機構(gòu)編制檔案實現(xiàn)檔案信息化建設管理的發(fā)展初探

　　摘 要：機構(gòu)編制部門的檔案信息見證了各個時代各地方對社會治理的歷史，更是我們解讀了解一個地方社會發(fā)展歷史和預判社會發(fā)展趨勢的最佳資料。當社會正在信息時代高速發(fā)展的時代，快速的信息時代發(fā)展讓傳統(tǒng)檔案管理也跟著不斷變化，傳統(tǒng)機構(gòu)編制檔案的管理模式已不能滿足人們有效利益檔案資源的需求，有效實現(xiàn)機構(gòu)編制事項檔案的信息化和在信息化建設中如何管理利用好檔案已成為機構(gòu)編制部門一個重要課題，檔案信息化管理將成為當前機構(gòu)編制部門檔案管理的必然趨勢，讓我們在利用時更加方便。
　　關(guān)鍵詞：檔案信息；信息化建設；檔案管理的發(fā)展；檔案信息化管理
　　原始的檔案信息主要是通過人工進行收集、撰寫、紙質(zhì)存儲，最后存放在檔案室，現(xiàn)在已經(jīng)進入信息化時代，社會發(fā)展讓檔案信息化管理成為社會向前邁進的必然，快速的信息時代發(fā)展讓傳統(tǒng)檔案管理也跟著不斷變化，傳統(tǒng)機構(gòu)編制檔案的管理模式已不能滿足人們有效利益檔案資源的需求，有效實現(xiàn)機構(gòu)編制事項檔案的信息化和在信息化建設中如何管理利用好檔案已成為機構(gòu)編制部門一個重要課題。本文主要探討如何讓機構(gòu)編制事項的檔案只需要通過以互聯(lián)網(wǎng)為媒介，從而實現(xiàn)在相關(guān)網(wǎng)站、微信公眾號、博客、騰訊、論壇、微博上尋找到相關(guān)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)機構(gòu)編制信息化。
　　1 機構(gòu)編制事項的檔案信息化構(gòu)建
　　1.1 檔案信息收集、整理
　　機構(gòu)編制事項檔案信息化建設初級的工作的開展相對是比較困難，首先遇到的問題就是數(shù)據(jù)收集。原始機構(gòu)編制事項檔案中的信息非常豐富，它包含著社會管理的各個領(lǐng)域，檔案形成的各類附件，需要大家不斷去整理挖掘，然后通過篩選、分類最后整理在一起。信息收集工作非常繁重，范圍太廣泛，篩選工作非常精細，需要經(jīng)過不斷“清洗”，分類整理，避免冗余，最后將按照文字、圖片、語音等分類處理，方便后續(xù)數(shù)據(jù)處理。
　　1.2 檔案信息存儲、分析
　　傳統(tǒng)的機構(gòu)編制事項檔案信息都是采用紙質(zhì)保存，放在儲存室里，而當前計算機技術(shù)逐漸強大，并且檔案信息化處理之后 ，數(shù)據(jù)非常繁雜，內(nèi)容眾多，檔案合理管理和儲存成為首要問題，而當前出現(xiàn)的“云存儲”，可擴充的容量，能夠讓不斷更新的資料和繁雜的數(shù)據(jù)得到妥善處理。檔案信息收集和存儲就是為了后續(xù)數(shù)據(jù)的分析，最后加以利用。從大數(shù)據(jù)中分析得到的信息之間只有相對應關(guān)系，沒有直接因果關(guān)系，能夠幫助我們找到更加全面，準確的資料，能夠輔助大家分析決策。
　　1.3 檔案信息維護、保護
　　在機構(gòu)編制檔案信息化管理中，大家不僅需要對資料進行分析和利用，還要根據(jù)每年機構(gòu)編制事項的業(yè)務整理檔案不斷更新自己數(shù)據(jù)庫，這樣才能保證組織或者個人等與時俱進。檔案信息依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得以發(fā)展，這就需要大家掌握一定計算機系統(tǒng)知識和網(wǎng)絡安全防護知識，從而保證這些電子檔案信息安全性。檔案信息安全直接影響到現(xiàn)在新各行各業(yè)，若是相關(guān)信息泄露，被不法分子利用，將會當前社會造成巨大影響，從而阻礙人們向前邁進的腳步。
