技工學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對(duì)策分析

　　[摘 要]檔案管理是技工學(xué)校管理的重要組成部分，在技工學(xué)校發(fā)展過程中發(fā)揮著重要作用。通過檔案管理收集和保存技工學(xué)校發(fā)展中留下的寶貴資料，能夠反映技工學(xué)校的發(fā)展歷程、歷史面貌和學(xué)校精神等，并服務(wù)于實(shí)際教學(xué)、科研和就業(yè)工作，可見，檔案工作與技工學(xué)校發(fā)展息息相關(guān)。在信息化時(shí)代，檔案管理信息化是必然的趨勢(shì)，但在此過程中還存在很多問題，會(huì)影響技工學(xué)校信息化建設(shè)的成效�；�于此，本文分析了技工學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，并提出了相關(guān)對(duì)策，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)研究提供借鑒。
　　[關(guān)鍵詞]技工學(xué)校;檔案管理;信息化
　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.06.087
　　[中圖分類號(hào)]G717.24;G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2019）06-0-02
　　1     研究背景
　　技校教育是我國職業(yè)教育的重要組成部分，重在培養(yǎng)具有熟練操作技能和動(dòng)手能力的一線技工人員。近年來，國家大力發(fā)展職業(yè)教育，技工學(xué)校獲得了長足進(jìn)步，為社會(huì)輸送了大批高素質(zhì)的勞動(dòng)力。同時(shí)，技工學(xué)校的快速發(fā)展對(duì)學(xué)校各項(xiàng)管理提出了挑戰(zhàn)，檔案管理是技工學(xué)校管理的重要組成。所謂技工學(xué)校檔案是指技工學(xué)校在長期辦學(xué)過程中，在日常教學(xué)、科研和黨政管理等工作中所形成和保存下來的具有珍貴價(jià)值的各種圖片、視頻和文字等記錄。檔案資料是技工學(xué)校的寶貴財(cái)富，主要包括師生檔案、教學(xué)檔案、財(cái)務(wù)檔案、學(xué)校史記、實(shí)驗(yàn)檔案等。所謂檔案信息化建設(shè)是指在不改變檔案資料內(nèi)容的前提下，利用信息技術(shù)搜集、傳輸、處理和應(yīng)用檔案資源，是提高檔案管理效率、實(shí)現(xiàn)資源共享的重要形式。隨著信息化時(shí)代的到來，技工學(xué)校檔案管理信息化是必然的趨勢(shì)。
　　2     技工學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的重要性
　　2.1   有利于統(tǒng)計(jì)和共享各類數(shù)據(jù)，提高歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性
　　技工學(xué)校在長期發(fā)展過程中積累了大量的數(shù)據(jù)資料。尤其是近年來，技工學(xué)校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，在校師生數(shù)量增多，人員流動(dòng)性增強(qiáng)，檔案材料也越來越多，原來紙質(zhì)管理檔案的方法已經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，大量檔案資料的搜集和整理加重了檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，且紙質(zhì)方式管理檔案需要大面積的檔案室，對(duì)檔案管理?xiàng)l件的要求也十分嚴(yán)格。紙質(zhì)方式管理檔案還容易造成檔案破損和丟失。最重要的是，隨著技工學(xué)校教學(xué)改革的不斷推進(jìn)以及多媒體等信息技術(shù)的廣泛使用，技工學(xué)校在日常教學(xué)、科研工作中積累了大量的電子檔案、光盤資料。技工學(xué)校通過加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，可以在極短的時(shí)間內(nèi)完成檔案收集、分類、立卷、編目工作，提高了歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
　　2.2   有利于檔案資料的挖掘利用
