公司印章管理規(guī)定

　公司印章管理規(guī)定 1

　目的與范圍 本規(guī)定的目的在于規(guī)定公司印章的管理，使用范圍、用印手續(xù)等，確保其公正、合理的運(yùn)用。

　2

　定義 2．1

　公司公章：是指能代表公司的公司印章(河南平芝高壓開關(guān)有限公司，一枚和帶英文的公司印章一枚，共兩枚)和法人代表的印章、總經(jīng)理的印章。

　2.2 部門公章：是指公司各部門、科室等的僅表示部門名稱的印章。

　2.3 職務(wù)印章：是指公司科長和科長以上的職位者的職位姓名或姓名的印章。

　2.4 專用管理印章：是指對應(yīng)政府機(jī)關(guān)需要和代表公司某一行業(yè)而制作的其使用范圍有一定限制的專用章。例如：PTC 報關(guān)專用章、財務(wù)專用章、管理部的人事勞動管理章、PTC 合同專用章。

　2.5 一般印章：是指在公司內(nèi)部使用，不包含在前 4 項中，且由公司負(fù)擔(dān)制作費用的印章（例如：檔案印章、圖書印章、編碼章、一般職員印章、檢查印章等，一般均為方形印章）。

　3 日常管理 3.1 管理部長在總經(jīng)理的指示下委派總務(wù)擔(dān)當(dāng)（經(jīng)辦人）保管、使用公司公章，公章保管在專用柜里�？倓�(wù)擔(dān)當(dāng)不在時，由總務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理。責(zé)任人為管理部長。

　3.2

　部門印章由部長或其委派人保管使用，責(zé)任人為印章部門部長。

　3.3

　職務(wù)印章由本人保管使用，責(zé)任人為其本人。

　3.4 專用管理印章由所需要部門部長或其委派人按規(guī)定保管、使用。

　3.4.1 公司銷售產(chǎn)品方面的合同印章（下稱：產(chǎn)品銷售合同專用章）由公司主管銷售的高級職員或其委派人按規(guī)定保管使用。由于該合同印章數(shù)量較多，為示區(qū)別，應(yīng)在每枚合同印章正面加（1）（2）（3）„„等標(biāo)記。銷售部應(yīng)按附件五的格式建立“合同印章登記制度”，以規(guī)范合同印章的申請、領(lǐng)用。

　3.4.2 公司采購方面的印章由公司主管采購的高級職員或主管部長按規(guī)定保管使用。

　3.4.3 公司財務(wù)方面的印章進(jìn)行如下管理：

　a 財務(wù)印鑒包括財務(wù)專用章和單位負(fù)責(zé)人（或財務(wù)負(fù)責(zé)人）個人名章。其中財務(wù)專用章由總會計師委派專人保管(一般由銀行會計進(jìn)行保管)，個人印章必須由本人或其授權(quán)人員保管。嚴(yán)禁一人保管支付款項所需的全部印章。

　b 凡需攜帶印章外出辦理業(yè)務(wù)時必須由印鑒管理人親自前往。

　c 網(wǎng)上銀行支付業(yè)務(wù)，支付卡與審核卡分別交由銀行出納和銀行會計兩人保管，一人不

　能獨立完成支付業(yè)務(wù)。

　按審批規(guī)定需要有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字或蓋章的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，必須嚴(yán)格履行簽字或蓋章手續(xù)。

　3.5

　一般印章由其使用者保管、使用，責(zé)任人為保管者。

　3.6

　公司公章原則上不得攜帶出管理部或公司使用，特殊情況下必須得到副總經(jīng)理級以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，才允許攜帶出管理部或公司，但必須由印章保管人攜帶，并由印章保管人加蓋或在印章保管人的監(jiān)督下加蓋。

　專用管理印章、部門印章原則上也不得攜帶出責(zé)任部門外使用，特殊情況下必須得到副總經(jīng)理級以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，才允許攜帶出責(zé)任部門，但必須在用印申請單上注明加蓋內(nèi)容，使用地點，交回時間。

　3.7 公司公章、部門印章、專用管理印章發(fā)生遺失、被盜等事故時，印章責(zé)任人必須立即向管理管理部長通報，管理部長與總經(jīng)理協(xié)商后做出相應(yīng)對策。前述印章，當(dāng)作廢時，其印章責(zé)任人填寫公司印章申請登記表（見附件一），并立即將其交還給總負(fù)責(zé)人，總務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)將其保管 5 年后作報廢處理。