　　2 機構(gòu)編制事項檔案信息化發(fā)展趨勢
　　2.1 必要性
　　機構(gòu)編制事項檔案見證了各個時代各地方對社會治理的歷史，更是我們解讀了解一個地方社會發(fā)展歷史和預判社會發(fā)展趨勢的最佳資料，使其擁有較大利用價值，在檔案保存機構(gòu)里占據(jù)著重要地位，若是不能將現(xiàn)在檔案資料信息化，將會導致很多信息還需要我們從資料室逐一閱覽，并且資料散亂，在整理和收集時非常困難。隨著時間不斷變遷，檔案數(shù)量逐漸增加，這就會導致機構(gòu)人員對檔案管理工作量增加，并且傳統(tǒng)機構(gòu)檔案采用紙質(zhì)保存，所以它們所占的空間也會隨之不斷增加。如果實現(xiàn)機構(gòu)編制檔案信息化，通過信息技術(shù)將各種檔案數(shù)據(jù)化、規(guī)范化，那將會在很大程度上減少檔案管理中的人為工作量和檔案利用率，提升機構(gòu)編制事項的社會價值。
　　2.2 發(fā)展優(yōu)勢
　　機構(gòu)編制檔案原件一般都是紙質(zhì)檔案，在儲存保存都要大量的人力和物力，給人們的工作量也是非常巨大。如果運動信息化技術(shù)管理，只需要將紙質(zhì)件收集整理后轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，運動數(shù)據(jù)庫進行管理，檔案管理者只需要在計算機中管理好自己的數(shù)據(jù)庫，就能很好地保存檔案資料，需要使用檔案時直接從計算機存儲在硬盤或者云盤中提取出來后，能夠節(jié)約放置紙質(zhì)檔案空間和檔案資料維護費用，同時，計算機數(shù)據(jù)庫在查找和讀取時也比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方便。
　　3 機構(gòu)編制事項檔案信息化運用
　　3.1 對決策輔助分析
　　在機構(gòu)編制事項原始檔案進行信息化處理之后，就需要建立相對完善的檢索系統(tǒng)，讓人們在檔案管理系統(tǒng)上能夠通過關(guān)鍵詞搜索到自己需要的資料。同時，可以將非涉密的機構(gòu)編制系統(tǒng)放在機構(gòu)編制部門的門戶網(wǎng)站上，讓普通網(wǎng)民和相關(guān)企業(yè)能夠觀測到相關(guān)資料下載，網(wǎng)頁瀏覽量等數(shù)據(jù)，從而去優(yōu)化在生產(chǎn)生活中的相關(guān)問題決策。同時，隨著時間積累，機構(gòu)編制事項涉及的數(shù)據(jù)、信息量逐漸增大，建立的數(shù)據(jù)庫也就隨之逐漸壯大，繁多的數(shù)據(jù)只有通過計算機不斷計算和分析才能快速地得到在機構(gòu)編制事項辦理中想要的分析資料，從而減少因數(shù)據(jù)和信息不完整造成決策失誤的可能性。
　　3.2 存在的問題
　　機構(gòu)編制事項檔案信息化在運用和實際操作中還存在著許多問題，比如有些機構(gòu)編制事項檔案信息涉及到國家秘密和國家安全，如何管理和利用好這些檔案，就需要建立完善體制和防護措施保護機構(gòu)編制事項檔案資料，并提高管理人員自身素質(zhì)才能相應保障，從而幫助大家提升工作效率。
　　4 總結(jié)
　　計算機技術(shù)的發(fā)展促進檔案管理技術(shù)的提高，讓傳統(tǒng)機構(gòu)編制事項檔案管理進行改革是順應時代的發(fā)展。如果實現(xiàn)機構(gòu)編制事項檔案信息化，能夠提高這些資料的真實性、準確性、全面性，還能夠更加高效利用檔案數(shù)據(jù)和相關(guān)資料，提高利用價值。
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