事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)與改革

　　事業(yè)單位人事檔案信息化管理和改革現(xiàn)存的問題
　　人員不足，專業(yè)化程度低。目前，很多事業(yè)單位的人事檔案管理信息化隊(duì)伍中復(fù)合型人才少，信息化管理專業(yè)化程度較低。大部分事業(yè)單位的人事檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，如不會把干部檔案捆綁成卷，這將可能破壞原始檔案的完好度，造成紙張的磨損，導(dǎo)致重要信息模糊，導(dǎo)致人事檔案的案卷達(dá)不到“歸檔齊全完整、鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求。
　　管理效率不高，檔案利用率低。不少事業(yè)單位的人事檔案利用工作大多是被動服務(wù)，等待領(lǐng)導(dǎo)、公證處等人員來查閱，缺乏主動精神；人事檔案利用時(shí)，只能提供一些膚淺表面的人員基本情況如黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、退工等方面，而真正用于人才選拔、培養(yǎng)、開發(fā)及預(yù)測等方面的較少，由于某些檔案中還存在虛假不真實(shí)的成分，如有的人沒有上過大學(xué)，卻把原有的低學(xué)歷拔高。雖然此類檔案占了少數(shù)，但卻影響了人事檔案的現(xiàn)實(shí)效用和歷史價(jià)值。
　　檔案管理體制不完善。隨著市場體制發(fā)展需要，國家在人事制度、戶籍制度、居住證制度等方面作了相應(yīng)的措施，使人口流動性越來越大。這些流動人員形成了大量人事檔案流動量，增大了檔案管理的工作量和難度。由于我國實(shí)行“檔隨人走”的原則，檔案流動性的增加，增大了人事檔案信息的錄入量，有時(shí)候還會因?yàn)榱鲃有赃^大而導(dǎo)致了信息錄入的不及時(shí)。往往該人的檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)遞到了某管理檔案的機(jī)構(gòu)，但由于輸入不及時(shí)，導(dǎo)致個(gè)人查不到自己檔案會十分著急，擔(dān)心自己檔案的下落，還會影響其辦理其他手續(xù)，如落戶手續(xù)等等。
　　事業(yè)單位人事檔案的信息化管理和改革的建議
　　事業(yè)單位人事制度改革是我國事業(yè)單位整體改革的重要組成部分。隨著人事制度改革的不斷深化，事業(yè)單位用人制度也在發(fā)生著變化。這就要求人事管理部門在管理方式和管理技術(shù)上都要有創(chuàng)新，以適應(yīng)實(shí)際管理工作的需要。因此，建立一個(gè)信息完整、反應(yīng)迅速、靈活高效的人事管理信息系統(tǒng)是非常必要的。
　　增強(qiáng)人事檔案管理信息化的意識。建設(shè)信息化觀念的建設(shè)是人事管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。管理的信息化，首先應(yīng)該是觀念的信息化。因此，要重視和加強(qiáng)信息化觀念建設(shè)。在建設(shè)過程中，需要各級領(lǐng)導(dǎo)、人事管理干部和廣大職工的共同努力。
　　在管理中，一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，既要克服求穩(wěn)怕險(xiǎn)、不思進(jìn)取的保守觀念，又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的麻痹思想。另外，電子檔案對保存環(huán)境和保存方式手段的要求都很高，管理人員要注意防潮、防高溫、防輻射、防病毒工作，切實(shí)加強(qiáng)檔案資料的安全性研究，認(rèn)真搞好電子檔案的及時(shí)備份與維護(hù)工作，要正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，確保檔案資料的安全完整。
　　對領(lǐng)導(dǎo)者來說，應(yīng)站在事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度重視信息化建設(shè)，不斷增強(qiáng)信息化意識，逐步養(yǎng)成自覺使用數(shù)據(jù)資料和人事信息的良好習(xí)慣。同時(shí)，對本單位的信息化建設(shè)給予相當(dāng)?shù)年P(guān)注和支持，參與建設(shè)方案的制定和部署。
　　對人事工作者來說，要在工作中能運(yùn)用各種數(shù)據(jù)處理方法，深入挖掘和發(fā)現(xiàn)有用信息，為事業(yè)單位人事管理的科學(xué)決策提供可靠依據(jù)。同時(shí)，做好信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理工作，使信息化建設(shè)的各項(xiàng)規(guī)劃能夠真正落到實(shí)處。
