公證處實(shí)踐中遇到的問題探究

　　摘要 我國(guó)的公證制度尚在發(fā)展階段，雖然近年來隨著法治國(guó)家的建設(shè)，我國(guó)的公證制度也在不斷完善，但與許多發(fā)達(dá)國(guó)家，諸如日本、荷蘭等國(guó)相比還略有不足，需要進(jìn)一步完善，本文以一個(gè)公證員的視角，探討公證處在實(shí)踐遇到的較為現(xiàn)實(shí)與迫切的四大問題，并且簡(jiǎn)要探討了這些問題的解決策略。
　　關(guān)鍵詞 公證處 新舊交替 信息保護(hù) 實(shí)質(zhì)審查 編制定位
　　中圖分類號(hào)；D926.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.12.311
　　一、公證處公證員新舊交替問題
　　首先，自從我國(guó)的司法考試將法官、檢察官、律師、公證員的資格考試結(jié)合在一次考試中以后，要想取得公證員的資格，需要先通過國(guó)家司法考試，2010年以后，司法考試難度逐漸增加，通過率維持在10%左右，2017年司考改革，司考難度還會(huì)加大，通過率還會(huì)繼續(xù)降低，這讓很多想要從事公證員工作的人望而卻步。其次，司法考試難度的增加，讓許多預(yù)計(jì)通過司法考試的考生，以法官、檢察官、律師作為目標(biāo)，而在社會(huì)大眾認(rèn)知里不處于中心位置的公證員，則鮮有人考慮。這給公證處的新舊交替帶來了新舊換代斷層的問題，以大同市御誠(chéng)公證處為例，公證員普遍年齡偏大，不利于給公證處的日常工作帶來活力，最重要的是，越來越多的工作需要通過電腦和網(wǎng)絡(luò)來處理，—些年齡偏大的公證員習(xí)慣了過去的舊式辦公方式，對(duì)于新的信息化辦公，無法迅速的適應(yīng)，新鮮血液的缺乏，讓公證處推廣先進(jìn)高效的信息化辦公難以得到迅速有效的傳播。還容易在信息化辦公中出現(xiàn)各種難以預(yù)計(jì)的失誤和麻煩。
　　為了解決這一問題，首先，可以效仿法院檢察院系統(tǒng)所采取的辦法，這種方法在法院檢察院系統(tǒng)使用效果已經(jīng)得到很好的驗(yàn)證，鼓勵(lì)已經(jīng)進(jìn)入公證處工作但未通過司法考試的年輕在職人員的已在編人員通過國(guó)家司法考試，建立相應(yīng)的鼓勵(lì)機(jī)制，如為己在編未通過司法考試的法官檢察官以準(zhǔn)備司法考試為前提提供一定的假期，使其擁有相對(duì)充足的學(xué)習(xí)時(shí)間，因?yàn)樗痉�考試通過需要相當(dāng)一部分時(shí)間來準(zhǔn)備，或者對(duì)通過司法考試的人員提供物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，通過此鼓勵(lì)機(jī)制來提高其通過司考的積極性。增加面向內(nèi)部人員的司考培訓(xùn)課程，可以起到監(jiān)督和督促的作用，和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制雙管齊下，起到更好的效果。其次，對(duì)于年齡偏大的公證員，可以進(jìn)行電子辦公的培訓(xùn)，短期內(nèi)幫助他們迅速提升電子辦公的能力。
　　二、公證中個(gè)人信息保護(hù)問題
