提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

　　[摘 要]隨著我國(guó)信息化水平的不斷提升，企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)儼然成為時(shí)代必然的發(fā)展趨勢(shì)。從某種程度上來(lái)說(shuō)，衡量一個(gè)企業(yè)檔案管理水平，主要的依據(jù)就是該企業(yè)檔案信息化建設(shè)程度，因此必須予以高度重視。文章主要結(jié)合本人多年的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)與檔案信息化管理提出自己的觀點(diǎn)與建議，僅供參考。
　　[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案管理 信息化建設(shè) 方法策略 分析
　　中圖分類(lèi)號(hào)：Y631 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2019）01-0330-01
　　前言：
　　隨著信息化社會(huì)進(jìn)程的持續(xù)推進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法迎合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展需求。以數(shù)字化為主的信息技術(shù)逐漸應(yīng)用于企業(yè)檔案管理當(dāng)中，并取得較好的應(yīng)用效果。從一定程度上來(lái)說(shuō)，企業(yè)電子檔案的普及使用給傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理帶來(lái)全新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。企業(yè)管理部門(mén)必須將工作重心轉(zhuǎn)移到如何將原始檔案記錄轉(zhuǎn)化為切實(shí)可用的信息檔案方面，并將信息資源合理地反饋給檔案使用者。為此，我們必須踐行信息化時(shí)代的發(fā)展要求，積極地利用信息化管理手段，規(guī)避以往檔案管理方面的不足。
　　1、實(shí)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性與相關(guān)要求
　　1.1 實(shí)行必要性
　　一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案是城市發(fā)展進(jìn)程的歷史記錄與原始記錄。企業(yè)檔案信息化涵蓋的內(nèi)容較多且冗雜，基本上可以歸為兩個(gè)方面。一方面，狹義理解上的信息化。主要是指企業(yè)檔案自身內(nèi)容的信息化。另一方面，廣義理解上的信息化。主要是指將企業(yè)檔案包含的財(cái)務(wù)信息、決策信息等多方面信息進(jìn)行有效融合，實(shí)現(xiàn)信息化管理。這兩大方面屬于相輔相成、相互促進(jìn)的關(guān)系，并不是獨(dú)立存在的[1]。
　　而通過(guò)實(shí)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)基本上可以將這兩方面的內(nèi)容進(jìn)行全面融合，利用相關(guān)的信息化技術(shù)能夠?qū)⑵髽I(yè)檔案涉及到的各類(lèi)信息進(jìn)行充分整合，將信息資源合理地反饋給使用者，輔助使用者進(jìn)行決策、應(yīng)用。最重要的是，通過(guò)實(shí)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)還可以有效地解決以往管理方面的不足，從根本上提升企業(yè)檔案管理效率，這對(duì)于企業(yè)檔案管理而言，具有重要的意義，值得我們對(duì)其進(jìn)行研究與建設(shè)。
　　1.2 相關(guān)要求
　　值得注意的是，工作人員若想切實(shí)地實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，就必須在改進(jìn)與完善計(jì)算機(jī)應(yīng)用條件下，規(guī)范企業(yè)檔案管理流程，與企業(yè)檔案管理需求相符。其次，根據(jù)企業(yè)檔案管理以往形成的處理流程，合理規(guī)劃與設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化軟件系統(tǒng)的相關(guān)功能，確保企業(yè)檔案與檔案管理的合理性與安全性。再次，結(jié)合信息化技術(shù)構(gòu)建信息化系統(tǒng)，完善內(nèi)部控制制度，規(guī)范實(shí)際的管理流程，為企業(yè)檔案提供安全保障。另外，在使用電子企業(yè)檔案的過(guò)程中，值得注意的是，必須嚴(yán)格確保電子企業(yè)檔案的應(yīng)用合理性與安全性[2]。
　　2、現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)檔案管理存在的主要問(wèn)題
　　2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏重視
　　現(xiàn)階段，多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理工作顯得較為忽略，并未實(shí)行完善的制度或者措施對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化與合理化的管理。多采取將檔案管理工作交付與管理檔案人員進(jìn)行管理，并未將其視為企業(yè)管理的重點(diǎn)內(nèi)容。然而，實(shí)際上檔案管理水平的高與低是和每一個(gè)員工的切身利益息息相關(guān)，甚至與本企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展息息相關(guān)，必須予以高度重視。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)換以往的管理觀念，樹(shù)立企業(yè)檔案信息意識(shí)，將各項(xiàng)管理內(nèi)容積極落實(shí)到實(shí)處，實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理目標(biāo)。
　　2.2 企業(yè)缺乏專(zhuān)業(yè)的信息化檔案管理人員