　　技工學(xué)校檔案的最終目的是通過檔案管理來提高檔案資料的利用價(jià)值，為技工學(xué)校的日常教學(xué)和管理提供重要的幫助。然而，在紙質(zhì)檔案時(shí)代，檔案資料被集中起來管理，調(diào)用檔案十分煩瑣，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力才能找到需要的檔案材料。技工學(xué)校通過檔案信息化建設(shè)可以構(gòu)建規(guī)范的、完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案人員通過查找和搜索關(guān)鍵詞，就可以從海量的檔案資源中找到需要的檔案材料，從而將檔案人員從繁重的檔案編研信息工作中解放出來，不僅提高了工作效率，也大大提高了檔案的利用價(jià)值。
　　2.3   增加檔案信息的存儲(chǔ)量
　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案只能存儲(chǔ)文字、圖片等信息，利用信息技術(shù)、縮微技術(shù)等手段，可以將紙質(zhì)文件掃描成電子文件，大大增加了信息的存儲(chǔ)數(shù)量，存儲(chǔ)密度也比紙質(zhì)檔案高出許多倍。同時(shí)，檔案管理信息化還可以在一份文檔中同時(shí)儲(chǔ)存文字、圖片、聲音、視頻等媒體信息，存儲(chǔ)速度快。此外，與紙質(zhì)檔案相比，電子文件的存貯條件比較簡單，對(duì)空間和環(huán)境要求較低。
　　3     技工學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
　　3.1   不重視檔案工作，缺乏信息化意識(shí)
　　近年來，在國家大力發(fā)展職業(yè)教育的政策指引下，我國技工學(xué)校發(fā)展迅猛，但由于生源數(shù)量不斷減少，技工學(xué)校之間的競爭也日益激烈。為了生存和發(fā)展，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)將主要精力用于招生、就業(yè)、校企合作等主要工作上，對(duì)檔案管理工作缺乏重視，很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作十分簡單，就是保管材料而已，甚至認(rèn)為檔案管理部門是學(xué)校發(fā)展的累贅。在這種思想的影響下，很多技工學(xué)校沒有建立規(guī)范的檔案管理制度，對(duì)檔案管理的資金和人力投入不足，甚至讓教師家屬或者離退休的職工從事檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理發(fā)揮不出應(yīng)有的價(jià)值。技工學(xué)校的教職工群體也對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不清，不配合檔案管理部門的工作，導(dǎo)致重要的檔案資源不能得到及時(shí)收集和整理，很多資料甚至破損和丟失，更何談檔案管理信息化建設(shè)。
　　3.2   檔案管理手段落后，信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢
　　目前，信息化辦公在技工學(xué)校辦學(xué)中得到了廣泛應(yīng)用，檔案管理也逐漸擺脫了傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公時(shí)代。但很多技工學(xué)校的檔案信息化建設(shè)仍處于初始階段，盡管技工學(xué)校都投入一定的資金用于檔案信息化建設(shè)，但由于意識(shí)不到位以及資金不足的現(xiàn)實(shí)困難，只有少部分資料被掃描上傳到檔案管理系統(tǒng)，仍有大量的檔案資料以紙質(zhì)狀態(tài)存儲(chǔ)。技工學(xué)校檔案信息化的設(shè)備配備也供應(yīng)不足，檔案管理信息化技術(shù)匱乏，檔案利用仍處于人工查詢的狀態(tài)，導(dǎo)致檔案利用率低下。
　　3.3   檔案管理人員的素質(zhì)和能力低下
　　開展檔案信息化工作需要一支高素質(zhì)、專業(yè)化的人才隊(duì)伍。一直以來，由于不重視檔案工作，技工學(xué)校檔案管理人員思想保守，因循守舊，安于現(xiàn)狀，缺乏繼續(xù)學(xué)習(xí)和深造的積極性，很多檔案管理人員的觀念和能力已經(jīng)滯后于新時(shí)期檔案工作的需要。尤其是隨著檔案管理信息化的開展，檔案管理人員不僅要具有扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)以及熟練的檔案工作技能，還要具有一定的信息素養(yǎng)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。然而現(xiàn)實(shí)中大多數(shù)檔案從業(yè)人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，對(duì)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)比較陌生，影響了檔案工作的有效性。

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