海事檔案管理信息化建設(shè)探討

　　【摘要】當(dāng)今社會是信息化高速發(fā)展的社會，海事檔案管理的信息化建設(shè)不僅是海事事業(yè)高速發(fā)展的要求，也是順應(yīng)時代發(fā)展潮流的要求。海事檔案的信息化提高了檔案管理的效率，極大地促進(jìn)了行業(yè)的發(fā)展。本文對當(dāng)前海事檔案管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了分析，就如何加強(qiáng)海事檔案管理信息化的建設(shè)提出了一些意見和對策，以供參考。
　　【關(guān)鍵詞】海事檔案;檔案管理;信息化建設(shè)
　　一、海事檔案信息化特點
　　海事檔案信息化是指利用計算機(jī)等電子信息設(shè)備對海事工作的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工處理，并實現(xiàn)對其的高效安全管理和傳輸共享的過程。目前，海事檔案信息化呈現(xiàn)出的特點有：1.增大了檔案信息容量，豐富了檔案的種類。信息化將檔案從傳統(tǒng)的文字中解放出來，聲音、圖片甚至是影像，無論是靜態(tài)還是動態(tài)都可以成為檔案呈現(xiàn)的形式，極大地增加了檔案信息的容量，豐富了檔案的種類。2.提高了檔案信息的有效利用率。信息化不僅提高了檔案收集、整理的效率，也提高了檔案檢索的準(zhǔn)確性和快速性，還能使海事檔案信息化不受時間和空間的限制。3.節(jié)約資源，降低管理經(jīng)費。信息化實現(xiàn)了海事檔案的一體化管理，減少了對人力、物力、財力資源的浪費，降低了檔案管理的費用。
　　二、海事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
　　當(dāng)前，海事檔案信息化極大地提升了檔案信息服務(wù)的水平，促進(jìn)了行業(yè)的發(fā)展，但在海事檔案管理信息化的建設(shè)過程中依然存在著一些問題：1.海事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)緩慢。相對于其他行業(yè)檔案管理，海事檔案管理的起步較晚，人員配備不足，檔案管理人員的技術(shù)水平不高，大部分海事部門單位資金不足，基礎(chǔ)設(shè)備不夠齊全，人才、技術(shù)、資金等資源的匱乏使得海事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程緩慢。2.檔案信息管理的安全性不夠，沒有建立健全的檔案數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系，檔案信息數(shù)據(jù)得不到安全保障。3.檔案管理工作缺乏專業(yè)性人才和復(fù)合型人才，檔案管理工作人員基本上由辦公室工作人員兼任，未接受過專業(yè)培訓(xùn)，檔案信息化管理的能力較弱，檔案管理人員的整體素質(zhì)亟待提高。4.海事檔案管理信息化沒有一套完善的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的制度。對于檔案管理過程當(dāng)中的各類問題，海事部門并沒有形成系統(tǒng)的規(guī)定和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。
　　三、完善海事檔案管理信息化建設(shè)的有效策略
　　（一）加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)步伐。要加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的步伐就必須得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，要讓海事部門的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理信息化的趨勢和優(yōu)越性，同時也要看清檔案管理信息化建設(shè)的復(fù)雜性和艱巨性，加快配備檔案管理信息化所需要的基礎(chǔ)設(shè)備，加大資金投入，為檔案管理的信息化建設(shè)提供堅實的物質(zhì)保障。同時積極引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，并廣泛運用于檔案管理信息化的建設(shè)中，提高檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，為海事檔案管理信息化建設(shè)提供堅實的技術(shù)保障，從而促進(jìn)檔案管理信息化的可持續(xù)發(fā)展。
　　（二）加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)安全管理。安全問題是檔案管理過程中不容忽視的問題，在建設(shè)海事檔案管理信息化的進(jìn)程中，建立一套完善的安全防范體系尤為重要。檔案信息數(shù)據(jù)的安全管理需要多方面的保障，要對電子檔案系統(tǒng)軟件進(jìn)行安全防護(hù)，確保電子檔案信息數(shù)據(jù)的安全，對檔案的借閱要嚴(yán)格把控，合理開放閱讀權(quán)限，對需要永久保存和維護(hù)的電子檔案要采用紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行常規(guī)保存，保證檔案的權(quán)威性和原始性，還可以對重要的檔案信息實行異地備份，防止檔案信息資料缺失。
　�。ㄈ�）完善相關(guān)人才隊伍建設(shè)。海事檔案管理信息化建設(shè)離不開對檔案管理人才隊伍的建設(shè)，現(xiàn)階段，必須為檔案管理的信息化建設(shè)打造一支高素質(zhì)、高水平、多功能的復(fù)合型檔案管理人才隊伍。首先要積極開展招聘工作，吸納一些專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的高科技人才，不斷擴(kuò)充海事檔案管理的人員隊伍。其次要對全體人員進(jìn)行多方面的教育培訓(xùn)，如積極開展短期培訓(xùn)、進(jìn)修、專家講座、業(yè)務(wù)知識座談等活動，切實提高檔案管理者的信息化認(rèn)識和信息化管理的專業(yè)水平。
　　（四）完善制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。海事檔案管理信息化建設(shè)要朝著正確的方向發(fā)展就必須加強(qiáng)相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。要為檔案管理的各個流程制定統(tǒng)一的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)國家現(xiàn)有的法律法規(guī)和行業(yè)的相關(guān)規(guī)定，不斷完善檔案的檢查審核制度、檔案的推廣獎勵制度、檔案管理的開發(fā)制度等相關(guān)制度，對檔案管理信息化建設(shè)的各項工作進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃和統(tǒng)一的規(guī)范。同時還應(yīng)開發(fā)出一個符合海事檔案管理特點的專用軟件，把不同處理結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)，為檔案數(shù)據(jù)的處理明確標(biāo)準(zhǔn)。
　　四、結(jié)語
　　綜上所述，在當(dāng)今社會信息化發(fā)展的新形勢下，海事檔案管理信息化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，它是一項長期的、復(fù)雜的、艱巨的工程，需要各個部門齊心協(xié)力、共同合作，切實推進(jìn)信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全管理、不斷壯大人才隊伍和完善相關(guān)的制度建設(shè)，才能推動海事檔案管理信息化建設(shè)不斷加速，順應(yīng)時代發(fā)展的需求，從而促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展。
　　【參考文獻(xiàn)】
　　[1]杜玲.海事檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（07）：97.
　　[2]孫穎.談如何推進(jìn)基層海事檔案信息化建設(shè)[J].中國海事，2017（05）：47-48.

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