訂票管理規(guī)定

　V:1.0 精選管理方案

　訂票管理規(guī)定

　2020- -6 6- -8 8

　訂票管理規(guī)定

　公司訂票管理規(guī)定

　一、

　目的

　為規(guī)范公司訂票管理，最大程度的減免不必要的開支，控制成本，降低費用，特制訂本規(guī)定。

　二、

　適用范圍

　適用于公司所有因公需要訂票的員工。（飛機票、火車票、高鐵票）

　三、權(quán)責(zé)

　 出差人員負(fù)責(zé)機票信息查詢及《訂票申請單》的填寫及審批；

　綜合部負(fù)責(zé)按照出差人員提供的《訂票申請單》進行訂票及回程后費用報銷；對訂票費用申請公司卡，對訂票費用進行統(tǒng)計，每月編制報表；對訂票網(wǎng)站進行賬戶申請及對出差人員訂票申請單的確認(rèn)工作。

　 財務(wù)部負(fù)責(zé)對回程票務(wù)的結(jié)算，對綜合部申請的銀行卡進行辦理。

　四、訂票途徑

　 攜程網(wǎng)、酷訊網(wǎng)、淘寶旅行網(wǎng)；

　航空服務(wù)公司，如無特殊情況基本不建議使用。

　五、內(nèi)容

　《訂票申請單》必須由總裁審批有效，如總裁不在公司，需由授權(quán)人簽字。

　出差人員必須提前 5 天將總裁審批好的《訂票申請單》提交綜合部確認(rèn)；特殊情況除外。

　出差人員根據(jù)出差時間查詢航班，盡量以“最優(yōu)惠機票”為訂購原則，查詢完畢后在申請單上寫清楚航班、航班時間、機票折扣及價格（包括燃油附加費、機場建設(shè)費、保險等所有費用）、航空公司，如出差人員沒有查詢工具或設(shè)備綜合辦予以協(xié)助；填寫完畢后交部門主管簽批后，將《訂票申請單》提交綜合部確認(rèn)機票信息及價格后方可送總裁審批。

　綜合部根據(jù)總裁審批后的申請單價格至財務(wù)申請訂票費用，需財務(wù)將申請費用打至銀行卡，然后下訂單；付款成功后將信息反饋給出差人員。

　如付款后，訂票代理點有信息或電話通知該倉位已滿需取消訂單時，訂票人員需查詢訂票費用是否已退回或在多少時間內(nèi)退回費用；訂票人員需重新查找信息，重新訂票。（如重新預(yù)訂航班費用高出申請單審批費用的需重新申請，總裁審批。）

　如出差人員出差在外需訂票的，需有委托人根據(jù)本規(guī)定第、條款協(xié)助辦理訂票申請手續(xù)，綜合部接到申請單后履行訂票手續(xù)。

　 出差人員在機場換登機牌時應(yīng)將報銷憑證一起拉取，回公司后需將報銷憑證交至綜合部，綜合部對其進行費用報銷，在報銷單上注明使用部門；如回程后未提供報銷憑證的，需交 20 元的報銷憑證快遞費用至綜合部。

　訂票管理規(guī)定

　 如訂票后有返現(xiàn)的做好每次返現(xiàn)記錄。

　六、訂票須知

　 公司訂票采取網(wǎng)上訂票的形式，報銷憑證需由當(dāng)事人到機場打印，如回程后當(dāng)事人沒有打印報銷憑證的，需由對方快遞到公司，需支付 10元一張的快遞費，由當(dāng)事人將費用交至綜合部。

　 已經(jīng)預(yù)定的機票，如發(fā)生退票或改簽的，會發(fā)生較高的手續(xù)費，且特價票無法退改簽，以上情況當(dāng)事人需書面說明原因，如因出差人員原因安排不當(dāng)，提供錯誤信息、申請延誤、晚點誤車等，導(dǎo)致退票、廢票等變動而產(chǎn)生的一系列經(jīng)濟損失，由該申請人負(fù)責(zé)承擔(dān)。

　所有訂票工作安排在工作日內(nèi)，工作日外不辦理訂票業(yè)務(wù)；如遇特殊情況，經(jīng)總裁同意后，將訂票信息報至訂票人，訂票人員將查詢好的機票信息報至總裁，總裁同意后下單訂票。出差人員工作日回公司后補簽申請單。

　本規(guī)定從簽發(fā)之日起開始執(zhí)行。

　七

　使用表單

　《訂票審批單》

　《退票/改簽費用審批單》

　《訂票明細(xì)表》

　 編制：

　 審核：

　 審批：

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