事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略淺述

　　摘 要：針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，本文就事業(yè)單位檔案管理從傳統(tǒng)管理模式到信息化管理模式的利弊做了詳細(xì)的闡述，指出了事業(yè)單位檔案管理模式改革的必要性，并對(duì)此提出有效的解決辦法。
　　關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；改革
　　1引言
　　隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)信息不斷地發(fā)展，各行各業(yè)現(xiàn)已紛紛進(jìn)入到信息化辦公，國(guó)家機(jī)關(guān)事業(yè)單位也緊跟時(shí)代的腳步，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作也在不斷進(jìn)步，逐步實(shí)現(xiàn)進(jìn)入信息化辦公。檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的重要組成部分，是事業(yè)單位開展其他工作的重要保障，檔案管理工作的好壞是事業(yè)單位工作水平、單位實(shí)力的重要指標(biāo)。目前，已有部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理實(shí)行信息化管理，在此改變過程中，有非常大地難度。本文就事業(yè)單位檔案管理從傳統(tǒng)管理模式到信息化管理模式的利弊做了詳細(xì)的闡述，指出了事業(yè)單位檔案管理模式改革的必要性，并對(duì)此提出有效的解決辦法。
　　2事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式
　　事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案工作管理模式是一種比較機(jī)械、呆板的紙質(zhì)手工工作管理模式。工作過程步驟包括收集資料、分類別歸檔、裝盒存檔等步驟。這些工作幾乎全部是手工完成。工作任務(wù)重，需要人員多，且容易出錯(cuò)。同時(shí)檔案存檔都是紙質(zhì)化存檔，歸檔檔案隨著時(shí)間的推容易老化、發(fā)黃，導(dǎo)致重要檔案的丟失、廢舊。給事業(yè)單位工作造成了不可彌補(bǔ)的錯(cuò)失。
　　3事業(yè)單位檔案管理新模式——信息化管理模式
　　事業(yè)單位檔案管理新模式是結(jié)合現(xiàn)代化信息應(yīng)用技術(shù)和事業(yè)單位工作性質(zhì)提出的一種全新的有效的適應(yīng)于事業(yè)單位的一種全新的工作管理模式，主體是對(duì)檔案存檔這一項(xiàng)工作而言的。這一新模式將會(huì)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)手工方式的檔案管理模式。它能夠永久性的將檔案資料存儲(chǔ)于軟件系統(tǒng)中。有效地避免了紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期存儲(chǔ)帶來(lái)的老化、丟失，能夠更好地服務(wù)于事業(yè)單位的各項(xiàng)工作中。
　　4事業(yè)單位檔案管理模式改革的重要意義
　　現(xiàn)代信息應(yīng)用技術(shù)的高速發(fā)展帶來(lái)了電子檔案的誕生，為事業(yè)單位檔案管理工作提供了正確的改革方向，與此同時(shí)，對(duì)事業(yè)單位檔案管理這項(xiàng)工作提出了比較高的水準(zhǔn)和要求，能夠有效地提高事業(yè)單位辦事效率，節(jié)省人力和時(shí)間。電子檔案具有傳輸方面快捷、存儲(chǔ)性好、安全性高等優(yōu)點(diǎn)，所以能夠快速的取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案管理方式的正確引入，不但使事業(yè)單位檔案資料的利用范圍變大，同時(shí)對(duì)使用者查詢資料也更加的方案快捷�；�于電子檔案的多種優(yōu)勢(shì)，事業(yè)單位檔案管理模式從紙質(zhì)檔案管理模式到信息化管理模式的改革迫在眉睫。
　　5事業(yè)單位檔案管理改革創(chuàng)新的新措施
　　事業(yè)單位的檔案管理工作在事業(yè)單位工作中有著舉足輕重的作用，關(guān)系著事業(yè)單位保密工作的前提。工作效率直接影響著整個(gè)單位工作的正常程序。因此，信息化改革創(chuàng)新工作是非常有必要的，主要從管理制度的完善、管理人員綜合素質(zhì)的提高以及如何創(chuàng)建管理新模式幾個(gè)方面著手進(jìn)行分析。
　　5.1完善檔案管理制度
