如何提高高校人事秘書管理工作水平

　　摘要：隨著高等教育進(jìn)入內(nèi)涵式發(fā)展階段，新一輪高校人事制度改革成為必然發(fā)展趨勢(shì)，高校人事管理工作發(fā)生巨大變化，高校人事秘書必將發(fā)揮越來越重要的作用。因此，人事秘書應(yīng)明確自身服務(wù)意識(shí)和工作職責(zé)，清晰地把握人事工作性質(zhì)，不斷促進(jìn)自身工作素質(zhì)提高，加強(qiáng)人事工作管理水平，更好地發(fā)揮服務(wù)學(xué)院、校人事處及全院教職員工，進(jìn)一步提升學(xué)院人事管理工作的職能作用，拓展人事服務(wù)空間。
　　關(guān)鍵詞：高等教育；人事管理；職能作用
　　中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2015）51-0021-02
　　隨著國(guó)家的快速發(fā)展，加快了對(duì)高層次人才的迫切需求，這就要求高校必須加快對(duì)高等教育的綜合改革步伐，以適應(yīng)高校內(nèi)涵式發(fā)展需要。這也迫使新一輪高校人事制度改革被提上教育綜合改革日程，使人事管理工作發(fā)生巨大變化，工作重點(diǎn)也發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變，高校人事工作將發(fā)揮越來越大的重要作用。為進(jìn)一步建設(shè)現(xiàn)代大學(xué)管理制度，完善大學(xué)內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)，以人為本的管理機(jī)制體現(xiàn)了人事秘書的職能作用，人事工作將成為高校綜合管理工作的重中之重。
　　人事秘書是高校人事管理中最基層的工作人員，是高校綜合行政管理工作必不可少的重要組成環(huán)節(jié)，是學(xué)校和學(xué)院人事工作緊密聯(lián)系的關(guān)鍵紐帶，必須捋順本職工作內(nèi)容、職責(zé)，在開展工作的同時(shí)，提高工作能力，得到單位教職工的認(rèn)可。其宗旨是更好地服務(wù)于校人事處、學(xué)院，以便更大限度地調(diào)動(dòng)學(xué)院教師的工作積極性，提高學(xué)院及高校人事管理工作職能。
　　一、人事工作宗旨
　　高校學(xué)院人事秘書是任職在學(xué)院院辦，聽從校人事處的領(lǐng)導(dǎo)，在學(xué)院人事主管領(lǐng)導(dǎo)的工作部署和指導(dǎo)下，全權(quán)負(fù)責(zé)各項(xiàng)人事管理的事務(wù)性工作的專職人員。人事秘書的服務(wù)工作與教職工的切身利益聯(lián)系較緊，自身應(yīng)在工作中樹立主人翁意識(shí)及人事服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地了解日常的人事工作信息，有目的、有計(jì)劃地對(duì)廣大教師進(jìn)行人事方面的服務(wù)，始終樹立“服務(wù)第一”的理念，用無私的工作態(tài)度服務(wù)于本職工作，夯實(shí)基礎(chǔ)，促進(jìn)學(xué)校人事管理工作的發(fā)展。
　　高校學(xué)院人事秘書，首先要樹立以人為本的管理理念和優(yōu)良的服務(wù)作風(fēng)，兢兢業(yè)業(yè)，做好領(lǐng)導(dǎo)秘書，認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的全部工作，積極主動(dòng)地了解各類人事信息。例如，工作內(nèi)容變動(dòng)、職稱變化、個(gè)人信息更新等，做到實(shí)時(shí)更新、存儲(chǔ)，為領(lǐng)導(dǎo)提供精確的數(shù)據(jù)信息，為各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，為學(xué)院的重大人事調(diào)整等工作提供行之有效的參考。其次，在日常工作中，秉承為全體教師服務(wù)的宗旨，在按時(shí)按要求完成各項(xiàng)工作的同時(shí)，注意教師對(duì)人事工作開展的感受。由于人事工作多數(shù)涉及教師的切身利益，這就要求在公開化、透明化的工作中，考慮教師的合理利益訴求，并將教師需求第一時(shí)間反饋給學(xué)院、學(xué)校，設(shè)身處地地為教師著想，解決他們工作中涉及人事工作的難題，為創(chuàng)造良好的工作氛圍做出努力。最后，服務(wù)校人事處。在時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)，完成好校人事處下達(dá)的全部工作指令，綜合協(xié)調(diào)校人事處與學(xué)院基層的工作關(guān)系，建立健全人事制度，夯實(shí)基層工作基礎(chǔ)，為人事工作順利開展添磚加瓦。
　　二、人事工作職責(zé)
　　從工作內(nèi)容上看，人事秘書工作千頭萬緒，涉及面廣，作為高校學(xué)院人事秘書，既要關(guān)注在職教師的全面工作，也要負(fù)責(zé)退休教師的各項(xiàng)工作，積極主動(dòng)了解學(xué)校人事工作動(dòng)態(tài)，瀏覽學(xué)校門戶網(wǎng)站，關(guān)注郵件的相關(guān)新工作，準(zhǔn)確判斷郵件所涉及的單位及個(gè)人，及時(shí)傳達(dá)，保證學(xué)院教師第一時(shí)間了解掌握學(xué)校最新的人事會(huì)議精神、文件、通知及工作安排。
