[干部人事檔案管理工作研究]干部人事檔案管理工作

　　【摘要】干部人事檔案管理工作是干部工作的基礎(chǔ)，隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部工作的規(guī)范化，對(duì)干部人事檔案管理工作提出了新的更高的要求。文中從分析當(dāng)前干部人事檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，就如何做好干部人事檔案管理，充分發(fā)揮干部人事檔案作用，談幾點(diǎn)體會(huì)，與同行們交流探討。
　　【關(guān)鍵詞】干部人事檔案；管理；作用
　　【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A
　　【文章編號(hào)】1007―4309（2010）10―0101―1.5
　　
　　干部人事檔案用于記述和反映干部個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，形成于人事管理活動(dòng)的過(guò)程中。它參照一定的方法和原則，以個(gè)人為單位，鑒定、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂收集起來(lái)的檔案材料，使之成為條理化、系統(tǒng)化的專門(mén)案卷并將其保存起來(lái)以備參考的表格、文字及其他各種形式的歷史材料。它如實(shí)地反映了個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況，為全方位考察了解和正確使用干部提供了真實(shí)、可靠的第一手資料，在干部人事工作中具有重要作用。
　　
　　一、干部人事檔案管理之現(xiàn)狀
　　
　　必須在加強(qiáng)干部人事檔案管理之前明晰干部人事檔案管理的現(xiàn)狀。竊以為，當(dāng)前主要存在的問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面：
　�。ㄒ唬�檔案意識(shí)淡薄
　　干部人事檔案這項(xiàng)工作不易引人注目。長(zhǎng)期以來(lái)，包括領(lǐng)導(dǎo)干部在內(nèi)的許多人對(duì)干部人事檔案工作的認(rèn)識(shí)僅僅停留在表層，往往缺乏對(duì)這項(xiàng)工作重要性的認(rèn)識(shí)，有些單位在考察、任用干部之時(shí)忽視檔案的存在，從而導(dǎo)致“檔案無(wú)用”論的出現(xiàn)，致使有些單位領(lǐng)導(dǎo)和管檔人員缺乏檔案意識(shí)，不注重對(duì)檔案的建立、保護(hù)和利用。
　�。ǘ�）缺乏完善的制度
　　干部檔案這項(xiàng)工作須按規(guī)章制度辦事，堅(jiān)持依法管理，具有很強(qiáng)的政策性、專業(yè)性和保密性。欠缺一定的規(guī)章制度會(huì)使管檔人員陷入無(wú)所適從、無(wú)章可循的窘境。有檔案管理制度的單位在實(shí)際操作過(guò)程中往往又沒(méi)有將制度落實(shí)到位，對(duì)檔案的整理工作造成了一定的負(fù)面影響。
　　（三）缺乏先進(jìn)的管理方法
　　干部人事檔案工作大都通過(guò)手工進(jìn)行操作，尚未普及先進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù)手段，傳統(tǒng)的管理模式使檔案工作長(zhǎng)期陷于冗長(zhǎng)繁雜的拆、裝、查、找的困境，已經(jīng)不適于干部人事檔案管理工作發(fā)展的需要。
　　（四）檔案干部素質(zhì)不高
　　從目前情況看，檔案工作者多數(shù)為素質(zhì)參差不齊、缺乏的責(zé)任意識(shí)的兼職人員，他們普遍對(duì)檔案工作不熟悉，不注重檔案的日常管理，致使檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)。
　　
　　二、干部人事檔案的作用
　　
　　干部人事檔案工作是檔案工作的重要組成部分，因此為了保證干部人事檔案工作的順利開(kāi)展，我們應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)干部人事檔案的作用。
　�。ㄒ唬└刹咳耸聶n案是正確處理組織人事工作的重要依據(jù)
　　知人用人是組織人事工作的根本任務(wù)，其前提是對(duì)人的全方位了解，不僅要明悉其德才，又要知曉其長(zhǎng)短。要做到這點(diǎn)，除直接考察擬任用干部的現(xiàn)狀之外，還須通過(guò)人事檔案資料。
　�。ǘ�）干部人事檔案是澄清干部個(gè)人問(wèn)題的憑證
　　干部人事檔案是干部個(gè)人經(jīng)歷的記錄，可為干部工資級(jí)別的調(diào)整、參加工作時(shí)間、入團(tuán)、入黨時(shí)間的確定或更改及干部個(gè)人的歷史遺留問(wèn)題的解決等提供可靠的信息。
　　（三）干部人事檔案為充分利用人才資源提供必要的信息
　　干部人事檔案儲(chǔ)存人才資源材料，記錄個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷，通過(guò)統(tǒng)計(jì)、分析檔案中學(xué)歷、獎(jiǎng)懲等相關(guān)數(shù)據(jù)，掌握人才成長(zhǎng)規(guī)律，有助于人事部門(mén)制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計(jì)劃，使干部的人事管理科學(xué)化水平得到提高，同時(shí)正確啟用人才資源提供可靠的信息，尤其是為黨組織選配品行兼優(yōu)的好干部提供了保證。