　3.8 第 2 條的印章因磨損，損壞等原因而不能使用時，責(zé)任人應(yīng)將其交還總務(wù)負(fù)責(zé)人，并填寫公司印章申請登記表（見附件一）申請重新制作新的、材料、樣式盡量一致的印章。因工作關(guān)系，公司印章的責(zé)任人發(fā)生變化時，應(yīng)填寫公司印章申請登記表（見附件一），并同時將印章移交給新的責(zé)任人。

　4

　制作 原則上，公司僅給科長及其以上職位者制作職務(wù)印章，給各部門制作部門印章根據(jù)政府機(jī)關(guān)的要求和業(yè)務(wù)需要而制作公司公章和專用管理印章，根據(jù)公司職員的工作需要要制作一枚印章。

　4.1

　格式、材質(zhì) 公司僅對 2.1、2.2、2.3、2.4 條印章格式材質(zhì)做出規(guī)定。（見附件 2）

　4.2

　制作手續(xù) 當(dāng)需要制作公司印章時，需要印章的責(zé)任人填寫公司印章申請登記表(見附件一)報至總務(wù)負(fù)責(zé)人處。得到管理部長批準(zhǔn)后，由總務(wù)負(fù)責(zé)人聯(lián)系制作。

　4.3

　登記 總務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)公司印章申請登記表和制作完成的印章，在“公司印章申請登記表”(見附件一)上確認(rèn)登記，并把其作為底冊管理，作廢、移交、重新制作時也應(yīng)登記。

　5

　公司印章的用印手續(xù) 5.1

　公司公章 5.1.1

　需要蓋章的文件(包括申請、報告等向政府機(jī)關(guān)提交的文件)，其內(nèi)容必須明確且

　充分必要。用印部門應(yīng)先填寫“用印申請單”(見附件三)，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)(部長或科長代簽)審批后，提交到副總經(jīng)理級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。最后將批好的“用印申請單”和欲蓋公司公章的文件原件送交總務(wù)擔(dān)當(dāng)處加蓋公章，有關(guān)“用印申請單”的填寫方法等，按“用印申請要領(lǐng)"(見附件四)執(zhí)行。

　5.1.2 如有特殊情況需蓋空白公章的必須經(jīng)副總經(jīng)理級以上領(lǐng)導(dǎo)同意并在用印條上填清楚方可用印�？瞻夙摫趁姹仨氂煤炞止P注明用途。

　5.1.3 對涉及公司財務(wù)數(shù)據(jù)由公司出具或需公司許可確認(rèn)的財務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)，主要包括財務(wù)報表、會計憑證、發(fā)票、會計賬簿、銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等會計專業(yè)資料，以及貸款、保理、擔(dān)保、承兌、保函、信用證等銀行業(yè)務(wù)相關(guān)資料，需加蓋公章時，應(yīng)經(jīng)總會計師簽字確認(rèn)。

　5.1.4 銷售投標(biāo)時的標(biāo)書如有要求必須加蓋公章時，可按 5.1.1 的審批程序執(zhí)行，沒有要求的可加蓋投標(biāo)專用章。

　5.1.5 公司法人名章與公司公章配套使用時，在填寫公司“用印申請單”時，注明使用法人名章，在總經(jīng)理或總會計師簽批后，法人名章與公司公章一同使用。

　5.1.6 副總經(jīng)理級以上領(lǐng)導(dǎo)均不在公司時，如需加蓋公司公章或法人名章，由管理部負(fù)責(zé)人審查是否可以用章。

　5.2 其它印章 公司其它印章的用印手續(xù)由其負(fù)責(zé)人參考公司公章的手續(xù)制定。但對向上級、政府機(jī)關(guān)、有關(guān)單位提交的文件、合同、協(xié)議類、責(zé)任人應(yīng)作記錄。

　5.3

　已蓋章文件的管理 已蓋章文件由用印部門負(fù)責(zé)管理或提交給接受單位，如果已蓋章文件廢棄時，則有用印部門負(fù)責(zé)銷毀。

　5.4 關(guān)于印泥 除特殊情況外，公司印章必須使用紅色印泥。

　5.5

　格式 用印文件報告等的格式按“公司規(guī)定、文件、報告的管理規(guī)定”（A/01-00）執(zhí)行。

　附件一 PTC 印章（制作、作廢、移交）申請登記表 年

　月

　日提交 申 請 部 門 填 寫 種類

　 理由

　尺寸

　 印章簡圖 材質(zhì)

