模式，在努力避免走失的過程中。本文就檔案信息化管理中存在的一些問題提出了一些看法。
　　1檔案信息化建設是社會發(fā)展的必然趨勢
　　檔案信息的構建是以人為本、可持續(xù)發(fā)展的科學發(fā)展觀為基礎的。經過30多年的發(fā)展，檔案信息化建設已初具規(guī)模。最初是建立在一個局域網（LAN），電子政務網絡，互聯網作為一個平臺，基于檔案管理信息系統(tǒng)，中心的文件目錄、數據庫、文件使用平臺為基礎，基于檔案信息系統(tǒng)信息發(fā)布網站的文件。
　　根據《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，我省檔案館信息化建設實現程序和檔案工作的指導思想和主要任務，基于檔案信息基礎設施建設和檔案資源數據庫建設為基礎，以文件管理標準化、文件信息數字化，文件服務網絡為內容，和擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，按照總體規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分級的原則建設，安全，充分利用計算機和網絡通信技術，實現了檔案信息管理和服務，加快器官和機構計算機檔案管理和檔案信息資源標準化，促進全省檔案持續(xù)、快速和健康發(fā)展。
　　堅持服務經濟建設和服務社會是數字檔案基本建設的主要任務。現在，人們變得越來越有效率，領導者需要迅速而準確地做出重要決定。所有職能部門都必須快速、及時地工作；每個業(yè)務部門的檔案信息需求都在不斷增加，如橋梁工程檔案，一些建設單位可能在偏遠山區(qū)的作業(yè)，咨詢業(yè)務檔案是不方便的，來回要好多天，他們迫切要求信息共享。一些投資項目投資者想知道當地的整體情況敢于投資，因此了解當地檔案只有細節(jié)是最全面、最新、最直接、最方便的地方，尤其是檔案部咨詢中心建立了當前文件后，各界人民和投資者獲取信息更方便，這一切都迫使檔案信息的存儲和使用部門必須盡快改變原來的傳統(tǒng)方法管理、檢索和使用，與現代化、多功能的服務措施，使檔案信息及時的收集，和容易提供需求者的方方面面。
　　2檔案信息化建設基礎性工作實踐過程中存在的問題
　　目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現狀是檔案標準化、標準化滯后和各種應用的并存，嚴重影響了整體系統(tǒng)水平的提高。文件軟件不夠全面，不能包含整個文件管理過程，不能完全反映文件信息的全貌。檔案管理軟件、計算機軟件公司開發(fā)其檔案、使用方法、格式、系統(tǒng)環(huán)境是不一樣的，不能實現互聯互通，不利于檔案信息的綜合利用和未來的合理共享。這限制了檔案工作的現代化和信息化進程。
　　檔案信息和網絡基礎設施的分布是不同的，層次不同，通用性差，不能有效地結合起來。標準化和標準化工作需要進一步加強。文檔管理應用程序計算機的前提是具有統(tǒng)一的規(guī)范和標準。然而，傳統(tǒng)的檔案管理方法導致了圖書質量和時間的不一致性。各種類型文件的描述標準數不勝數。他們只關注系統(tǒng)或專業(yè)領域，不能完全實現。統(tǒng)一的標準也阻礙了計算機文件管理的發(fā)展。
　　檔案信息的建設，包括基礎設施建設、人員隊伍建設、信息資源建設和應用系統(tǒng)建設，是一個涉及項目多個方面的系統(tǒng)，需要統(tǒng)籌規(guī)劃和行政部門結合實際規(guī)劃和逐步實施。檔案數字化與網絡化是信息建設中的信息資源建設，是檔案信息建設的基本任務之一。檔案信息建設的目標應是信息資源建設的核心內容，作為電子信息管理的核心內容，保證電子檔案信息的真實性、完整性和安全性。同時，以互聯網為基礎，加快檔案信息資源數據庫建設，建立電子檔案檔案數據庫，實現電子文檔的有效管理和實時使用，實現檔案信息網絡和數字檔案信息管理。
　　基本檔案信息化工作是一項復雜的系統(tǒng)工程，持續(xù)，包括總體設計、軟件開發(fā)或選購，文件整理，掃描輸入，系統(tǒng)管理，光盤備份、查詢管理、安全措施、等檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面、每個鏈接，其中最主要的是一個基本的工作標準化的電子檔案，檔案標準建立健全和真正的實踐。文件本身是一個系統(tǒng)工程標準和規(guī)范，促進自動化建設，必須特別注意電子文件標準化和規(guī)范化（如電子文件目錄數據庫結構和交換格式的統(tǒng)一，檔案軟件使用環(huán)境底部，輸入對象和特定格式的統(tǒng)一，等等）。
　　3堅持以人為本，做好檔案管理信息化建設基礎性工作
　　文件管理信息化基礎工作，首先，從電子檔案的基本建設，主要是通過描述文件、掃描等形式，建立目錄項目資源庫（如數據目錄和文件目錄、卷、文件目錄；圖片）將以各種物理載體的形式將信息歸檔，所有的光盤都存儲在數字記錄中，各種內存、磁盤和其他計算機完成檔案的收集文件信息的數字化轉換。為信息社會提供數字化文件信息資源，目的是實現快速搜索查詢、信息資源共享。
　　進行電子檔案歸檔也要以人為本，組成一個團隊，進行這項工作�，F代社會已經進入信息時代，文件作為信息資源的一部分，已被越來越多的關注和重視，作為一個新時代的檔案管理人員，應提高自身的水平，提高專業(yè)技術能力，可以充分利用現代方法進行文件服務工作，努力學習計算機技術，如網絡技術、多媒體技術、更好的檔案收集、管理、保存、利用服務，提高電子檔案的開發(fā)能力，承擔電子檔案工作的負擔。
　　安全訪問而言，計算機的應用目錄文件，描述和檢索、統(tǒng)計工作，應設置不同的訪問權限，搜索、查看、復制檔案工作的限制，如操作電腦為了防止外國人員直接修改文件，防止機密文件的文件。
　　目前，電子文件和紙質文件用相同的兩套文件轉換成文件。它采用不同的編目方法和存儲設備。檔案部門應在每一卷紙文件準備表或卷目錄表示“注意”項目的相應的電子文檔編碼和內存地址，同時， 電子文件目錄中的“注意”項目在相應的紙質文件文件號碼和地址，以便使用互補時參考。
　　因為檔案信息化建設是一個龐大的系統(tǒng)工程，在數字信息轉換為數字信息，存在于數據庫的形式，通過計算機網絡技術交流，檔案信息資源的合理共享，建立一個大型數據庫服務器、文件信息，提供了有力的信息保障資源的研究和開發(fā)項目，總結形式學習材料，如通過建立檔案網絡，網絡、數字檔案信息成為互聯網通信的大動脈，共享資源的檔案。
　　4 結語
　　檔案信息化是檔案管理部門科學管理和優(yōu)化檔案信息的必要手段。檔案管理人員應加強檔案信息化的思想意識，重視信息化建設的適用性和有效性，進一步提高檔案信息管理水平。
　　參考文獻
　　[1]趙屹，《檔案信息網絡化建設》，北京圖書館出版社，出版日期：2003年10月1日
　　[2]顏海，《檔案信息資源開發(fā)利用》，武漢大學出版社，出版日期：2004年3月1日

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