　　無(wú)論什么工作，必須在一定的管理制度下才能有效的完成，工作模式發(fā)生變化，管理制度需得變化才能適應(yīng)新的工作模式。檔案管理工作也是如此，由人工紙質(zhì)工作模式轉(zhuǎn)化為信息化工作模式，必須得制度新的管理制度來(lái)適應(yīng)新工作模式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)人工管理方法會(huì)造成很多工作經(jīng)常出錯(cuò)、需得重復(fù)性完成，這不僅浪費(fèi)了工作人員的時(shí)間，同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致管理模式在改革的路上越走越遠(yuǎn)。因此，在進(jìn)行檔案管理模式改革過程中首先要建立新的適用于信息化管理模式的管理制度。
　　5.2提高檔案管理人員綜合素質(zhì)
　　事業(yè)單位是我們熟知的鐵飯碗，工作人員屬于體制內(nèi)人員，一般流動(dòng)性小，新引進(jìn)人才也較少。尤其在檔案管理人員中，多數(shù)是年齡較大，從其他崗位退休或轉(zhuǎn)崗的人員。雖然他們的思想道德和職業(yè)素養(yǎng)很高，但卻對(duì)計(jì)算機(jī)專業(yè)技能及現(xiàn)代信息技術(shù)不夠熟練，且對(duì)新事物的接受能力較弱。因此，在事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新改革的過程中提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)顯得尤為重要。具體可從以下幾點(diǎn)做起：
　　首先應(yīng)定期培訓(xùn)檔案管理人員專業(yè)的檔案管理理論知識(shí)和實(shí)踐知識(shí)；其次要加強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)專業(yè)技能，保證檔案管理信息化建設(shè)的成功改革；最后，應(yīng)該不斷引入新時(shí)代信息化技能性人才，有效促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的成功改革。
　　5.3創(chuàng)建信息化檔案管理工作新模式
　　事業(yè)單位檔案管理新模式的創(chuàng)建核心在于信息化建設(shè)，涉及的內(nèi)容極多，方方面面的事項(xiàng)都要重新建立模板。是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。在改革創(chuàng)建過程中應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手進(jìn)行。
　　一是配置各種軟硬件設(shè)施。包括購(gòu)買適用于事業(yè)單位的檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)，及相關(guān)系統(tǒng)軟件，如智能密集柜系統(tǒng)、檔案凈化整理臺(tái)等系統(tǒng)。通過配置這些信息化系統(tǒng)軟件實(shí)現(xiàn)全類型檔案管理、自動(dòng)化整理、檔案規(guī)范化、防范安全風(fēng)險(xiǎn)等功能。
　　二是對(duì)管理人員的培養(yǎng)。必須提高管理人員的創(chuàng)新服務(wù)觀念，使管理人員從思想上接受檔案管理工作的改革這項(xiàng)舉措。只有思想上接受這一舉措，才能激起管理人員學(xué)習(xí)信息化電子檔案管理工作的興趣。事業(yè)單位應(yīng)該定期給檔案管理人員開展信息化電子檔案管理專題培訓(xùn)會(huì)議。包括計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的培訓(xùn)、檔案管理平臺(tái)的應(yīng)用及互聯(lián)網(wǎng)信息化在檔案管理工作中的應(yīng)用等內(nèi)容。
　　6小結(jié)
　　綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作的改革創(chuàng)新是非常迫在眉睫且有必要的。為了事業(yè)單位檔案管理工作信息化管理模式的順利改革，我們應(yīng)該采取有效措施來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，保證檔案管理信息化工作的開展并促使其在提高事業(yè)單位工作效益方面充分發(fā)揮作用。同時(shí)本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理的研究只是粗淺探討，對(duì)管理模式的改革及提出的有效對(duì)策不能十全十美的解決所有問題，僅供讀者參考。
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　　作者簡(jiǎn)介
　　孫瑞敏，內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院。

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