　　著力解決檔案管理技術(shù)信息化的資金問題。在人事管理信息化建設(shè)中，資金問題是一個(gè)非常重要的問題。很多事業(yè)單位，不是不重視信息化建設(shè)，也不是沒有相應(yīng)的人才，就是沒有足夠的專項(xiàng)資金作保障。資金問題已經(jīng)成為人事管理信息化建設(shè)的瓶頸。而人事管理信息化是一個(gè)循序漸進(jìn)的動態(tài)過程，要不斷發(fā)展，就要有持續(xù)不斷地投入。這樣的投入，不僅是對信息系統(tǒng)設(shè)備的資金投入，還有對人員進(jìn)行培訓(xùn)的費(fèi)用投入。因此，高度重視和妥善解決信息化建設(shè)的資金問題，并做好持續(xù)投入的準(zhǔn)備，是十分重要的。
　　提高改革的質(zhì)量。圍繞改革、服務(wù)于改革，事業(yè)單位要從三個(gè)角度來講。
　　對于事業(yè)單位的工作人員來說，為了確保干部人事檔案信息化管理達(dá)標(biāo)升級工作質(zhì)量，檔案管理人員在接收人事檔案材料時(shí)要嚴(yán)格把好審核鑒定關(guān)，定期對檔案有關(guān)的各種材料進(jìn)行認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)，對有疑問、不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行反饋溝通，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，以保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性；以日常人事工作內(nèi)容為基礎(chǔ)，建立人事管理信息系統(tǒng)。按照人事管理工作內(nèi)容，利用人事管理軟件，以模塊的方式建立滿足日常工作需要的人事管理信息系統(tǒng)。其系統(tǒng)功能包括：人事檔案管理、各項(xiàng)工資業(yè)務(wù)管理、人員招聘管理、績效考核管理、專業(yè)技術(shù)人員及高級專家管理、離退休人員管理等。
　　從政府的角度，雖然政府也出臺了不少檔案管理方面的條例，但是真正每條都按照條例辦事的幾乎沒有，對于施行這些條例的力度不夠。流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞制度不健全、移交不及時(shí)。這些原因都導(dǎo)致了流動人員檔案管理中難以按時(shí)歸檔并使之齊全完整，使得檔案丟失、缺少、涂改、不真實(shí)等情況出現(xiàn)，增加了人事檔案管理的難度。這就要求國家政府出臺更加嚴(yán)密、更加具體、更切合實(shí)際、更具法律效力的條款。
　　從法律的角度來講，檔案信息化管理和改革需要相應(yīng)的法律環(huán)境和有力的法律保護(hù)。檔案管理部門與形成檔案的社會各個(gè)部門或個(gè)人的關(guān)系往往存在一系列復(fù)雜關(guān)系和法律問題，這就需要相應(yīng)的法律法規(guī)加以調(diào)整。檔案的收集、保管和利用也需要法律法規(guī)加以保護(hù)。單位黨委、人事及各組織部門領(lǐng)導(dǎo)，要增強(qiáng)檔案意識，了解、熟悉、研究人事檔案工作，組織人員學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列法規(guī)文件，強(qiáng)化人事檔案管理意識，要根據(jù)社會和學(xué)校的改革發(fā)展對人事檔案工作的需求，制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，備好人事檔案管理工作所需的軟、硬件，建立健全人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案工作有章可循。
　　事業(yè)單位在進(jìn)行相關(guān)的改革時(shí)，要大膽探索，勇于創(chuàng)新。在維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性和保密性的同時(shí)，還應(yīng)探索通過現(xiàn)代化手段，建立人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，不斷提升人事檔案的使用價(jià)值；積極建立人力資源信息系統(tǒng)，多角度、多層面的開發(fā)人事檔案信息，根據(jù)干部人事工作的要求和社會生活其它領(lǐng)域的信息要求，進(jìn)行人才信息的加工整理，使人事檔案信息成為能夠自由檢索、自由提取的系統(tǒng)化信息資源使組織領(lǐng)導(dǎo)能夠直觀快捷地了解和掌握干部職工隊(duì)伍狀況，有效地提高人事檔案信息的利用率和使用價(jià)值。

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