　　自從上世紀(jì)六十年代初提出“信息化”這個(gè)詞以后，人們逐漸迎來了信息化社會(huì)。中國(guó)自上世紀(jì)九十年代進(jìn)入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)階段，信息化速度逐步加快，不僅在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域信息化大量普及，私人家庭中、政府企事業(yè)單位也開始推廣和提倡信息化辦公。信息化是一把雙刃劍，關(guān)于個(gè)人信息保護(hù)的問題也隨之浮出水面。公證中涉及許多當(dāng)事人的個(gè)人信息。目前公證實(shí)踐中的個(gè)人信息處理，筆者所在的大同市御誠(chéng)公證處目前采取網(wǎng)絡(luò)辦公和卷宗整理的方法，網(wǎng)絡(luò)辦公時(shí)將辦理公證的當(dāng)事人的信息錄入單位的局域網(wǎng)中，這樣可以杜絕個(gè)人信息的泄露，同時(shí)，使用局域網(wǎng)絡(luò)可以防止當(dāng)事人的個(gè)人信息流入到因特網(wǎng)，錄入單位局域網(wǎng)信息系統(tǒng)的信息由專人負(fù)責(zé)管理。卷宗是另一種留存?zhèn)�人信息的方法，當(dāng)事人和公證處各保存一份作為辦理公證的憑證，卷宗只有公證員可以查閱，雖然這種辦法十分傳統(tǒng)，但由于公證處公中年齡偏大的公證員較為適應(yīng)這種傳統(tǒng)的辦公方式，因此卷宗整理的信息保存方式在一段時(shí)間內(nèi)還難以被徹底取代。
　　辦理公證所要求當(dāng)事人提交的各種證明文件，部分需要整理成卷宗以保存，部分則成為不被需要的廢紙，公證員需做到為當(dāng)事人保守個(gè)人信息的秘密，這一義務(wù)在《公證程序規(guī)則》和《公證員職業(yè)道德基本準(zhǔn)則》均有所體現(xiàn)。要防止卷宗不需要保存所產(chǎn)生的各種廢紙的秘密被泄露，近些年經(jīng)常發(fā)生的許多電信詐騙就是借由當(dāng)事人泄露的個(gè)人信息來進(jìn)行犯罪的，因此公證處在處理有個(gè)人信息的材料時(shí)，可以對(duì)不同內(nèi)容的材料進(jìn)行分別具體處理，最好不再利用，最簡(jiǎn)單易操作的手段是撕毀這些材料，最好可以在公證處配備碎紙機(jī)，碎紙機(jī)在公證處這樣大量處理公民個(gè)人信息的地方應(yīng)當(dāng)在公證處的每個(gè)辦公室都配備，比如遺囑稿、遺囑公證書稿等；證照類的復(fù)印件可以在內(nèi)容上用例如黑色筆跡遮蓋，使其喪失原本的文件意義，防止有心人再利用，公證處作為窗口單位，人員流動(dòng)性十分大，公證員并不能時(shí)刻監(jiān)控各種人員；其他不需要處理的材料必須是既不會(huì)給公證處、也不會(huì)給當(dāng)事人帶來麻煩的廢紙才可繼續(xù)利用。
　　三、公證中實(shí)質(zhì)審查的可操作性問題
　　公證員在辦理公證中，經(jīng)常需要審核當(dāng)事人所提交的各種證明文件，新中國(guó)建立以來，國(guó)家并未明確規(guī)定公證審查原則，但真實(shí)、合法一直是我國(guó)公證的核心原則，但這一原則又過于籠統(tǒng)和模糊，理論上，公證書作為效力極其高的國(guó)家公文書，法院通常都是默認(rèn)公證書合法有效的前提下進(jìn)行審判活動(dòng)，從這個(gè)角度上看，公證應(yīng)該做到實(shí)質(zhì)審查。但實(shí)踐中，公證員辦理公證很難做到實(shí)質(zhì)審查，以遺囑公證為例，申辦遺囑公證，應(yīng)向公證處提供如下證明材料：一是能夠證明立遺囑人身份的身份證明材料。例如居民身份證、戶口本等。二是遺囑中所處分的財(cái)產(chǎn)的財(cái)產(chǎn)所有權(quán)的相關(guān)證明材料。如房屋產(chǎn)權(quán)證書、當(dāng)事人的銀行存折等。三是書寫遺囑的草稿也是必不可少的。如果遇到一些年紀(jì)比較大的當(dāng)事人不會(huì)書寫遺囑，或自己來書寫實(shí)在有困難，可以在公證員面前口述，請(qǐng)公證員代書。而辦理這樣的公證，通常是由一名公證員來辦理的，除非需要公證員代書遺囑或者到當(dāng)事人家里辦理公證。由一名公證員以實(shí)質(zhì)審查的方式來審查這些證明材料，在實(shí)踐中是難以貫徹執(zhí)行的，可操作空間十分有限，加之公證處往往資源有限，很多時(shí)候公證員只看證明材料的真?zhèn)�，即以形式審查為主，因此一些利用虛假證明文件辦理公證的當(dāng)事人也能因高超的造假技術(shù)而逃過公證員的審查，導(dǎo)致公證員自身也受到追究問責(zé)。