　　多數(shù)企業(yè)檔案管理人員比較缺乏信息化管理的相關(guān)意識(shí)，基本上還是憑借自身的主觀經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，在實(shí)際管理當(dāng)中較容易出現(xiàn)隱患問(wèn)題，制約企業(yè)檔案信息化的發(fā)展水平。究其原因，主要是因?yàn)槠髽I(yè)比較缺乏專(zhuān)業(yè)的信息化檔案管理人員，或者管理人員在信息化技術(shù)的應(yīng)用方面顯得尤為不足，影響企業(yè)檔案信息化的發(fā)展水平[3]。
　　2.3 企業(yè)檔案管理的信息化程度亟待提高
　　雖然從某種程度上來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案管理基本上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理模式，規(guī)避以往紙質(zhì)檔案資料的不足之處，如易丟失、容易破損等問(wèn)題，具有一定的管理價(jià)值，但是從實(shí)際的管理情況來(lái)看，企業(yè)檔案管理的信息化程度仍舊亟待提高，如并未構(gòu)建完善的信息化檔案管理體系等，這無(wú)疑是在制約著企業(yè)檔案管理的信息化水平。
　　3、提升企業(yè)檔案管理信息化的方法策略
　　3.1 轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立企業(yè)檔案信息意識(shí)
　　企業(yè)檔案信息化從某種意義上來(lái)講就是實(shí)現(xiàn)管理信息化，而現(xiàn)階段多數(shù)管理人員還不具備信息化管理的相關(guān)意識(shí)，無(wú)法切實(shí)地貫徹與落實(shí)信息化管理內(nèi)容。企業(yè)檔案工作人員作為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)關(guān)鍵要素與核心力量，為了確保企業(yè)檔案信息化管理能夠落實(shí)到實(shí)處，企業(yè)檔案工作人員必須轉(zhuǎn)化以往的管理理念，樹(shù)立企業(yè)檔案信息意識(shí)，推進(jìn)信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。
　　這就要求工作人員應(yīng)該認(rèn)真做好信息化管理的各項(xiàng)工作內(nèi)容，積極學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，完善自身管理方面的不足，從根本上強(qiáng)化企業(yè)檔案信息管理的水平。值得注意的是，工作人員應(yīng)該不斷補(bǔ)充自身的知識(shí)儲(chǔ)備，根據(jù)信息化建設(shè)的發(fā)展情況，完善企業(yè)檔案信息化管理的相關(guān)內(nèi)容[4]。
　　3.2 付諸實(shí)踐，提升企業(yè)檔案信息化應(yīng)用水平
　　首先，我們需要配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀等硬件設(shè)備用于企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作當(dāng)中。系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)與利用可以由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件進(jìn)行優(yōu)化與實(shí)行，并構(gòu)建統(tǒng)一化的管理、操作平臺(tái)。其次，我們需要結(jié)合企業(yè)檔案資料的相關(guān)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與信息化。從某種程度上來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)輸入是企業(yè)檔案信息化需要完成的首要任務(wù)，同時(shí)也是目錄中心的基本工作。
　　針對(duì)各單位部門(mén)每年移交的大量企業(yè)建設(shè)資料，我們可以結(jié)合信息化技術(shù)，構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式體系，推行“雙套制”工作模式，解決以往工作效率不高的情況。最后，企業(yè)檔案信息資料的使用者需要進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，針對(duì)不同的使用者有選擇地提供資料信息。
　　3.3 應(yīng)用技術(shù)，做好企業(yè)檔案管理工作
　　實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要以科學(xué)、合理的企業(yè)檔案管理軟件作為主要的技術(shù)支撐，單純地以傳統(tǒng)方式對(duì)企業(yè)檔案實(shí)施管理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。從某種程度上來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案管理軟件集成各類(lèi)管理軟件全面性、智能性以及高效性的性能優(yōu)勢(shì)，能夠有效地提升企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平，規(guī)避以往管理效率不高的情況。在應(yīng)用企業(yè)檔案管理軟件的過(guò)程中，我們需要做好軟件的安全設(shè)置工作，如設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、設(shè)置安全級(jí)別等，為電子文件管理、應(yīng)用提供安全保障[5]。
　　結(jié)論
　　總而言之，在信息化時(shí)代的發(fā)展中，以電子檔案為主的企業(yè)檔案管理工作儼然成為企業(yè)檔案部門(mén)的工作重心，具有非常重要的管理地位。為了迎合信息化時(shí)代的發(fā)展需求，從事于企業(yè)檔案管理的工作人員必須轉(zhuǎn)變以往的管理理念，結(jié)合信息化技術(shù)，構(gòu)建切實(shí)有效的企業(yè)檔案管理體系，確保企業(yè)檔案的完整性與真實(shí)性，以達(dá)到妥善管理的要求。除此之外，企業(yè)檔案管理工作仍舊需要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，不斷完善與改變，以便更好地為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展進(jìn)程提供基礎(chǔ)保障。
　　參考文獻(xiàn)
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