　　按照校辦、人事處、離退休工作處等單位下達(dá)的各項(xiàng)工作要求，在主管院長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)下，人事秘書要做好在職及退休教師的相關(guān)工作，按時(shí)完成各項(xiàng)人事工作任務(wù)。人事秘書的工作職責(zé)主要如下：準(zhǔn)確無誤地做好全院教職員工工資薪級(jí)等核對(duì)、晉升及發(fā)放工作；熟知院內(nèi)機(jī)構(gòu)設(shè)置、教學(xué)和管理設(shè)崗、人員變動(dòng)、各類人員兼職等情況；負(fù)責(zé)教職工個(gè)人基礎(chǔ)資料的收集、存儲(chǔ)、更新等具體事宜；組織做好各類人員調(diào)（引）進(jìn)、調(diào)出、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、辭退工作；經(jīng)各級(jí)負(fù)責(zé)人審批后，具體辦理請(qǐng)假（病、事、探親、婚、喪）事宜；負(fù)責(zé)教師職務(wù)職稱評(píng)聘、定級(jí)、兌現(xiàn)等工作；做好人員出國(guó)登記，教職工出國(guó)材料的整理、上報(bào)；教職工評(píng)優(yōu)、評(píng)獎(jiǎng)材料的整理、上報(bào)；做好博士后的各項(xiàng)管理工作，進(jìn)站、出站的管理，博士后流動(dòng)站評(píng)估材料的整理；具體負(fù)責(zé)退（離）休人員管理工作，辦理教職工退（離）休事宜；隨時(shí)了解教師身體狀況，做好醫(yī)療保險(xiǎn)工作，完成門診醫(yī)療補(bǔ)助、大病補(bǔ)貼、異地、慢性病等報(bào)銷工作；組織退休職工參加學(xué)校離退休工作處的給老壽星祝壽、金婚、新年大型文藝演出等活動(dòng)；召開退休教職工座談會(huì)，看望退休老教師，慰問生病的離退休人員；利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行有關(guān)的文檔處理、信息統(tǒng)計(jì)和發(fā)布、傳遞工作；承擔(dān)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作，配合機(jī)關(guān)其他崗位的工作。這方方面面的工作不是一成不變的，隨時(shí)會(huì)有新的文件精神和工作要求，需要我們掌握全體教師情況，滿足日常工作需要，準(zhǔn)確按時(shí)完成相關(guān)工作。
　　三、人事工作作用
　　院系人事秘書是高校人事管理工作體系中的最基層部分，是人事工作順利實(shí)施的最核心一環(huán)，具體執(zhí)行學(xué)校下達(dá)的各項(xiàng)人事工作任務(wù)，至始至終參與各項(xiàng)人事工作的全部的具體流程，為相關(guān)部門及人員提供完整的人事數(shù)據(jù)支持。人事秘書是人事管理工作的紐帶和橋梁，應(yīng)明確工作性質(zhì)，恪守服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)教師的工作原則，把握好人事秘書性質(zhì)的兩重性，不但做好校人事處、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的秘書，更要做好學(xué)院教師的人事秘書。
　　隨著高校綜合管理對(duì)人事工作要求的顯著提高，人事秘書在工作允許范圍內(nèi)，應(yīng)盡可能多地收集翔實(shí)的人事數(shù)據(jù)資料數(shù)據(jù)，對(duì)信息進(jìn)行篩選識(shí)別，實(shí)時(shí)存儲(chǔ)、更新信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事所涉及的問題提供有效參考意見，做好領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)工作，及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展，做好領(lǐng)導(dǎo)的秘書。
　　人事工作多數(shù)關(guān)系到教師的切身利益，如職稱評(píng)聘、崗位分級(jí)、薪級(jí)核算、工資發(fā)放和醫(yī)療保險(xiǎn)等，這需要人事秘書工作細(xì)致認(rèn)真，掌握全體教師的工作情況、人事信息、身體狀況等，在工作中絕不遺漏任何一位教師，準(zhǔn)確審查匯總上報(bào)相關(guān)材料，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤，保護(hù)教師的切身利益。因此，人事秘書應(yīng)時(shí)刻了解廣大教師的需求，把他們需要解決的實(shí)際困難作為人事工作的重點(diǎn)，做好學(xué)院教師的人事秘書。

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