　　為防止這種情況發(fā)生，可以建議當(dāng)事人在提供證明材料的時(shí)候，附上責(zé)任保證書，如果提供虛假證明材料則會(huì)受到追究，從源頭將虛假證明材料剔除，減輕公證員工作壓力，也可以提高公證員辦事效率，為公證處節(jié)省資源。
　　四、公證員的編制定位問題
　　目前，筆者所在的大同市御誠(chéng)公證處的公證員屬于事業(yè)編制。2014年起，為了積極穩(wěn)妥推進(jìn)公證體制改革，山西省也逐步推廣公證員事業(yè)編制化，條件成熟的行政體制公證處改制為事業(yè)體制。根據(jù)現(xiàn)實(shí)操作積累的經(jīng)驗(yàn)，行政編制的公證員可以保留公務(wù)員身份、待遇，繼續(xù)從事公證工作。2014年以前推行的行政體制公證處作為設(shè)立在司法局內(nèi)部的一個(gè)部門，其管理體制和運(yùn)行機(jī)制存在漏洞。長(zhǎng)久以來公證員都是被劃為公務(wù)員一類的。因?yàn)檫^去是公務(wù)員身份。新的公證法出臺(tái)以后，公證員就變成了和律師一樣的職業(yè)性質(zhì)。受聘于公證處，有事業(yè)編制，屬于事業(yè)編人員，不過資金是完全自收自支的。在行政編制向事業(yè)編制轉(zhuǎn)化的過程中，十分容易出現(xiàn)公證員新舊銜接不上的問題，應(yīng)當(dāng)充分尊重公證員的個(gè)人意愿，不同的人員采取不同的方法和措施，防止一刀切的情況出現(xiàn)，新老人區(qū)分情況，妥善處理，平穩(wěn)過度為宜，對(duì)還將繼續(xù)在改制后的公證處進(jìn)行工作的行政編制的公證員，通過自然減員、過渡方式來逐步消化，循序漸進(jìn)，不采取“大躍進(jìn)”式的揠苗助長(zhǎng)的方式。與此相配套的舉措是，對(duì)還非行政編制的公證員和通過司法考試選聘到公證處的人員可以適用于改制后的非行政編制，使選才用才的渠道暢通，通過公開招錄、自主聘用等方式吸引通過司法考試的高素質(zhì)人員進(jìn)入公證隊(duì)伍，為公證員隊(duì)伍注入活力。
　　五、結(jié)語
　　目前我國(guó)的實(shí)際國(guó)情顯示出部分社會(huì)矛盾越發(fā)尖銳，成為了我國(guó)發(fā)展道路上的絆腳石，并且還導(dǎo)致了訴訟糾紛不斷的涌現(xiàn)、浮出水面，這不僅十分影響社會(huì)穩(wěn)定和國(guó)家長(zhǎng)治久安，并且使得本來就不夠充足的法律資源更加緊張。
　　因此，重視公證的社會(huì)價(jià)值，用好“提前介入”這一社會(huì)治理手段，是促進(jìn)國(guó)家完善司法體系、形成法律秩序、保持社穩(wěn)定的重要途徑之一，可以在一定程度上預(yù)防和減少社會(huì)糾紛的發(fā)生，降低因此而增加的社會(huì)成本。我國(guó)在2005年頒布的公證法是我國(guó)公證事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重大的進(jìn)步，將對(duì)公證事業(yè)的管理提升到了國(guó)家法律的層面上來，但與許多發(fā)達(dá)國(guó)家相比，諸如日本、荷蘭等國(guó)，我國(guó)的公證制度還處于起步階段，還有許多需要完善的方面。

相關(guān)熱詞搜索：公證處 探究 實(shí)踐中