大數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的運(yùn)用

　　摘要隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平也越來(lái)越高，隨著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的檔案信息也會(huì)越來(lái)越多，然而原始的處理企業(yè)檔案的方法已經(jīng)不太適用于現(xiàn)在的時(shí)代發(fā)展，在這樣一個(gè)信息化的大背景下，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的快速持續(xù)發(fā)展中，企業(yè)檔案信息化不但可以完善企業(yè)信息資源的服務(wù)水平，還可以節(jié)省企業(yè)大量的人力物力資源，所以大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化的管理和建設(shè)已經(jīng)是我們企業(yè)未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)和需求。那么企業(yè)應(yīng)該如何把大數(shù)據(jù)運(yùn)用到企業(yè)檔案信息化建設(shè)中去，本文就大數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的運(yùn)用進(jìn)行闡述。
　　關(guān)鍵詞企業(yè) 檔案 大數(shù)據(jù) 信息化建設(shè)
　　一、前言
　　現(xiàn)在我們生活的時(shí)代是信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛普及運(yùn)用，使用者的海量信息衍生成了龐大的數(shù)據(jù)量，最后發(fā)展形成我們的新時(shí)代——大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)是一種資訊，這種資訊所涉及的資料的信息量規(guī)模龐大，有時(shí)候信息數(shù)據(jù)量大到目前的主流軟件工具都無(wú)法在合理的時(shí)間內(nèi)完成獲取、管理、處理、并整理成能夠有利于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理決策的信息。在這大數(shù)據(jù)發(fā)展的時(shí)代，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，不僅僅要對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，進(jìn)行資源整合，然后有效的信息能夠被共享再利用，還要完成企業(yè)檔案管理制度的建設(shè)。
　　二、大數(shù)據(jù)運(yùn)用于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的要求
　　（一）企業(yè)檔案信息化建設(shè)的前提是企業(yè)能夠保證企業(yè)信息化建設(shè)中硬件設(shè)施的質(zhì)量，系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)的完美，企業(yè)一般的硬件設(shè)施包括：計(jì)算機(jī)、高速掃描儀、服務(wù)器、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、硬盤(pán)、光盤(pán)設(shè)備等等。企業(yè)在安排檔案管理人員時(shí)，要對(duì)他們進(jìn)行統(tǒng)一的集中培訓(xùn)管理，在短時(shí)間內(nèi)，可以盡快的讓檔案管理人員能夠提高自身的能力，也可以提升他們的職業(yè)素質(zhì)。在集中培訓(xùn)期間，讓員工學(xué)習(xí)技能的同時(shí)，還可以讓培訓(xùn)員工對(duì)企業(yè)的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)使用后能夠進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出一些有用的建議。這樣可以督促企業(yè)對(duì)配備的設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化更新，為企業(yè)建立更完善的檔案信息化體系。
　�。ǘ�）企業(yè)各個(gè)部門的檔案資料要進(jìn)行集中的匯總和整理然后再錄入到檔案系統(tǒng)中，對(duì)企業(yè)的所有資料信息建立統(tǒng)一的信息化數(shù)據(jù)的格式，能夠減少檔案工作人員勞動(dòng)力的反復(fù)使用在同一件事上，減少人力資源的浪費(fèi)，提高工作效率。
　�。ㄈ�）企業(yè)應(yīng)該要對(duì)企業(yè)的檔案信息進(jìn)行分級(jí)保密處理，對(duì)企業(yè)的檔案管理工作人員進(jìn)行明確的責(zé)權(quán)分配，而且還要設(shè)置相應(yīng)的級(jí)別查詢權(quán)限和管理人員身份的驗(yàn)證，確保檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性。我們生活的時(shí)代是一個(gè)不斷發(fā)展變化的時(shí)代，所以企業(yè)的檔案工作人員要通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)不斷的尋求創(chuàng)新來(lái)提升自我素質(zhì)技能，提高專業(yè)水平才能適應(yīng)時(shí)代不被淘汰出局。
　　三、大數(shù)據(jù)運(yùn)用于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)
　　為了符合時(shí)代的發(fā)展需求，企業(yè)應(yīng)該注重大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的環(huán)節(jié)，并從以下幾個(gè)方面著手開(kāi)展：我要在現(xiàn)有的企業(yè)檔案信息化原本的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)我們紙質(zhì)信息資源的轉(zhuǎn)化率，不斷豐富和擴(kuò)大檔案信息資源系統(tǒng)，加大開(kāi)放檔案的力度和檔案的利用率，然后在把網(wǎng)絡(luò)連接加大檔案信息化建設(shè)，我們可以分門別類增加檔案的多樣性，方便使用者尋找也能滿足他們的多樣性需求。希望通過(guò)加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化環(huán)節(jié)建設(shè)來(lái)提高企業(yè)檔案的利用率，讓使用者在海量的數(shù)據(jù)中能夠?qū)ふ业阶约核�需要的知識(shí)信息，來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的共享并推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的目的。
　　四、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析
