檔案信息化建設策略解讀

　　在社會發(fā)展過程中，檔案管理一直都是至關(guān)重要的工作內(nèi)容，因為檔案作為一種記錄資源在必要的時候會起到印證參考的作用。由此可見，檔案無論是對歷史事件抑或是人經(jīng)歷都有著重要的記錄作用，并且也可以為借鑒者提供直觀的觀摩資料。因此做好檔案管理工作就顯得十分的必要，然而根據(jù)信息化時代的要求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于其保存、保養(yǎng)、管理都存在較大的難度，為了順應時代的發(fā)展需求，推進檔案信息化建設便是不可阻擋的發(fā)展潮流。
　　一、傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題
　�。ㄒ唬┤狈�對檔案法的認識以及信息化建設意識�！稒n案法》是檔案管理工作開展的重要依據(jù)，同時也是充分發(fā)揮出其效用的基本前提。因此為了確保其在檔案管理工作中的效用，所以就有必要加大對《檔案法》的宣傳力度。就檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀而言，自我國頒布《檔案法》以來，雖然取得了一定的效果，但檔案人員的檔案意識并不強烈，并且還存在地域性的差異。正是由于檔案意識的淡薄，檔案信息化建設意識也就無從談起。
　�。ǘ�）檔案信息化建設與管理不夠標準。在檔案管理工作進行中，建立一套流程清晰、操作辦法規(guī)范、工作目的明確的管理制度體系，并在實際工作中嚴格執(zhí)行，這是檔案工作順利進行的必要前提。
　　在檔案信息化建設過程，必然也需要這樣的一套科學合理的管理理念去引導工作的開展。但縱觀現(xiàn)目前的檔案信息化建設工作，仍然缺乏一套科學合理的理論指導，信息系統(tǒng)與管理系統(tǒng)建設不完善抑或契合度較低，同時也沒有明確的建設目標。譬如在檔案管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)儲存方式與檔案調(diào)取的接口就存在明顯的差異，這就是導致檔案的調(diào)取及共享活動被極大的掣肘，面對的這樣的情形，檔案信息化建設自然也就無從說起。
　�。ㄈ�）檔案管理人員素質(zhì)較。在檔案管理工作中，檔案工作相關(guān)人員普遍上缺乏檔案管理意識。于此同時，從事檔案管理的工作人員，具備相關(guān)職業(yè)素養(yǎng)的人員較少，許多人員都是辦公室的同志在兼管檔案工作。在此情況下，檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)自然是不能得到保證，這無疑對檔案信息化建設造成了極大的挑戰(zhàn)。
　　二、檔案信息化建設策略
　�。ㄒ唬┘哟笈嘤枺�提高檔案意識。在檔案信息化建設中，首先應注重培養(yǎng)起檔案工作人員的檔案意識，檔案意識的培養(yǎng)是檔案信息化建設成功進行的必要前提。要達到這樣的效果，首先就應該加大對培訓，逐步培養(yǎng)檔案工作人員的檔案意識，并且在這樣意識的驅(qū)使下，激發(fā)其創(chuàng)新意識，鼓勵在檔案信息化建設中積極的獻言獻策，大膽實踐。
　�。ǘ�）加強檔案工作干部隊伍的建設。俗話說上行下效，在檔案管理部門中，干部的素質(zhì)在很大程度上決定著管理力度的強弱與管理工作的效率。因此為了更好的做好檔案信息化建設工作，首先就必須要加強干部的素質(zhì)。這里主要有兩側(cè)含義：一是組織學習法律法規(guī)。在檔案管理信息化建設過程中，執(zhí)法人員最基本的素質(zhì)就是了解法律法規(guī)，因為只有在這個前提之下，工作人員才能夠依法辦事。最為執(zhí)法隊伍中的干部就更應該對法律法規(guī)了解透徹了。因此做好干部法律知識培訓工作大有必要。二是讓干部到工作中去提升自己。檔案信息化建設工作是需要實事求是的，而在實際工作中許多干部同志不愿意到基層進行考察調(diào)研，而只愿意在辦公室聽取匯報，這樣的工作習慣既不利管理工作的正確實施，也不利于干部同志提高自身的能力，因此要極力改正此現(xiàn)象。
　�。ㄈ�）完善檔案管理信息化建設基礎(chǔ)設施。基礎(chǔ)設施建設主要包括硬件及軟件設施建設兩個方面。
　　硬件設施建設主要從檔案室、庫房、機房三個方面考慮。檔案室應該配備檔案工作專用計算機、掃描儀、打印機、復印機、數(shù)碼相機、光盤刻錄機等以滿足檔案工作日常需求。根據(jù)檔案工作防潮、防光、防霉、防蟲、防鼠、防塵、防盜、防火這“八防”的要求，應配備可用于存放檔案的金屬檔案柜或密集架、遮光窗簾、空調(diào)、溫濕度記錄儀、安防監(jiān)控設備、吸塵器、滅火器、防磁柜等設施，以確保檔案存放地的安全。機房建設是軟件建設的基礎(chǔ)，對檔案工作有著非常重要的影響，因此機房應該配備相應的網(wǎng)絡設備、存儲設備、安全設備、供電設備等，具體而言就是應配置運行檔案軟件必備的應用服務器、備份電子檔案數(shù)據(jù)的存儲服務器、防火墻、漏洞掃描、安全審計、UPS不間斷電源等硬件設施設備。
　　軟件是檔案工作持續(xù)發(fā)展和不斷完善的基礎(chǔ)。在檔案信息化建設中，軟件設施的建設是其核心。這里面有兩個方面的意思，一是檔案綜合管理應用軟件、單位0A系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)、庫房溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)以及安防監(jiān)控系統(tǒng)的部署及充分應用;二是實現(xiàn)0A系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫對接，實現(xiàn)電子文件的在線歸檔，在條件允許的情況下，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫對接，確保各項業(yè)務工作中電子檔案能夠及時歸檔;此外，如若條件允許還可將溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)和安防監(jiān)控系統(tǒng)一并接入檔案管理系統(tǒng)，這樣可大大提升檔案工作現(xiàn)代化管理水平。
　�。ㄋ模┘訌姍n案信息安全管理。在檔案信息化建設過程中，我們同樣也不不能忽視信息安全系統(tǒng)的建設。在錯綜復雜的網(wǎng)絡世界中，信息安全的可控性會受到極大的挑戰(zhàn)。因此檔案信息的安全性，是一個值得重視的問題，其中對原始文件內(nèi)容的保護，應該遵循不可隨意篡改的安全要求，因此保證檔案信息的安全性與完整性。除此之外，為進一步確保檔案信息的安全性，還應該設置有關(guān)的密碼設置和訪問權(quán)限，可以采取指紋認證、數(shù)字簽名等保密技術(shù)。與此同時，強化數(shù)據(jù)備份是防范電子檔案丟失的有效措施，因此在檔案信息化建設中也是不可忽視的。

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