【基層單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的制定】 文書檔案保管期限表

　　2006年12月18日，國家檔案局第8號令發(fā)布了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，《規(guī)定》的發(fā)布實行，不僅對機關正確界定文件材料的價值，準確劃分文書檔案的保管期限，按時開展檔案價值鑒定工作發(fā)揮重要作用，而且對推動國家檔案資源建設，促進檔案基礎業(yè)務建設將是一個強有力的推動。筆者將根據(jù)《規(guī)定》的要求，結合本人的工作經(jīng)驗，談談基層單位檔案部門在制定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時應注意的幾個問題以及如何劃分范圍與期限的一點體會。
　　
　　文件材料的歸檔范圍，是檔案人員在工作中遇到的首要問題。在確定歸檔范圍后，還要確定文書檔案的保管期限。如何確定，確定的依據(jù)是什么？目前，各單位確定文書檔案保管期限的依據(jù)是2007年國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》），然而，再周詳?shù)谋９芷谙薇硪膊荒苣依ㄋ�有檔案文件材料，那么，基層單位如何正確界定文件材料歸檔范圍以及準確劃分檔案保管期限，現(xiàn)就我的個人工作經(jīng)驗，談一些體會。
　　1.制定文件材料歸檔范圍應體現(xiàn)本單位的主體地位
　　不同類型的單位，職能是不一樣的，形成的文件材料也就有著千差萬別�！兑�(guī)定》中設定的歸檔范圍也不可能對應每一個單位、每一種文件材料。所以基層單位在制定文件材料歸檔范圍時，要注意突出本單位的主體地位，以反映本單位職能活動形成的文件材料為主，因此類材料記載了本單位各項活動，反映了本單位的基本面貌。若這些文件少收或者漏收了，以后很可能就無處尋覓，無法彌補，以致無從考辨單位職能與組織結構的變化。第二，要注意與單位內(nèi)部各部門共同研究，廣泛聽取內(nèi)部意見，分門別類，分清哪些需要歸檔，哪些不需要歸檔。第三，《規(guī)定》中的歸檔范圍只是對一些共性的文件材料作出規(guī)定，如行政管理、黨群工作、人事任免等等，而對各單位業(yè)務文件的歸檔范圍的規(guī)定比較籠統(tǒng)。因此，在制定本單位文件材料的歸檔范圍時，切不可照搬國家的規(guī)定，應注意結合單位的工作實際情況，如單位屬建設主管部門，在制定時，應補充有關質量監(jiān)督、安全監(jiān)督、建設工程管理、建設市場管理等方面的文件材料，這樣才能確保在界定歸檔范圍時有章可依，歸檔的文件材料完整、準確。
　　2.確定文書檔案保管期限要抓要點
　　在劃分歸檔文件材料的保管期限要抓要點。第1個分析要點是歸檔文件的責任者。在內(nèi)容相同、文種相同的情況下，本單位責任者形成的本行業(yè)文件材料比外單位責任者形成的本行業(yè)文件材料保管期限要長一個檔次，一般外單位形成的屬本單位主管業(yè)務的文件材料，應在本單位歸檔，但保管期限短。同時要注意分析歸檔文件責任者的級別：歸檔文件分為本級責任者、上級責任者、下級責任者。本級責任者形成的文件材料，其保管期限相對較長；上級形成的文件材料比下級形成的文件材料的保管期限要長。同時還要考慮發(fā)文機關的級別是本系統(tǒng)還是外系統(tǒng)，是黨政領導機關還是其他機關等情況。再是要分析歸檔文件的責任者是多個還是單個，只要有本單位責任者其保管期限相對較長。如果是多個責任者還要區(qū)分本單位是主辦單位還是協(xié)辦單位。如本單位是主辦單位，則視為本單位單獨發(fā)文來劃分保管期限；如本單位是協(xié)辦單位，則比本單位單獨發(fā)文的保管洗錢要短。
　　第2個分析要點是歸檔文件的內(nèi)容。確定檔案保管期限最重要的是分析歸檔文件的內(nèi)容。歸檔內(nèi)容為“重要的”，其保管期限宜長。所謂“重要的”應該從以下3個方面進行分析：1）分析歸檔文件的內(nèi)容是否本單位的主要職能，是否反映本單位的主要工作活動，是否具有代表性；2）分析歸檔文件的內(nèi)容是否反映了本單位的工作基本面貌；3）分析歸檔文件是否反映本單位的經(jīng)濟關系，如產(chǎn)權、債權等，一般根據(jù)時間的長短來分析。四是分析歸檔文件是否涉及到個人利益：按照歸檔文件涉及個人利益要從長的原則，歸檔文件涉及到本單位人員較重要的個人利益，如學歷、入黨等，領導職務的任免、機構成立等，一般應作永久保管。
　　第3個分析要點是歸檔文件的形式。歸檔文件保管期限的劃分還應該要注意分析文件的權威性、規(guī)范性和珍貴性。1）分析歸檔文件的文種，一般具有權威性和重要性的決定、決議、命令、指示、條例、紀要、報告等，指定由本單位執(zhí)行的，則比日常事務的通知、簡報、來往函件等保管期限長，但通知、函等文種還是要根據(jù)文件的內(nèi)容來進一步分析其保管期限。2）分析歸檔文件的稿本，一般正本比副本、草稿、草案的保管期限長，但是要注意的是，如果一些重要文件經(jīng)過反復修改，其過程性的草稿、征求意見稿、送審稿都很重要，一般要附在正本的后面。3）分析歸檔文件的珍貴性。有重要領導、著名人士的題詞、簽字等歸檔文件，具有權威性跟紀念價值的，可做永久保存。
　　3.歸檔范圍跟期限表的制定應該明確和細化
　　在歸檔的實際過程中，作為界定文件材料是否歸檔和保管期限的長短的指導性文件，文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應該明確、具體。
　　文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，雖然不是越細越好，也不可能做到面面俱到，但也應該要適當?shù)募毣�，明確每一類別的范圍與期限。條款明確，與單位形成的檔案相對應，可操作性較強，能提高歸檔鑒定與保管期限劃分的工作效率。二是方便檔案的及時處理，有利于檔案保管流程的暢通。該歸檔的歸檔，該短則短，該長則長，該銷毀的銷毀，不會造成積存。要注意的是進行檔案銷毀時，除跟從檔案保管期限表，也應遵從檔案銷毀的制度，避免過早銷毀或錯誤銷毀。
　　4.結語
　　文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表是界定文件材料歸檔范圍和劃分文書檔案保管期限的重要工具，在制定的時候，應結合本單位的實際情況、主要工作職能等，注重實用性和可操作性。因此，制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表時，應全面、系統(tǒng)、準確、明了，盡量使每份文件能做到對號入座，有條可歸，并且可以做到期限分明，方便實用，可操作性強。

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