印章使用管理規(guī)定
發(fā)布時間:2020-09-08 來源: 主持詞 點擊:
太倉港上港正和集裝箱碼頭 印章使用管理要求
第一章 總
則 第一條
為規(guī)范企業(yè)印章使用及管理,確保印章刻制、保管、使用和廢止正當性、嚴厲性,有效地維護企業(yè)利益,杜絕違法違規(guī)行為發(fā)生,特制訂本要求。
第二條
印章是指在企業(yè)發(fā)行或管理文件及憑證文書等和企業(yè)權力義務相關文件上,需以企業(yè)名稱或相關部門名義證實其權威作用而使用印章。
第三條
本管理制度所指印章包含企業(yè)公章、法定代表人印章、黨支部印章、協議專用章、財務專用章、各職能部門章等含有法律效力印章。
第四條
本要求適適用于企業(yè)公文、信函、授權委托書、證件、證書、財務報表、統(tǒng)計報表及對外簽署協議、協議及其它須用印章文本等。
第五條
全部印章使用,必需嚴格實施企業(yè)印章使用要求,做好申請和使用登記,如違規(guī)使用出現問題,給企業(yè)造成損失,企業(yè)將依法追究其法律責任。
第二章 印章刻制、改刻和廢止 第六條
企業(yè)印章刻制、改刻和廢止申請由印章保管和使用部門提出,填寫《印章刻制審批表》(見附件 1),報企業(yè)總經理審批。提出申請中必需要將新舊印章種類、名稱、形式、使用范圍及管理權限給予說明。
第七條
印章刻制由企業(yè)辦公室負責,印章內容、規(guī)格、樣式由辦公室按相關要求辦理。
第八條
廢止印章時應由保管人員填寫《印章廢止申請表》(詳見附件 2),經總經理核準,交由辦公室統(tǒng)一廢止或繳銷。廢止印章保留年限除尤其需要,辦公室將廢止印章保留三年后,經同意,再行銷毀。全部銷毀廢舊印章全部要留下印模永久保留,以備以后查考。
第九條
改刻印章時應由印章保管人員填寫《印章廢止申請表》,經總經理核準后,交由辦公室按指示處理,按要求程序申請刻制新印章。
第十條
企業(yè)印章出現遺失、損毀、被盜情況,印章管理人應快速向辦公室遞交原因匯報書,由印章保管人員填寫《印章廢止申請表》,經總經理核準并簽批遺失處理措施后,交由綜合部按指示處理。
第三章 印章登記和保管
第十一條
企業(yè)印章管理,采取分散管理相互監(jiān)督措施。辦公室為企業(yè)關鍵印章保管部門,職責是確保印章使用合理性,印章保管人含有使用、監(jiān)督、保管等多重責任和權力。
第十二條
辦公室指定專員負責印章保管,并存柜加鎖。印章保管人員應該明確責任,確保印章正常使用和絕對安全,預防印章被盜用或濫用。對于印章被盜用而產生后果,保管人負有法律責任。
第十三條
辦公室建立印章登記臺帳《印章保管記錄表》 (詳見附件 3),并永久保留。此臺帳需載明每個印章文字、印模、起印和廢止時間、使用部門、責任人姓名、保管人姓名、保管人變更等信息。
第十四條
各部門責任人是本部門所保管印章使用管理第一責任人,對印章含有獨立使用權力,同時負全部使用責任。
第四章 用印手續(xù) 第十五條
用印審批程序 (一)使用企業(yè)具法律效力印章時應先填寫《印章使用申請表》(詳見附件 4),經部門責任人確定,連同需蓋章文件一并交印章管理人,由分管領導同意后再由總經理簽批。
(二)使用部門行政印章須填寫《印章使用統(tǒng)計表》(詳見附件 5),經所屬部門領導同意同意后,連同需用印文件一并交
部門章管理人。
(三)財務專用章使用根據財務管理制度實施。
第十六條
印章使用人職責 (一)企業(yè)印章使用人標準上由印章管理人擔任。用章時,印章管理人員首先應仔細核實印章使用手續(xù)是否完備,嚴格根據獲準用印范圍用章并做好用印登記,保留好《印章使用申請表》,方便備查。
(二)《印章使用申請表》統(tǒng)計項目包含:用印日期、用印部門、用印事由、同意人、承接人、用印份數等項!队≌率褂蒙暾埍怼肥褂猛瓿珊笥诘诙 1 月交辦公室檔案管理人員永久存檔保留。
(三)印章管理人離開時,由部門責任人指定專員負責印章使用管理代理工作。代理人在用印后應將用印手續(xù)交印章管理人審查,同時,代理人應在《印章使用申請表》上簽字備查。
第十七條
嚴禁將公章、協議章、法人私章私自帶離企業(yè)使用,如需帶出辦事使用時,必需報經辦公室責任人同意,指派責任人并和辦事人一同前往。
第十八條
需要攜帶企業(yè)印章外出時,需填寫《攜帶印章外出申請表》(詳見附件 6),報企業(yè)總經理審批,做好登記手續(xù),妥善保管,立即歸還。
第五章
附
則 第十九條
本制度解釋權歸辦公室全部。
第二十條
本制度自印發(fā)之日起實施。
附件:1.《印章刻制審批表》 2.《印章廢止申請表》 3.《印章保管記錄表》 4.《印章使用申請表》 5.《印章使用統(tǒng)計表》 6.《攜帶印章外出申請表》
附件 1 印章刻制申請表
申請部門:
日期 經辦人 印章種類 名稱 材質、形式
申請理由:
適用范圍:
管理權限:
管理人:
部門領導意
見
簽字
日期
分管領導 意
見
簽字
日期
總經理 意
見
簽字
日期 備
注
附件 2 印章廢止申請表
印章種類
立案機關
廢止事由
印章名稱
停用日期
印章印模
印章管理 部
門
管理人
申請人
銷毀日期
部門領導 意
見
簽字
日期
分管領導 意
見
簽字
日期
總經理 意
見
簽字
日期
附件 3 印章保管記錄表
印章刻制時間 印章名稱 印模 管理責任人 保管責任人 印章廢止時間 備注
附件 4 印章使用申請表
申請部門
經辦人
印章種類 公章 用印數量
協議章
法人章
操作部章
財務章
總經理私章
用印時間
留底及份數
用印材料名稱及用途 標題:
摘要:
用途:
部門經理
簽字
日期
分管領導 簽字
日期
總經理 簽字
日期
附件 5 印章使用統(tǒng)計表 印章名稱:
用印時間 用印人 用印材料 份數 責任人審核 備注
附件 6 攜帶印章外出申請表 申請部門:
申請時間
申請人
使用時間
保管人
借用事由
印模
部門責任人
簽字
日期
辦公室責任人
簽字
日期
分管領導
簽字
日期
總經理
簽字
日期
印章歸還時間:
年
月
日 (確保印章驗收無誤)
借用人:
保管人:
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