　　在現(xiàn)代的企業(yè)中，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案信息化管理越來(lái)越被企業(yè)所重視，而我們現(xiàn)階段企業(yè)檔案信息化的主要方向就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化、檔案開(kāi)發(fā)的智能化、檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息服務(wù)的遠(yuǎn)程化。企業(yè)檔案信息化要達(dá)到信息資源的有效配置就要要求企業(yè)能夠整合處理企業(yè)內(nèi)部之間的各種真真假假的信息資源。但是，在檔案信息化建設(shè)的實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，它們發(fā)展的進(jìn)程會(huì)受到很多因素的制約，信息化的發(fā)展速度也會(huì)相對(duì)的比較緩慢。在企業(yè)中，有時(shí)會(huì)發(fā)生企業(yè)內(nèi)部會(huì)出現(xiàn)信息資源的不統(tǒng)一，有明顯偏差等現(xiàn)象，會(huì)使企業(yè)內(nèi)部信息資料的運(yùn)行、傳輸達(dá)不到預(yù)期的效果，針對(duì)這一系列的問(wèn)題，就需要企業(yè)對(duì)檔案信息進(jìn)行整合，讓企業(yè)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)信息化建設(shè)。
　　五、大數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的運(yùn)用策略
　　隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展，它也促進(jìn)我國(guó)企業(yè)的合理規(guī)劃發(fā)展，企業(yè)決策分析拋棄了傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)和直覺(jué)，通過(guò)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析得出結(jié)論�，F(xiàn)在大數(shù)據(jù)分析已經(jīng)是我國(guó)企業(yè)發(fā)展決策的重要依據(jù)。所以，利用大數(shù)據(jù)建立企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)是我們企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，大數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的運(yùn)用策略應(yīng)該按照以下幾點(diǎn)進(jìn)行：
　�。ㄒ唬�檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)支撐。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的開(kāi)始就是企業(yè)傳統(tǒng)檔案資料的數(shù)字化，包括企業(yè)檔案信息的采集、數(shù)字化的處理、檔案信息的傳遞等一系列復(fù)雜的工作，當(dāng)然企業(yè)要想運(yùn)作這些工作，就需要先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及硬件設(shè)施和配套軟件的幫助支持。比如，企業(yè)應(yīng)該全面配備輸入設(shè)備（計(jì)算機(jī)、高速掃描儀）、打印輸入設(shè)備（打印機(jī)）、復(fù)印設(shè)備（復(fù)印機(jī)）、海量存儲(chǔ)設(shè)備（硬盤(pán)、光盤(pán)設(shè)備、繪圖儀器等），同時(shí)企業(yè)也要配備企業(yè)檔案管理應(yīng)用軟件，讓企業(yè)檔案信息能夠歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理現(xiàn)代化。
　　（二）完善企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是企業(yè)檔案信息化建設(shè)有效的法律保障，也是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的前提要求。數(shù)字化檔案的一系列運(yùn)作都必須達(dá)到標(biāo)椎化、有序化和規(guī)范化，防止出現(xiàn)種種問(wèn)題。所以企業(yè)檔案管理部門要加快并完善企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，盡快建立健全完善的企業(yè)檔案信息化制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。讓企業(yè)檔案信息化建設(shè)有法可依，能夠順利的進(jìn)行建設(shè)。
　�。ㄈ�）加強(qiáng)信息化條件下企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與保護(hù)。信息技術(shù)給企業(yè)檔案信息的使用帶來(lái)便利的同時(shí)，也會(huì)給企業(yè)檔案信息中的商業(yè)機(jī)密和企業(yè)核心商業(yè)數(shù)據(jù)的安全帶來(lái)許多危險(xiǎn)，所以企業(yè)要從根本上消除這些危險(xiǎn)和漏洞。當(dāng)然除了一般的抵御防護(hù)手段外，企業(yè)還必須加強(qiáng)檔案信息的保護(hù)，實(shí)行檔案信息的審計(jì)，信息資源的共享要有限，特殊情況時(shí)可以采用隔離等手段，為了更好的保護(hù)企業(yè)檔案信息的安全。同時(shí)，企業(yè)也不能忽視對(duì)紙質(zhì)檔案的安全保管，要確保建立的電子檔案與紙質(zhì)的檔案一致性的原則，讓企業(yè)檔案信息化建設(shè)健康發(fā)展。
　�。ㄋ模┘訌�(qiáng)培養(yǎng)企業(yè)檔案信息化人才隊(duì)伍的素質(zhì)。要想企業(yè)檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展就要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息化人才隊(duì)伍的素質(zhì)培養(yǎng)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要的是復(fù)合型的技術(shù)性強(qiáng)的人才，檔案工作人員不僅僅需要掌握基本的力公自動(dòng)化及信息化軟件的正常使用，還要具有生產(chǎn)流程管理、復(fù)雜信息處理檔案的能力，所以企業(yè)要想能夠積極的推進(jìn)企業(yè)檔案信息化的建設(shè)，就必須加強(qiáng)信息技術(shù)人才的引進(jìn)和企業(yè)已有的檔案人員技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，以此來(lái)提高檔案人員運(yùn)用信息技術(shù)的能力。
　　六、結(jié)語(yǔ)
　　企業(yè)檔案是企業(yè)內(nèi)部的信息資源，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，也是企業(yè)在作各種決策的重要依據(jù)。信息技術(shù)的發(fā)展給企業(yè)檔案信息化管理提供了有利條件，能夠加快企業(yè)檔案信息化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的有效共享和合理的被利用。所以企業(yè)應(yīng)該根據(jù)企業(yè)自身的情況，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)體系，給企業(yè)以后發(fā)展決策提供科學(xué)有效地依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)的健康快速發(fā)展。

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