　保管場所 保管人

　申請人

　部門部長

　印 章 責(zé) 任 部 門 填 寫 總務(wù)責(zé)任人

　印跡 管理部長

　 刻印公司

　制作 年

　月

　日 重新制作 年

　月

　日 移交 年

　月

　日 作廢 年

　月

　日 報廢 年

　月

　日

　備注

　附件二

　 印章的格式、材質(zhì)等

　1、印章的格式（尺寸、形狀、字體等) 涉外且含有公司名稱的公司印章，其外形形狀原則上為圓形，字體為宋體。代表公司的行政印章的直徑為 40mm，公司董事長、總經(jīng)理的印章為正方形，尺寸 20 ×20mm，字體為宋體：副總、部長、科長及科長以上職務(wù)者，其個人印章為正方形(帶職務(wù)日期為圓形)尺寸分別為 1 8×1 8mm,1 6×1 6mm、1 4×1 4mm，一般職員為長方形(尺寸為 1 5 × 6mm)或圓形(直徑為 10mm,12mm).原則上，下級的印章不能超過上級的印章尺寸，部門或?qū)Ｓ糜≌碌某叽绮荒艹�過公司行政印章的尺寸。方形印章的格式排序為：

　，姓名不足四個字可“姓名” 加“印”或“之印”湊夠四個字。圓形印章的格式按國內(nèi)習(xí)慣制作；上部為公司名稱，下部為部門名稱，最下部為專用章或業(yè)務(wù)名稱。

　2.材質(zhì) 原子印章材質(zhì)使用國內(nèi)印章市場上通用的塑料和橡膠。

　其它材質(zhì)（如牛角、光敏等）視印章需要而定。

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　附件三 用印申請單 年

　 月

　 日提交 用印部門

　申請人

　部門領(lǐng)導(dǎo)

　用印理由

　用印文件名

　頁數(shù)

　接受單位

　印章種類

　用印方式

　預(yù)計歸還印章時間

　副總經(jīng)理審批

　總會計師審批

　管理部審查

　經(jīng)辦人

　注：請在用印方式中填寫：①攜帶出公司使用、②在用印部門使用，不填寫視為在印章責(zé)任部門使用 。

　附件四

　用印申請要領(lǐng) 1

　用印申請單的填寫要點 1.1

　申請單應(yīng)用圓珠筆或鋼筆填寫。

　1.2

　申請人應(yīng)為文件的起草人或熟知文件內(nèi)容的經(jīng)辦人。

　1.3

　部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為申請部門對用印文件用途、目的了解的科長或部長。

　1.4

　用印理由處應(yīng)詳細(xì)寫明用印的原因、目的。

　1.5

　文件名欄填寫文件名(標(biāo)題)，無標(biāo)題時，應(yīng)在此處記錄其內(nèi)容概要。用印文件較多時，可在申請單后另附明細(xì)。

　1.6

　頁數(shù)欄應(yīng)填寫用印的頁數(shù)。

　1.7

　接受單位欄處應(yīng)明確寫明報送單位名稱、份數(shù)。

　l.8

　印章種類欄記錄蓋章文件需要的公司公章種類。

　1.9

　經(jīng)辦人為公司公章的保管者。

　1.10 用印方式欄中需寫清楚使用地點。

　1.11

　在預(yù)計歸還印章時間一欄注明歸還的時間。

　2

　在發(fā)生需要調(diào)換(修改)已蓋章文件時，不需要重新申請，但需要上交已蓋章的所有文件。

　3 文件(公文)的責(zé)任人 3.1

　加蓋公司印章的文件等，其內(nèi)容的正確性、合理性、適用性等由申請人和部門審批領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。

　3.2

　加蓋公司印章的文件等。其格式等由總務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。

　3.3

　加蓋公司印章的文件等，其內(nèi)容與公司其它文件等的相容性由管理部長負(fù)責(zé)。

　4

　存檔 所有加蓋公司公章的文件等均應(yīng)在加蓋公章后，提交給檔案員兩份存檔。

　5

　委托書的蓋章 原則上，無內(nèi)容的空白委托書上不予蓋章，沒有詳細(xì)記載委托事項的委托書也同樣不予蓋章。

　附件五 “產(chǎn)品銷售合同專用章”登記表 合同專用章序號 合同專用章式樣 領(lǐng)用人 批準(zhǔn) 備注

　說明：1、合同專用章式樣是指帶序號的合同專用印章。

　2、批準(zhǔn)人為銷售部部長。

　3、備注欄內(nèi)填寫：印章?lián)p壞、交還等相關(guān)事宜

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