　　
　　三、加強(qiáng)干部人事檔案管理的對(duì)策
　　
　　干部人事檔案工作為干部人事工作服務(wù)，只有有效地協(xié)調(diào)干部的管理和干部人事檔案管理，才能夠發(fā)揮干部人事檔案的作用。所以，為了使干部人事檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理，充分而有效地發(fā)揮干部人事檔案的作用，使其更好地為干部人事工作服務(wù)，必須從以下幾個(gè)方面入手：
　�。ㄒ唬﹦�(chuàng)新檔案管理意識(shí)
　　干部工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作便是干部人事檔案工作，干部人事檔案工作是做好干部工作的基礎(chǔ)和前提，對(duì)于全面地了解干部、正確使用干部來(lái)說(shuō)具有重要意義。隨著干部人事工作的迅速發(fā)展以及干部人事制度的深入改革，干部人事檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。所以，領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員一定要從實(shí)際和干部檔案資源的開(kāi)發(fā)利用角度出發(fā)，樹(shù)立“對(duì)干部負(fù)責(zé)、對(duì)組織負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)”的堅(jiān)定信念，打破舊的檔案管理模式，更好地服務(wù)于黨的干部管理工作，真正做到知人善任。
　�。ǘ�）加強(qiáng)檔案的日常管理
　　一是建立健全工作制度。結(jié)合單位的實(shí)際情況，按照《干部工作條例》和《干部管理工作細(xì)則》的要求，對(duì)干部人事檔案管理制度進(jìn)行進(jìn)一步完善，爭(zhēng)取使干部檔案管理中的每個(gè)環(huán)節(jié)都做到合理規(guī)范。二是收集、審核好材料。首先依據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中的歸檔范圍，及時(shí)對(duì)干部人事檔案材料進(jìn)行收集，再認(rèn)真鑒定收集起來(lái)的檔案材料，去粗取精、去偽存真，保證干部人事檔案材料的精練、完整、真實(shí)。要遵照《規(guī)定》轉(zhuǎn)出、退回、留存或就地銷毀那些不屬于干部人事檔案材料歸檔范圍的材料或者是手續(xù)不齊全、內(nèi)容不真實(shí)的材料以及數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的材料等。三是做好檔案的歸檔與整理。根據(jù)《干部檔案工作條例》規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)，將鑒別過(guò)的、已經(jīng)納入歸檔范圍的檔案材料進(jìn)行分類，再逐一將歸類的材料進(jìn)行排序、編目，使目錄清晰明了且與材料名稱相符，無(wú)改動(dòng)痕跡，同時(shí)還要保證所填寫(xiě)材料類的序號(hào)和頁(yè)碼準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)，要對(duì)紙張有破損、幅面不規(guī)則或字跡材料不符合要求的檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工。
　�。ㄈ�）加強(qiáng)檔案信息化管理
　　要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，以保證干部人事檔案工作的質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理方法雖然具有一定存在價(jià)值，但干部人事工作日益規(guī)范，計(jì)算機(jī)技術(shù)也在不斷發(fā)展，這種形勢(shì)使我們必須改進(jìn)當(dāng)前干部人事檔案管理方法，使其符合干部人事制度改革的發(fā)展進(jìn)程。當(dāng)前干部人事檔案服務(wù)于干部人事工作、改革干部人事制度，需要發(fā)展現(xiàn)代化的干部人事檔案管理方法，開(kāi)發(fā)并建立干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的查閱、統(tǒng)計(jì)、歸檔等，對(duì)檔案材料進(jìn)行整理，將文字、圖片資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字資料，使人事檔案同時(shí)具有紙質(zhì)與數(shù)字兩種格式。同時(shí)，建立檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)在迅速地為領(lǐng)導(dǎo)和組織人事部門(mén)提供完整的干部信息的同時(shí)，還可以在任意時(shí)間記錄干部學(xué)歷、教育培訓(xùn)、職務(wù)晉升、專業(yè)技術(shù)職務(wù)等動(dòng)態(tài)信息，從而使干部檔案信息準(zhǔn)確而具有時(shí)效。
　　
　　【收稿日期】2010年9月3日
　　【作者簡(jiǎn)介】衣錦剛：通化市二道江區(qū)人社局。肖霞：通化市二道江區(qū)人社局。

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